Как оформить доплату к отпускным в 1С

Как учесть доплату к отпускным

Бухгалтер включает доплату в расходы по налогу на прибыль, если соблюдены требования:

1. Она прописана в трудовом или коллективном договоре.
2. Является стимулирующей.
3. Документально подтверждена.

Если компания применяет кассовый метод, доплату учитывают в момент перечисления. В случае метода начисления – в периоде, к которому она относится.

Кроме того, подобную доплату вы вправе внести в КУДиР, если работаете на варианте УСН «доходы минус расходы». В этом случае проверьте, что она соответствует общим правилам признания расходов.

Отражаем доплату к отпускным в 1С:ЗУП

1. Найдите настройки, откройте «Начисления». Далее необходимо сформировать новое начисление, выбрав «Доплата до фактического заработка».

2. В разделе «Основное» следует пометить, что начисление входит в прочие выплаты.

3. Затем можно ввести регулярность – «Ежемесячно». Тогда 1С включит доплату при начислении зарплаты и взносов.

4. Снимите отметку «Включать в ФОТ».

5. Справа выберите опцию «Результат рассчитывается».

6. В строке формулы нажмите «Редактировать» и вставьте следующие параметры:

МАКС(((Оклад * Доля Неполного Рабочего Времени / Норма Дней) * Время В Днях) – Расчетная База, 0)

7. Затем перейдите в «Расчет базы», и заполните:

• в периоде – текущий месяц.
• в базовом периоде – фактический срок действия.
• в базовых начислениях – основной отпуск.

8. В «Учете времени» проставьте следующие параметры:

• дополнительная оплата за уже оплаченное время.
• вид времени – рабочее.

9. Зайдите в «Зависимости» и выберете список начислений и удержаний, в базу которых войдет доплата. Эти данные свои у каждой компании.

10. Открыв следующую вкладку, «Приоритет», выберите все начисления, в период которых доплата не будет рассчитываться.

11. Важно: в «Среднем заработке» обязательно нужно указать, что доплата не будет являться базой для расчета оплаты отпусков и пособий.

12. Перейдите в раздел «Налоги, взносы, бухучет».

Внутри него:

• для НДФЛ поставьте код дохода 4800, а категорию – «Прочие доходы от трудовой деятельности»;
• Для страховых взносов пометьте, что это «Доходы, целиком облагаемые взносами»;
• В поле «Налог на прибыль» нажмите на вариант «Учитываются в расходах на оплату».

13. Когда все эти шаги проведены, бухгалтер:

• назначит работнику доплату на период отпуска,
• начислит отпускные,
• проверит появившийся в 1С размер выплаты с помощью «Начисления зарплаты и взносов».

Назначаем доплату до фактического заработка в 1С:ЗУП

1. Понадобится строка «Изменение оплаты сотрудников», найдите ее через раздел «Зарплата».

2. Нажмите «Создать» и выберите опцию «Изменение плановых начислений».

3. Обязательно отсмотрите и скорректируйте:

• даты назначения и окончания в верхней строке и в таблице,
• период назначения выплаты – он должен быть такой же, как период отпуска.

4. Начислите «Отпуск», применив соответствующий документ.

Вы можете рассчитать зарплату внутри этого документа, тогда в средний заработок будет включена начисленная заработная плата текущего месяца.

5. Когда месяц подойдет к концу, рассчитайте зарплату (если вы этого не сделали ранее) и проверьте, начислена ли доплата.

Если зарплата уже рассчитана за месяц, в котором оформлен отпуск, вы можете провести доплату в один день с отпускными.

Обращаем внимание, что НДФЛ с доплаты при этом необходимо уплатить не позднее следующего рабочего дня после ее перечисления, поскольку эту сумму нельзя включить к отпускным.

Как отразить и рассчитать доплату в «1С: Бухгалтерия предприятия»

Особенность этой версии программы в том, что здесь не получится достичь полной автоматизации.

1. Откройте раздел «Зарплата и кадры», нажмите на строку «Расчет зарплаты», после чего зайдите в «Начисления».

2. Создайте новое начисление, используйте:

• код дохода НДФЛ – 4800.
• категория – прочие.
• для страховых взносов – «Доходы, целиком облагаемые взносами».
• отметьте, что доплата должна быть учтена в расходах на оплату труда.
• способ отражения в бухучете вы вправе установить любой.

3. Через вкладку «Зарплата и кадры» найдите «Все начисления», а затем создайте документ «Отпуск» и проверьте правильность расчетов.

4. После этого можно подсчитать зарплату и сравнить, получился ли размер отпускных и оклада равен той сумме, которую работник получит, если работает полный месяц.

Итоговый размер введите в «Начисление зарплаты и взносов». Нужно нажать на значение в колонке «Начислено», открыть начисления и внести туда доплату через соответствующую опцию.

Здесь же указываем дату выплаты, она понадобится для правильного формирования 6-НДФЛ.

5. Затем сформируйте стандартную ведомость на выплату, указав вид «Зарплата», и «подтяните» ее в реальный документ.

Обращаем внимание, что часто возникают трудности при переходящих отпускных. В этом случае за базу следует взять размеры заработка за два месяца.

Если в вашей работе много доплат для сотрудников, рекомендуем внедрить 1С:ЗУП, чтобы полностью автоматизировать все нужные операции. Обращайтесь к нам по телефону (831) 2-333-666 или в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Поможем на всех этапах.