УПД с 1 января 2026 года: кто обязан применять и как перейти на новый формат

Что такое УПД и как его оформлять

Универсальный передаточный документ содержит всю информацию из счета-фактуры и документа первичного учета. Компании и ИП используют его как первичный документ или как комбинацию счета-фактуры и первичного документа. УПД используется для оформления поставок товаров, услуг, работ или передачи имущественных прав.

При применении УПД выставление отдельного счета-фактуры не требуется. УПД может использоваться как:

• первичный отгрузочный документ, включающий счет-фактуру;
• первичный документ, содержащий сведения об отгрузке или выполнении работ/услуг без отдельного счета-фактуры.

В первом варианте УПД заменяет собой и счет-фактуру, и накладную/акт; во втором — только первичный документ. Формирование и выставление УПД в случаях, где требуется только счет-фактура, не допускается.

Сейчас ИП и юридические лица применяют УПД в добровольном порядке: документ может быть в любой форме — в бумажной или электронной. Компании и ИП вправе создать и использовать собственную форму УПД на бумаге, если она содержит все обязательные реквизиты счетов-фактур и первичных учетных документов. Перечень обязательных реквизитов для УПД:

• наименование документа и дата, 
• статус УПД, 
• наименование компании-составителя УПД, 
• сведения о продавце/покупателе; 
• название товара, работы или услуги; 
• дата отгрузки/передачи; 
• основание передачи/получения товара, работы или услуги (реквизиты договора, поручения и пр.); 
• при необходимости — сведения о транспортировке и грузе; 
• должности, Ф. И. О. и подписи лиц, ответственных за сделку.

Если в счете-фактуре появляются новые реквизиты, то форму УПД (первичного отгрузочного документа, включающего счет-фактуру), необходимо скорректировать. Поэтому даже при использовании бумажных документов организациям важно отслеживать изменения законодательства, которые влияют на содержание счетов-фактур и, соответственно, УПД.

Кто обязан перейти на УПД с 1 января 2026 года

Перейти на УПД с 1 января 2026 года обязаны:

• все участники ЭДО. Компании и ИП, которые уже используют электронный документооборот;
• крупный и средний бизнес. Компании, которые работают с большим объемом документов;
• поставщики и покупатели. Участники цепочек поставок и оказания услуг.

Обоснование: с 1 января 2026 года утратят силу форматы документов об отгрузке товаров и оказании услуг в электронной форме (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@).

Это значит, что юрлица и ИП более не смогут использовать электронные форматы накладных по ТОРГ-12 и актов выполненных работ/оказанных услуг и единственным официальным электронным документом в XML-формате станет УПД. При этом бумажные накладные ТОРГ-12 и акты продолжат действовать. 

Обратите внимание: новые правила касаются только электронного документооборота. Если организация не применяет УПД и оформляет товарные накладные и акты только на бумаге — переход на УПД не требуется. Бумажные формы товарных накладных и актов можно использовать как прежде.

Как перейти на УПД с 1 января 2026 года

Хотя обязательный переход стартует с 2026 года, ФНС рекомендует использовать УПД уже в 2025 году: это позволит заранее протестировать процессы, выявить ошибки и адаптироваться к новым правилам.

Этапы перехода на УПД с 1 января 2026 года

1. Сентябрь-октябрь 2025 года

Аудит текущего документооборота. Изучите, какие типы документов и в каких объемах вы используете. Сформируйте список контрагентов, с которыми вы ведете электронный документооборот.

2. Ноябрь-декабрь 2025 года

Настройка 1С для работы с УПД. Обновите конфигурации 1С, проведите тестовый обмен документами с ключевыми контрагентами.

3. Январь 2026 года

Полный переход на УПД. Обменивайтесь документами в новом формате. 

Обратите внимание: издавать отдельные приказы или распоряжения о применении УПД не нужно. Однако, если в Учетной политике компании упоминаются электронные накладные (ТОРГ-12) и электронные акты, целесообразно дополнить, что с 2026 года компания переходит на УПД.

Применение УПД с 1 января 2026 года в 1С-ЭДО

Для пользователей 1С-ЭДО переход на УПД организован максимально просто:

• С 1 января 2026 года все настройки, где используются форматы 551 и 552, будут автоматически переведены на формат УПД 5.03.     
• Ранее выставленные накладные и акты пользователи смогут подписывать и после перехода.
• Для тех, кто хочет подготовиться заранее, доступен патч массовой смены форматов обмена. В следующих релизах 1С-ЭДО такие функции встроены.

Никаких дополнительных действий пользователю совершать не потребуется: программа сама переключится на новый формат, а для желающих подготовиться заранее будут доступны инструменты для плавного перехода.