Сдача отчетности в СФР

Кто должен зарегистрироваться и сдавать отчеты в СФР

Как только у организации или ИП появляется сотрудник, с которым заключается трудовой договор, СФР автоматически ставит работодателя на учет — никаких дополнительных действий не требуется.

Однако есть исключение: индивидуальные предприниматели, заключающие договоры гражданско-правового характера (ГПХ), в которых прописано условие об уплате взносов на травматизм, должны зарегистрироваться самостоятельно. Сделать это нужно в течение 30 дней с даты подписания договора.

Для регистрации необходимо подать заявление, копию паспорта ИП и копию договора ГПХ. Документы можно направить лично, через МФЦ, по почте или через портал Госуслуг. Рекомендуем зарегистрироваться в СФР заранее, поскольку первый подраздел отчета ЕФС-1 (1.1) нужно отправить не позднее следующего дня после заключения договора.

Какие отчеты сдавать в СФР

Основная форма — ЕФС-1. Отчет состоит из нескольких разделов, которые подаются в разные сроки в зависимости от ситуации.

• Подраздел 1.1 раздела 1 — при приеме или увольнении сотрудника, заключении или расторжении договора ГПХ, приостановке или возобновлении работы. Срок — не позднее следующего рабочего дня. Также его подают при переводах, изменении квалификации, переименовании работодателя, запрете занимать должность или отказе от бумажной трудовой книжки — в этом случае до 25 числа следующего месяца.
• Подраздел 1.2 раздела 1 — при выходе работника на пенсию или в декрет. Срок — в течение трех дней. Если в течение года были периоды, указанные в пункте 3 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ (например, вредные условия труда, простой, отстранение), отчет подают до 25 января следующего года.
• Подраздел 1.3 раздела 1 — только для муниципальных учреждений из перечня, утвержденного приказом Минтруда № 900н от 28.12.2023. Срок сдачи — до 25 числа следующего месяца.
• Подраздел 2 раздела 1 — если сотрудник имеет право на досрочную пенсию. Сдается вместе с подразделом 1.2.
• Подраздел 3 раздела 1 — по дополнительным страховым взносам на накопительную пенсию. Срок — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
• Раздел 2 — если организация обязана платить взносы на травматизм. Подается ежеквартально — до 25 апреля, июля, октября и января.

Если срок сдачи выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день. Кроме ЕФС-1 работодатель должен в течение трех дней после трудоустройства направить в СФР сведения о застрахованном лице — это предусмотрено пунктом 15 статьи 13 закона № 255-ФЗ.

Если фонд не может назначить пособие из-за отсутствия данных, он запрашивает их у работодателя. Сведения нужно предоставить в течение двух рабочих дней (для единовременного пособия при рождении ребенка) или в течение трех рабочих дней — в остальных случаях.

Электронная отчетность и система СЭДО

Если у работодателя менее 10 сотрудников, отчет можно сдавать как на бумаге, так и в электронном виде. При численности работников более 10 человек — только электронно. Для этого используется система электронного документооборота (СЭДО). Она работает через Кабинет страхователя на сайте СФР и через операторов, например, 1С-Отчетность.

Чтобы отправлять отчетность онлайн, необходимо авторизоваться в ЕСИА с учетной записью юридического лица или ИП. Создать такую учетную запись можно на портале Госуслуг. Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Сдача отчетности в СФР: структура отчета ЕФС-1

Любой отчет ЕФС-1 начинается с титульного листа — его заполняют всегда.

Раздел 1 включает несколько подразделов:

• 1.1 — сведения о трудовой деятельности. Сюда входят все кадровые события — прием, увольнение, перевод, заключение и расторжение договоров ГПХ (кроме договоров купли-продажи, аренды и контрактов с самозанятыми).
• 1.2 — сведения о страховом стаже. Сдают не по всем сотрудникам, а только по работникам с особыми условиями начисления стажа (вредные работы, декрет, пенсия).
• 1.3 — сведения о зарплате и условиях труда в муниципальных учреждениях. Указываются все выплаты — оклады, доплаты, премии.
• 2 — сведения для назначения досрочной пенсии. Подается вместе с 1.2, если сотрудник занят на вредных или опасных работах.
• 3 — сведения о дополнительных страховых взносах. Включает суммы взносов на накопительную пенсию по сотрудникам.

Раздел 2 отражает данные о взносах на травматизм, проведенных медосмотрах и спецоценке условий труда:

• 2.1 — сведения для расчетов взносов. Включает суммы взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
• 2.1.1 — сведения для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами или для государственных (муниципальных) учреждений. Отчет заполняют организации, у которых подразделения выделены в самостоятельную классификационную единицу; государственные или муниципальные учреждения, часть деятельности которых финансируется из бюджета, а также работодатели, у которых есть разные тарифы или надбавки по травматизму.  
• 2.2 — сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями. Раздел заполняют работодатели, которые временно направляют своих сотрудников работать к другому юрлицу или ИП по договору ГПХ.
• 2.3 — сведения о результатах проведенных обязательных медицинских осмотров работников и оценке условий труда. Работодатели указывают данные на начало года. В течение года информация не меняется. Новые организации и ИП, у которых сведения отсутствуют, ставят в графах нули.

Сдача отчетности в СФР: ответственность и штрафы

За нарушение сроков или порядка сдачи отчетности предусмотрены санкции:

• За несвоевременную сдачу подразделов 1.1, 1.2, 1.3 и 3 раздела 1 — 500 руб. за каждого сотрудника, плюс штрафы по КоАП:

- 300–500 руб. — для должностного лица,

- 1000–5000 руб. — для ИП,

- 30 000–50 000 руб. — для организации.

• За несдачу раздела 2: штраф 5% от начисленных взносов за каждый месяц просрочки (минимум 1000 руб., максимум 30%).
• За подачу отчетности в бумажном виде при численности персонала более 10 человек — 1000 руб.
• За несвоевременную подачу сведений о застрахованном лице — 200 руб. за каждый документ.
• За нарушение сроков регистрации ИП при заключении договора ГПХ — 5000 руб. при опоздании до 90 дней, 10 000 руб. — свыше 90 дней.

При первом нарушении штраф могут заменить предупреждением, при повторных — санкции ужесточаются.

Сдача отчетности в СФР: частые ошибки

СФР проводит автоматическую проверку отчетов и формирует протокол проверки. В нем указывается код результата:

• 20 — небольшая ошибка, отчет принят, но стоит перепроверить данные;
• 30 — ошибка значительная, отчет принят, но требует корректировки;
• 50 — критическая ошибка, отчет не принят.

Наиболее распространенные ошибки:

• некорректный формат XML-файла;
• неверная электронная подпись;
• ошибка в регистрационном номере страхователя или ИНН;
• отсутствие нужных разделов или дат;
• несоответствие ФИО или СНИЛС данным фонда;
• дублирование UUID кадровых событий;
• попытка корректировать отчет без исходных данных.

Также частая проблема — нарушение сроков подачи подраздела 1.1. Данные о приеме или увольнении нужно направлять не позднее следующего рабочего дня.

Ошибки в расчетах взносов и расхождения по нарастающему итогу тоже встречаются часто. Рекомендуем проверять отчеты за полугодие, 9 месяцев и год на совпадение с ранее отправленными данными. Если СФР обнаружил расхождения, корректирующий отчет нужно подать в течение пяти рабочих дней.

Для подготовки и сдачи отчетов рекомендуем использовать сервис 1С-Отчетность — так вы не пропустите сроки, поскольку система сама напомнит, когда нужно сдать отчетность в СФР, ФНС и другие контролирующие органы. Чтобы подключить решение бесплатно в рамках пробного периода:

• оставьте заявку на сайте;
• или позвоните по номеру, указанному ниже;
• или напишите в WhatsApp. 

Наши эксперты ответят на любые вопросы и подключат пробный период по сервису 1С-Отчетность к вашей базе 1С.