1С:Кабинет сотрудника — как сделать электронную подпись?

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог обычной рукописной подписи, закрепленный в электронной форме. Она используется для подтверждения личности подписанта и гарантии неизменности документа после его подписания. По закону «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, ЭП имеет полную юридическую силу и может применяться при оформлении договоров, кадровых документов, отчетности и в иных случаях, когда требуется заверение.

Существует несколько видов ЭП:

• Простая – подтверждает факт авторизации пользователя, например через пароль или SMS-код.
• Усиленная – создается с помощью криптографических средств, подтверждает целостность документа, но не всегда признается государственными органами.
• Усиленная квалифицированная – самый надежный и распространенный вариант, выдается аккредитованным удостоверяющим центром и имеет юридическую силу в любых случаях.

В КЭДО сотрудник может использовать:

• УНЭП — усиленную неквалифицированную электронную подпись. Это цифровой аналог подписи от руки;
• Госключ — приложение, которое позволяет подписывать с телефона или планшета юридически значимые документы и заявления, заключать договоры в электронном виде.

Для бизнеса, особенно при работе с 1С, именно УКЭП считается оптимальным инструментом.

Зачем нужна электронная подпись

«1С:Кабинет сотрудника» представляет онлайн-сервис, позволяющий сотрудникам компании работать с документами дистанционно, например, подавать заявления, подписывать приказы, получать справки и вести взаимодействие с отделом кадров. Чтобы все эти процессы имели юридическую силу, требуется применение ЭП. Основные ее задачи:

• Подписание кадровых документов. Электронная подпись позволяет сотруднику заверять заявления на отпуск, приказы о приеме или переводе, справки 2-НДФЛ и другие документы.
• Сокращение бумажного документооборота. Нет необходимости хранить десятки папок с бумагами, все документы доступны в электронном виде и имеют юридическую силу.
• Дистанционное взаимодействие. Сотрудники могут подписывать документы из любого места – дома, в командировке, на удаленной работе.
• Скорость и удобство. Время обработки кадровых процедур сокращается в разы, заявление можно подписать и отправить за минуты.
• Юридическая значимость. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются в судах и контролирующих органах.
• Безопасность. Использование ЭП исключает подделку документов и обеспечивает контроль за тем, кто именно подписал файл.

Таким образом, электронная подпись – это ключевой инструмент, без которого невозможно реализовать полноценный кадровый документооборот в цифровом формате.

Как получить электронную подпись для «1С:Кабинет сотрудника»

Чтобы электронные документы в «Кабинете сотрудника» имели юридическую силу, работодателю необходимо оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Сотрудники используют приложение Госключ или УНЭП, которую можно создать в сервисе 1С:Кабинет сотрудника для подписи документов. 

Процесс получения выглядит довольно просто, но требует соблюдения ряда шагов. Сначала определите, кто будет владельцем подписи. В организации может быть несколько типов ЭП:

• Для руководителя – применяется для подписания кадровых приказов, документов по приему или увольнению сотрудников, официальных бумаг.
• Для сотрудников – используется для подписания заявлений, анкет, справок, уведомлений.
• Для кадрового специалиста или бухгалтера – подходит для работы с массовым документооборотом и внутренними процессами.

Важно заранее решить, какие сотрудники бухгалтерии или кадровой службы будут использовать электронную подпись. ЭП можно получить только в УЦ, включенном в официальный реестр Минцифры РФ. Такие центры уполномочены выдавать квалифицированные сертификаты ключей. При выборе УЦ обращайте внимание на:

• наличие лицензии и аккредитации;
• удобное расположение офиса;
• стоимость услуг (оформление подписи, выпуск носителя, сопровождение);
• поддержку интеграции с 1С.

Затем подготовьте необходимые документы (список для компаний и физлиц может различаться), подготовьте носитель. ЭП выпускается на защищенном токене – то есть специальном USB-устройстве (например, Rutoken, JaCarta). На нем хранится закрытый ключ, доступ к которому имеет только владелец, токен защищен PIN-кодом, что гарантирует безопасность подписи. 

Для корректной работы ЭП в «1С:Кабинет сотрудника» требуется киптопровайдер (чаще всего «КриптоПро CSP»), драйвер для выбранного токена, сертификат ЭП, установленный в систему, настройки интеграции в 1С. Большинство удостоверяющих центров помогают с установкой и настройкой.

Обратите внимание: получить УКЭП для физлица можно через сервис «1С:Подпись».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какая электронная подпись подходит для «Кабинета сотрудника»?

Для кадровых документов работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), так как только она имеет полную юридическую силу. Сотрудники подписывают документы с помощью приложения Госключ или УНЭП.

На какой срок выдается ЭП?

Сертификат электронной подписи действует 1 или 2 года (в зависимости от вида подписи). После этого его нужно продлевать.

Можно ли использовать одну подпись для разных систем?

Да, УКЭП может применяться не только в 1С, но и для работы с ФНС, ПФР, банками и другими сервисами. Для работы в 1С:Кабинет сотрудника подойдет только УНЭП.

Если у вас остались вопросы по теме статьи или вам нужна консультация, как использовать электронную подпись в «1С:Кабинет сотрудника», обращайтесь к нам. Для этого:

• оставьте заявку на сайте;
• или позвоните по номеру, указанному ниже;
• или напишите в WhatsApp. 

Наши эксперты ответят на любые вопросы и подключат пробный период по сервису «1С:Кабинет сотрудника».