Электронная подпись, МЧД и ЭДО в 1С:Документооборот

Электронная подпись в 1С:Документооборот 3.0

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи и печати, который используется для подтверждения подлинности электронных документов. Правила работы с ЭП закреплены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронная подпись в 1С:Документооборот поддерживается в трех форматах.

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой сочетание логина и пароля. Она подтверждает, что действие выполнено конкретным пользователем, но сама по себе не дает юридической силы документу, если иное не предусмотрено соглашением сторон. На практике ПЭП используют во внутренних процессах, например, для согласования документов или ознакомления с задачами в системе, а также в онлайн-сервисах, включая интернет-банкинг.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) создается с применением криптографических средств. Она не только подтверждает авторство, но и гарантирует неизменность документа. Такая подпись уже имеет юридическую значимость и подходит для большинства операций, за исключением случаев, когда законодательство прямо требует квалифицированную подпись.

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) формируется с использованием сертифицированных средств криптографии и подтверждается сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра. Перечень таких центров публикует Минцифры России. УКЭП полностью приравнивается к собственноручной подписи и применяется для юридически значимых документов, например, счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, договоров и иных первичных документов.

Электронная подпись в 1С Документооборот — возможности

Электронная подпись в 1С Документооборот встроена в бизнес-процессы и позволяет закрывать широкий спектр задач. С помощью ЭП можно подписывать не только документы, но и:

• файлы и вложения;
• резолюции и визы согласования;
• результаты утверждения.

Дополнительно система поддерживает шифрование и расшифровку файлов, что важно для защиты коммерческой информации, а также обеспечивает юридически значимый обмен документами.

Функциональные настройки позволяют гибко адаптировать работу:

• задать расположение штампа ЭП для разных типов документов;
• визуализировать ПЭП внутри документа;
• автоматически добавлять отметку подписи в файлы Excel (.xls и .xlsx);
• применять усиленную подпись в задачах ознакомления;
• подписывать сразу несколько задач.

Отдельно стоит отметить возможность подписания документов вместе с вложениями — система автоматически включает все файлы в подпись независимо от их формата.

Начиная с версии 3.0.7 доступна работа со штампами времени. Это критично для юридической значимости, поскольку подтверждает момент подписания. Используются форматы:

• CAdES-T — с отметкой доверенного времени;
• CAdES-A — архивный формат, включающий полный набор данных для долгосрочной проверки подписи.

МЧД в 1С:Документооборот

Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог бумажной доверенности, оформленный в формате XML и подписанный УКЭП руководителя организации или ИП.

С 2023 года использование МЧД стало обязательным при подписании электронных документов представителями компаний и предпринимателей. Это требование закреплено нормативными актами ФНС.

Для работы с МЧД необходимо:

• наличие УКЭП у сотрудника;
• оформление доверенности на физическое лицо с использованием УКЭП руководителя.

В дальнейшем сотрудник подписывает документы своей подписью и прикладывает файл МЧД к отправляемому пакету.

Срок действия доверенности не ограничен законодательством — его можно установить самостоятельно и при необходимости отозвать доверенность досрочно.

Как реализована работа с МЧД в 1С Документооборот

МЧД в 1С:Документооборот появилась начиная с версии 3.0.9. Система позволяет:

• создавать доверенности;
• подписывать их;
• отзывать при необходимости;
• регистрировать в реестре ФНС.

Поддерживаются формат МЧД 003 и классификаторы полномочий, утвержденные ФНС.

Особенность реализации — использование распределенного реестра на базе технологии блокчейн. Это позволяет хранить доверенности централизованно и не передавать их контрагентам при каждой операции.

В карточке МЧД отображаются статусы. Если доверенность не прошла проверку, система укажет причину, а документ будет выделен визуально — это упрощает контроль и снижает риск ошибок.

ЭДО в 1С Документооборот

Электронный документооборот — это способ обмена документами с контрагентами напрямую из системы 1С с сохранением юридической значимости.

Ключевой принцип ЭДО в 1С Документооборот — защита данных. Обычная передача файлов не обеспечивает должного уровня безопасности, поэтому используются специализированные операторы ЭДО, через которых проходит обмен.

Чтобы начать работу, необходимо:

• наличие квалифицированной электронной подписи;
• доступ к интернету;
• настройка ЭДО в системе.

После этого пользователи могут отправлять, получать и обрабатывать документы без перехода в сторонние сервисы.

Как устроена работа с ЭДО внутри системы

Для ЭДО в 1С Документооборот предусмотрены отдельные автоматизированные рабочие места для взаимодействия с электронными документами. Это упрощает обработку входящих и исходящих документов.

В карточке документа доступны действия по ЭДО. Например, можно принять документ или отклонить его.

Все документы, полученные через ЭДО, автоматически становятся внутренними документами системы. Это важно для дальнейшей работы: согласования, хранения и аудита.

Также доступна автоматическая генерация документов на основании входящих файлов. После этого к ним применяются стандартные бизнес-процессы — согласование, обработка, контроль исполнения.

Система поддерживает работу с пакетами документов: можно сформировать комплект или добавить файлы в уже существующий пакет и отправить его контрагенту.

Статусы документов ЭДО в 1С Документооборот

Для удобства контроля используются визуальные индикаторы:

• зеленый — документ обработан корректно (отправлен, получен или принят);
• красный — есть ошибка, получен отказ или требуется исправление;
• черный — поступил новый документ.

Это позволяет быстро ориентироваться в потоке документов и своевременно реагировать на изменения.

Какие документы можно передавать через ЭДО

Система поддерживает как формализованные, так и неформализованные документы.

К формализованным относятся:

• счета-фактуры;
• акты выполненных работ;
• накладные.

К неформализованным:

• договоры;
• письма;
• заявки;
• доверенности;
• техническая документация.

Такой подход позволяет перевести в электронный вид практически весь документооборот компании.

Польза для бизнеса

Внедрение ЭП, МЧД и ЭДО в 1С:Документооборот 3.0 дает бизнесу ряд преимуществ:

• ускорение согласования и подписания документов;
• снижение затрат на бумагу и логистику;
• уменьшение количества ошибок при подготовке и отправке документов;
• прозрачность процессов и контроль статусов.

На практике компании переводят весь документооборот или большую его часть в электронный вид, что заметно повышает эффективность работы.

1С:Документооборот объединяет электронную подпись, машиночитаемые доверенности и ЭДО в единую систему, соответствующую требованиям законодательства. Если вы пока что не работали с программой 1С:Документооборот, подключите пробный период и протестируйте возможности решения 14 дней бесплатно.