1С-ЭДО

Для начала работы с системой 1С-ЭДО (электронный документооборот) необходимо выполнить следующие шаги: 

1. Проверка программного обеспечения

• Убедитесь, что у вас установлена и обновлена версия программы 1С с поддержкой электронного документооборота. Например, это может быть «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление нашей фирмой» или другие редакции.

• Проверьте наличие компонента 1С-ЭДО в установленной конфигурации.

2. Выбор оператора ЭДО

• сервис 1С-ЭДО работает через операторов электронного документооборота АО «Калуга Астрал».

• Если у вас есть действующий договор с оператором, проверьте его совместимость с 1С.

• Если нет, заключите договор с оператором.

3. Подключение модуля 1С-ЭДО

• В разделе программы, связанном с настройками (обычно это раздел «Администрирование»), найдите пункт «Электронный документооборот».

• Подключите необходимый модуль:

  • Укажите оператора ЭДО.

  • Заполните данные компании, такие как ИНН, КПП, название.

• Авторизуйтесь с помощью сертификата электронной подписи (ЭЦП), если требуется.

4. Настройка сертификатов электронной подписи

• Для обмена юридически значимыми документами потребуется ЭЦП.

• Проверьте наличие сертификата на токене или установите его на рабочую станцию.

• Убедитесь, что сертификат валиден и соответствует требованиям оператора.

5. Настройка обмена документами

• В настройках укажите, какие типы документов вы хотите отправлять или получать:
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • товарные накладные.
• Настройте автоматическое или ручное формирование документов для отправки.

6. Тестирование

• Проведите тестовую отправку документа партнеру, чтобы проверить, что ЭДО настроен корректно.

• Убедитесь, что ваш контрагент готов работать с вами через выбранного оператора.

7. Регулярное использование

• Обменивайтесь документами с контрагентами через интерфейс программы.

• Следите за статусами документов (отправлено, подписано, отклонено и пр.).

• Храните документы в системе, чтобы они были доступны для отчетности и аудита.

Если у вас возникнут трудности, обратитесь в техническую поддержку нашей компании по телефону +7 (909) 282-52-14, доб. 4227.

В зависимости от информации об учетных записях получателя в сервисе, а также информации, представленной контрагентом, отправка приглашения может осуществляться одним из следующих вариантов:

1.1 Если в сервисе отсутствует информация об учетных записях контрагента, то отправку приглашения можно осуществить с указанием идентификатора участника ЭДО. Для этого в окне «Отправка приглашения», следует нажать на гиперссылку «Я не знаю оператора контрагента» и выбрать «Я знаю идентификатор ЭДО».

Затем в соответствующем поле указать идентификатор участника ЭДО, который предоставил контрагент. Учетная запись вашей организации определится автоматически, согласно оптимальным настройкам. При необходимости ее можно сменить, выбрав из списка нужную. После того как все данные будут заполнены, требуется нажать «Отправить».

1.2 Если в сервисе ЭДО имеется информация об учетных записях контрагента, то при отправке приглашения следует указать необходимый идентификатор участника ЭДО получателя.

Нажав «Подробнее», можно ознакомиться с информацией об учетной записи. Просмотреть, какому оператору принадлежит выбранный идентификатор, а также ознакомиться с дополнительной информацией, которую указал контрагент при регистрации в качестве участника ЭДО.

Учетная запись вашей организации определится автоматически, согласно оптимальным настройкам. При необходимости ее можно сменить, выбрав из списка нужную. После того как все данные будут заполнены, требуется нажать «Отправить».

После отправки приглашения с указанием идентификатора участника ЭДО можно готовить документы для получателя (формировать и подписывать их). Предварительно рекомендуется установить необходимые форматы исходящих электронных документов согласно инструкции. После того как контрагент примет приглашение, подготовленные документы будут отправлены автоматически.

Это возможность обмена электронными документами между компаниями, использующими разных операторов электронного документооборота (ЭДО). Это позволяет организациям не ограничиваться одним оператором и взаимодействовать с контрагентами, подключенными к другим системам.

Для настройки роуминга вам не требуется отправлять приглашения самостоятельно. Все необходимые действия выполняются на уровне операторов ЭДО на основании вашей заявки.

Настройка роуминга происходит следующим образом:

1. Необходимо заполнить и отправить заявку по ссылке. Важно: в одной заявке могут быть перечислены контрагенты только одного оператора ЭДО и указан только один инициатор настройки обмена.

2. После получения заявки на организацию роумингового обмена оператор ЭДО передает информацию об инициаторе и его контрагенте второму оператору ЭДО.

3. Второй оператор ЭДО в соответствии с Приказом Минфина №14н выявляет согласие у своего абонента на организацию роумингового обмена с абонентом первого оператора ЭДО.

4. После получения согласия от второго участника (контрагента) планируемого обмена оба оператора ЭДО проводят настройку роумингового обмена и сообщают своим абонентам о реализации роумингового обмена (отправляют письмо на электронную почту).

5. После получения положительного ответа по настройке от оператора ЭДО пользователю программы 1С, подключенному к 1С-ЭДО, для начала работы с ЭДО в роуминге необходимо войти в меню «Настройки ЭДО» своей программы (рис. 1) и нажать кнопку «Обновить статусы» (рис. 2). Статус настройки по ЭДО с контрагентом должен измениться на «Присоединен».

Рис. 1. Настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 2.0

Рис. 2. Обновление статуса настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 2.0

Если поступило уведомление о выполнении настройки роуминга, но настройка ЭДО не сформировалась в 1С, необходимо: 

• Проверить соответствие реквизитов контрагента, с которыми была подтверждена настройка роуминга и реквизитов, с которыми контрагент записан в справочнике «Контрагенты». В первую очередь обратите внимание на КПП;

• Убедиться, что в справочнике «Настройки ЭДО» нет действующей настройки с данным контрагентом. 

Если у вас остались вопросы, вы можете обратиться к своему обслуживающему партнеру по телефону +7 (909) 282-52-14, доб. 4227.

Получение электронных документов производится при выполнении команды Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Продажи — подраздел Сервис или раздел Покупки — подраздел Сервис) (рис. 1).

Рис. 1

Для клиент-серверного режима работы также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный документ в зависимости от типа может автоматически помещаться в папку «Утвердить» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный документ, как и все полученные и отправленные электронные документы, появляется в списке «Архив ЭДО» (рис. 4), открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).

Рис .4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3) или «Архив ЭДО» (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного документа отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

В зависимости от типа документа на основании полученного формализованного электронного документа может создаться новый документ учетной системы (рис. 7).

Открыть новый документ «Поступление» можно:

• по гиперссылке в строке «Документ учета» из формы просмотра поступившего электронного документа (рис. 5, рис. 6);

• из формы учета полученных документов «Поступление (акты, накладные)» (раздел Покупки — подраздел Покупки).

Рис. 7

На основании входящего неформализованного электронного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ поступления можно только в ручном режиме.

После создания документа поступления его можно прикрепить к входящему электронному документу со страницы электронного документа. Для этого пользователю необходимо открыть страницу электронного документа и нажать ссылку «Подобрать», а затем выбрать уже созданный документ информационной базы:

Отправка электронных документов может осуществляться:

• При выполнении команды Отправить электронный документ в меню ЭДО в таблице списка документов реализаций (рис. 1).

Рис. 1.

• При выполнении команды Отправить электронный документ в меню ЭДО в карточке документа информационной базы (рис. 2).

Рис. 2.

• При выполнении команды Подписать и отправить из карточки электронного документа (рис. 3).

Рис. 3.

• При выполнении команды Подписать и отправить из папки Исходящие страницы Текущие дела ЭДО, открываемой по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис или раздел Покупки — подраздел Сервис) (рис. 4).

Рис. 4.

Для начала можно попробовать бесплатно поработать в тестовом режиме.
Все входящие документы от контрагентов бесплатны, а также до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно предоставляются без оплаты.

Сервис 1С-ЭДО подходит для малого, среднего и крупного бизнеса,
независимо от того, используете вы решения 1С для бухгалтерии или нет. Электронный документооборот в программах 1С удобен и универсален.

Не нужно платить за внешние модули, обработки или услуги по интеграции — отправляйте и получайте документы прямо в своей программе 1С!

Если у вас возникнут трудности, обратитесь в техническую поддержку нашей компании по телефону +7 (909) 282-52-14, доб. 4227.