Как провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерия

Выдача денежных средств подотчетному лицу

Перед тем как сотрудник начнет тратить деньги, их нужно выдать под отчет. В 1С это можно сделать двумя способами: в зависимости от того, как именно передаются средства.

Если сотрудник получает деньги наличными, используется документ Выдача наличных (раздел Банк и касса — Кассовые документы — Выдача) с видом операции Выдача подотчетному лицу.

Если деньги перечисляются на карту сотрудника, оформляется документ Списание с расчетного счета (раздел Банк и касса — Банковские выписки — Списание) с видом операции Перечисление подотчетному лицу.

В обоих случаях важно корректно заполнить:

• получателя (сотрудника),
• статью расходов — «Выдача подотчетных сумм».

Именно эти документы формируют базу для дальнейшего отражения авансового отчета и создают проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета.

Формирование и заполнение авансового отчета

После того как сотрудник израсходовал средства, он должен отчитаться. В 1С для этого используется документ Авансовый отчет (раздел Банк и касса).

В шапке документа указываются:

• дата,
• подотчетное лицо,
• склад — если приобретались товарно-материальные ценности.

Через гиперссылку НДС в сумме можно задать параметры учета налога: тип цен и способ отражения НДС.

Вкладка «Авансы»

Здесь отображаются выданные сотруднику суммы. Если ранее было оформлено Списание с расчетного счета, оно автоматически подгрузится при условии, что проведено более ранней датой. При необходимости можно добавить документы вручную и даже указать несколько авансов. Под табличной частью программа покажет общую сумму, выданную под отчет.

Вкладка «Товары»

Если сотрудник покупал ТМЦ, данные отражаются именно здесь. Важно заполнить:

• номенклатуру,
• документ расхода (например, кассовый чек),
• номер и дату чека.

Если от поставщика получен счет-фактура, необходимо установить соответствующую отметку и внести его реквизиты. Если НДС выделен в чеке, но счет-фактура отсутствует, ставка налога указывается вручную в колонке НДС.

Вкладка «Прочее»

Здесь отражаются услуги, командировочные расходы, суточные и любые иные затраты, не связанные с покупкой товаров.

Как ускорить заполнение авансового отчета

Вручную вносить чеки — долго и неудобно, особенно если документов много. Сервис 1С:Распознавание первичных документов и мобильное приложение 1С:Сканер документов упрощают эту задачу. Процесс выглядит так:

• сотрудник передает чеки (фото или оригиналы),
• бухгалтер загружает изображения в приложение,
• система распознает данные и сверяет их с ФНС,
• информация автоматически попадает в 1С,

• в документе Авансовый отчет на вкладке Товары нажмите кнопку Загрузить, чтобы выбрать нужные чеки.

После этого остается только проверить номенклатуру и счета учета. Такой подход существенно снижает риск ошибок и экономит время.

Проводки по авансовому отчету

Бухгалтерские записи формируются в зависимости от того, какие данные внесены в документ:

• приобретение товаров,
• услуги,
• возврат или перерасход.

Если в документе указаны счета-фактуры, при проведении автоматически создается документ Счет-фактура полученный. В нем по умолчанию установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если компания планирует перенести вычет на более поздний период, этот флажок можно снять.

Печать авансового отчета

Для формирования печатной формы используйте кнопку Печать. 

Программа создает документ по унифицированной форме. 

Возврат или перерасход подотчетных сумм

Если сотрудник не израсходовал всю сумму, остаток необходимо вернуть. Эта операция оформляется через:

• Поступление в кассу — при возврате наличными,
• Поступление на расчетный счет — при безналичном возврате.

Что делать, если указан неверный остаток в авансовом отчете?

Иногда в печатной форме отображаются некорректные остатки по предыдущим авансам. Как правило, причина — нарушение последовательности ввода документов.

Чтобы избежать проблемы:

• вводите документы строго по хронологии,
• следите за порядком проведения документов в системе.

Иначе начальные остатки по счету 71 могут рассчитываться неверно.

Как прикрепить чек к авансовому отчету?

Добавить подтверждающие документы можно:

• вручную — через кнопку с изображением скрепки,
• автоматически — при использовании сервиса распознавания.

Но важно учитывать: массовое хранение изображений чеков увеличивает объем базы 1С. Это может повлиять на производительность системы, особенно при большом документообороте.

Итоги

Авансовый отчет в 1С БП 3.0 — это не просто формальность, а ключевой инструмент контроля подотчетных средств. Правильная последовательность действий — от выдачи денег до отражения расходов — обеспечивает корректный учет и снижает налоговые риски.

Если вам нужна помощь, чтобы настроить учет подотчетных сумм в 1С, автоматизировать подготовку авансовых отчетов или избежать ошибок в 1С — оставьте заявку в форме ниже или позвоните по номеру +7 (909) 282-51-60. Мы поможем оптимизировать процессы и настроить учет в 1С.