Электронные счета-фактуры: с 1 октября 2025 года вводятся новые правила

С 1 октября 2025 года все организации и индивидуальные предприниматели перейдут на новый порядок обмена электронными счетами-фактурами и другими электронными документами.
Минфин утвердил изменения, направленные на упрощение и ускорение электронного документооборота (ЭДО). Подготовиться к переходу компаниям рекомендуется заранее.

Что изменится

Новый порядок предусматривает:

• обмен электронными счетами-фактурами по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);

• отмену извещений о получении (ИоП) и уведомлений об уточнении (УоУ);

• замену этих документов универсальными сообщениями, не требующими подписи и подтверждения даты отправки или получения.

Передача универсальных сообщений будет происходить мгновенно через операторов ЭДО, что существенно сократит время документооборота и снизит нагрузку на бухгалтерию.

Универсальные сообщения и классификатор кодов причин

Универсальные сообщения — это новый тип электронных уведомлений, которые позволят контрагентам быстро информировать друг друга о получении, уточнении или отклонении документов. Они не требуют подписи электронной подписью и не нуждаются в подтверждении даты и времени передачи.

Для стандартизации такого обмена Минфин разработал классификатор кодов причин направления универсальных сообщений. Коды помогают программам и операторам ЭДО автоматически определять, с какой целью отправлено сообщение, и правильно его обрабатывать.

Основные коды классификатора:

• 1999 — извещение о получении документа (ИоП). Подтверждает, что документ доставлен и принят к обработке.

• 2999 — уведомление о необходимости уточнения документа (УоУ). Используется при обнаружении ошибок или несоответствий в полученном счёте-фактуре.

• 3999 — отказ в подписи полученного документа. Применяется, если документ невозможно подписать из-за ошибок или несоответствия данным сделки.

• 4002 — необходимость предоставления дополнительной информации к электронному документу. Позволяет уточнить данные без формирования нового документа.

Минфин планирует в дальнейшем расширить классификатор — добавить дополнительные коды для различных ситуаций документооборота. Кроме того, участники ЭДО смогут создавать собственные коды причин по договорённости с контрагентами, например, для внутренних бизнес-процессов.

Использование классификатора обеспечит единообразие обмена сообщениями, упростит автоматическую обработку документов и снизит вероятность ошибок. Новый механизм будет применяться не только к счетам-фактурам, но и к универсальным передаточным документам (УПД), корректировочным счетам-фактурам и другим электронным документам, включая неформализованные.

Как подготовиться к изменениям

• Разработчикам и операторам ЭДО следует до 1 октября 2025 года реализовать поддержку нового формата обмена.

• Организациям и ИП необходимо обновить используемое программное обеспечение и согласовать порядок обмена сообщениями с контрагентами.

• Сотрудникам, работающим с электронными документами, стоит заранее ознакомиться с новыми правилами.

В решениях «1С:Предприятие» поддержка нового порядка обмена электронными счетами-фактурами будет реализована в ближайших версиях программных продуктов.