Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков в 1С ЗУП

Этапы настройки автоматической рассылки

Процесс настройки включает несколько последовательных шагов:

• настройка учетной записи электронной почты организации;
• заполнение email-адресов сотрудников;
• настройка параметров рассылки расчетных листков;
• отправка расчетных листков сотрудникам.

Настройка учетной записи электронной почты организации

Автоматическая настройка

Для автоматического подключения выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел Администрирование, затем откройте Органайзер.

2. Выберите пункт Почта — Настройка системной учетной записи.

3. В открывшейся форме укажите:

• адрес электронной почты;
• пароль;
• установите флажки «Для отправки почты» и «Для получения почты»;
• выберите, кто будет использовать учетную запись;
• задайте имя владельца учетной записи.

Обратите внимание: имя владельца может отличаться от имени пользователя в системе.

4. Нажмите кнопку Создать.

Ручная настройка

Если при автоматической настройке появляется сообщение «Не удалось авторизоваться», настроить автоматическую рассылку расчетных листков в 1С ЗУП придется вручную.

Для этого:

1. В уведомлении нажмите «Настроить вручную».

2. Укажите тип учетной записи: IMAP или POP.

3. В поле «Сервер IMAP» пропишите адрес POP3-сервера.

4. Выберите порт для получения входящей почты.

5. Настройте параметр «Шифрование».

6. В поле «Сервер SMTP» укажите адрес SMTP-сервера.

7. Выберите порт для отправки писем.

8. Установите шифрование для безопасного соединения.

9. Нажмите «Далее».

Программа проверит введенные данные и создаст учетную запись.

Проверка работы учетной записи

Чтобы убедиться, что почта настроена корректно, отправьте тестовое письмо:

1. Перейдите в раздел Администрирование — Органайзер.

2. Откройте Почта — Учетные записи электронной почты.

3. Нажмите Проверить настройки.

Система отправит тестовое письмо на указанный адрес электронной почты.

Как заполнить адреса электронной почты сотрудников

Чтобы расчетные листки автоматически отправлялись сотрудникам, сначала необходимо заполнить их email-адреса. Для этого выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел Кадры, затем откройте Сотрудники.

2. Перейдите по ссылке «Личные данные».

3. Укажите адрес электронной почты сотрудника.

4. Сохраните изменения и закройте форму.

Настройка рассылки расчетных листков

Для настройки автоматической отправки расчетных листков выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел Зарплата, затем откройте Отчеты по зарплате.

2. Выберите отчет Расчетный листок.

3. Нажмите Еще — Отправить.

4. Выберите Создать рассылку отчетов.

В открывшейся форме:

1. укажите наименование рассылки;

2. установите флажок Подготовлена;

3. в поле Отправлять выберите тип рассылки:

• Отчеты указанным получателям — одинаковые отчеты отправляются всем адресатам из списка «Получатели»;
• Свой отчет для каждого получателя — индивидуальные отчеты для каждого сотрудника;
• Только мне — отправка отчетов только автору рассылки.

Далее:

4. Перейдите на вкладку «Отчеты».

5. Нажмите «Подобрать» и выберите нужные отчеты.

6. В разделе «Настройки отчета» отметьте нужные параметры и задайте значения формирования отчета.

Вкладка «Расписание»

При необходимости настройте автоматическую отправку:

• укажите периодичность или конкретные дни;
• задайте время запуска рассылки;
• заполните поле «Ответственный».

Вкладка «Доставка»

Обратите внимание: состав параметров зависит от выбранного типа рассылки.

• Проверьте корректность публикации через запись и удаление тестового файла (по соответствующей кнопке).
• По ссылке «Укажите получателей» добавьте адресатов рассылки.

Рекомендуем заранее создать справочник физических лиц, где будут перечислены сотрудники для отправки расчетных листков.

• В поле «От» выберите учетную запись организации.
• Нажмите «Проверить» для верификации учетной записи.

Система автоматически формирует шаблон письма — при необходимости его можно отредактировать, а также:

• изменить формат письма с «HTML» на «Обычный текст»;
• перейти на вкладку «Дополнительно» и задать расширенные параметры.

Дополнительные настройки

При необходимости можно включить:

• Форматы сохранения отчетов — выбор форматов по умолчанию;
• Индивидуальные форматы для каждого отчета — указать в колонке «Форматы»;
• Флажок «Отправлять пустой» — позволяет отправлять даже пустые отчеты;
• Флажок «Транслитерировать имена файлов» — необходим, если имена отчетов содержат буквы на латинице и цифры в названиях;
• Флажок «Архивировать в ZIP», чтобы упаковать файлы в архив;
• «Адрес ответа» — укажите email для получения ответов;
• Флажок «Отправлять письма через скрытые копии» — чтобы скрыть от получателей остальных адресатов.

После настройки нажмите «Записать объект».

Рассылка расчетных листков

После завершения настройки можно запускать рассылку. Для этого:

1. Перейдите в раздел Администрирование, затем Печатные формы, отчеты и обработки.

2. Откройте Рассылки отчетов — Рассылка расчетных листков.

Далее:

• используйте кнопку «Предварительный просмотр» для проверки расчетного листка перед отправкой;
• нажмите «Выполнить сейчас», если расписание не задано;
• убедитесь, что установлен флажок «Подготовлена».

После запуска система выполнит рассылку. При успешной отправке появится сообщение о завершении операции.