Счет-фактура в 2026 году: что изменится для организаций и ИП

Что такое счет-фактура

Счет-фактура — это документ, который продавец/исполнитель/подрядчик оформляет при передаче своих товаров или имущественных прав, а также при выполнении работ или оказании услуг. Счет-фактура предоставляется заказчику. Он его подписывает, тем самым подтверждая факт получения заказа.

Кроме фиксации факта получения, счет-фактура используется для отражения сумм налога на добавленную стоимость: как по реализации товаров и услуг, так и по входящему НДС. Это обеспечивает право на налоговый вычет и предотвращает двойное налогообложение.

Счет-фактура в 2026 году может быть нескольких видов:

• обычный (отгрузочный). Подтверждает передачу товаров покупателю;
• авансовый. Оформляется при получении предоплаты за работы, услуги или товары, но сам факт передачи не фиксирует;
• корректировочный. Используется при изменении стоимости или количества уже отгруженной продукции.

Кто обязан оформлять счет-фактуру

Документ выставляет продавец или исполнитель для покупателя или заказчика. Обязаны составлять счет-фактуру:

• ИП и организации на ОСН (если услуги не подпадают под исключения, указанные в п. 2 ст. 149 НК РФ);
• ИП и организации на УСН, если доходы за текущий или прошлый год превышают 20 млн руб.

Если организация или ИП освобождены от НДС по ст. 145 и 145.1 НК РФ, но проводят операции, не освобожденные от налога, счет-фактуру составляют с пометкой «Без НДС». Это важно при взаимодействии с контрагентами, которые платят НДС.

Продавец, не являющийся плательщиком НДС, не может указывать в счете-фактуре ставку 0% вместо отметки «Без НДС». Даже нулевой процент трактуется как реальная ставка, на которую продавец не имеет права, и может привести к штрафам или начислению стандартных 20%.

Счета-фактура в 2026 году: сроки выставления

Документ необходимо выписать в течение 5 календарных дней после отгрузки товара или оказания услуги (п. 3 ст. 168 НК РФ). Авансовый счет-фактуру тоже выставляют в течение 5 дней с момента получения оплаты за будущие поставки. Эти правила действуют как для бумажных, так и для электронных документов.

Требования к счетам-фактурам с 1 января 2026 года

В 2026 году в счете-фактуре обновлены два реквизита, а с 1 апреля документ необходимо оформлять по новой форме.

Основные изменения вступили в силу с 1 января 2026 года после принятия поправок в НК РФ. Дополнительно с 1 апреля 2026 года действует постановление Правительства от 23.01.2026 № 26, которое уточняет форму и порядок заполнения счета-фактуры.

Реквизиты авансового счета-фактуры

Если организация или ИП получили аванс, а затем отгрузили товары (или выполнили работы/услуги), в отгрузочном счете-фактуре теперь обязательно нужно указывать:

• порядковый номер счета-фактуры;
• дату составления счета-фактуры, оформленного при получении предоплаты.

Это требование закреплено в п. 5 ст. 169 НК РФ. Оно необходимо для корректной привязки вычета входного НДС по авансу к фактической отгрузке. Налоговые органы в письме ФНС России от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336@ дополнительно разъяснили порядок заполнения этих данных в электронных форматах.

Это означает, что бухгалтеру нужно контролировать связь между авансовыми документами и фактическими поставками, особенно при частичных оплатах и нескольких авансах.

Обязательные реквизиты для ИП

Вместо старого свидетельства о госрегистрации в счете-фактуре теперь нужно указать:

• ОГРНИП;
• дата присвоения ОГРНИП.

Изменения закреплены в п. 6 ст. 169 НК РФ в новой редакции.

Как заполнить графу 14

С 2026 года действуют новые правила по заполнению графы 14 счета-фактуры. Теперь стоимость прослеживаемых товаров в бумажной форме указывается с точностью до копеек — в рублях и копейках. Ранее сумму указывали в целых рублях.

Новая форма счета-фактуры с 1 апреля 2026 года

С 1 апреля 2026 года вступило в силу постановление Правительства от 23.01.2026 № 26, которое утвердило новую форму и порядок заполнения счета-фактуры.

В бумажной форме появилась новая строка — 5б. В ней указываются номер и дата авансового счета-фактуры. Строка заполняется только в счетах-фактурах на отгрузку, то есть в документах, оформляемых при передаче товаров или оказании услуг. Строку 5б нужно заполнить, если выполняются два условия:

• ранее была получена предоплата;
• на сумму аванса уже оформлен авансовый счет-фактура.

Как заполнить строку 5б

• Если предоплата и отгрузка произошли в одном месяце или квартале, а авансовый счет-фактура оформляется только по итогам отчетного периода, строку 5б не заполняют. Такой подход применяется, например, у ИП на УСН с пониженными ставками НДС или при длительных поставках.
• Если было несколько авансов, в строке указываются все номера и даты, разделенные точкой с запятой. Например: №5 от 24.02.2026; №20 от 01.03.2026.
• Если после отгрузки в авансовый счет-фактуру внесены исправления, корректировать отгрузочный счет-фактуру не нужно.
• Корректировочные авансовые счета-фактуры в строке 5б не отражаются. Например, при изменении ставки НДС с 20% на 22%.

УПД: объединенный документ вместо отдельных форм

С 2026 года УПД версии 5.03 — это основной инструмент электронного документооборота (ЭДО). Он может одновременно заменять:

• первичный документ (например, ТОРГ-12 или акт);
• счет-фактуру (при соответствующем статусе с реквизитами счета-фактуры).

ФНС подчеркивает, что применение УПД не меняет сути договорных отношений. Важно правильно заполнять все реквизиты, включая налоговые ставки и данные авансового счета-фактуры при необходимости.

Бумажные формы документов продолжают действовать. Однако в электронном документообороте все чаще используются УПД и унифицированные формы счетов-фактур. Чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами прямо в 1С, используйте сервис 1С-ЭДО. Регистрация в сервисе и получение входящих документов — бесплатно на любом тарифе. Никаких установок и дополнительных настроек.