Как принять наличные от ИП и ООО и избежать штрафов

Основные правила приема наличных от ИП и ООО

• Лимит наличных по одному договору с одним контрагентом составляет не более 100 000 руб. Все, что выше этой суммы, предприниматель должен принять по безналичной форме.
• Нарушение лимита может привести к штрафу, если в течение двух месяцев его зафиксирует налоговая.
• Продажа товаров за наличные отражается в бухучете как обычная реализация — сделка купли-продажи.
• Внести выручку на счет организации или ИП можно через кассу банка или банкомат.

Ограничения на расчеты наличными

Согласно пункту 4 указаний Банка России № 5348-У, сумма наличных расчетов между двумя ИП или юрлицами по одному договору не должна превышать 100 000 руб. Это ограничение действует также на расчеты в валюте — сумму нужно пересчитать по курсу ЦБ на дату оплаты.

Лимит действует при расчетах между:

• двумя юридическими лицами;
• двумя индивидуальными предпринимателями;
• ИП и юридическим лицом.

Если клиент — физическое лицо или самозанятый без статуса ИП, ограничение не применяется. Лимит распространяется на все договоры, включая займы. Даже если по договору вы передали клиенту пару бутылок воды, это уже оптовая сделка (по ст. 2 закона № 381-ФЗ), и лимит в 100 000 руб. необходимо соблюдать.

Примеры нарушений лимита

Налоговая может зафиксировать превышение в следующих случаях:

• Частичные наличные платежи по одному договору, которые в совокупности превышают 100 000 руб.
• Оплата долга после завершения договора, если итоговая сумма превысила лимит.
• Погашение штрафов, пеней или неустоек, если в итоге наличные выплаты по договору превысили установленный порог.
• Платеж через подотчетное лицо, если деньги выданы представителю для оплаты от имени компании или ИП. Важно: лимит не применяется, если сотрудник покупает что-либо от себя, как физлицо.

Что будет, если нарушить лимит при расчете наличными

Если лимит расчетов нарушен, налоговая вправе оштрафовать:

• юрлицо — на 40 000 – 50 000 руб.;
• ИП и должностное лицо — на 4000 – 5000 руб.

Срок для назначения штрафа — 60 календарных дней с момента правонарушения. Если срок прошел, санкции применить нельзя.

Иногда ИФНС может ограничиться предупреждением. Согласно ст. 3.4 КоАП, это возможно, если:

• нарушение произошло впервые;
• не был нанесен материальный ущерб;
• не пострадали люди, природа, культурные ценности или безопасность страны.

Что делать, если сумма сделки больше 100 000 рублей

Если общая сумма договора превышает лимит, необходимо часть суммы перевести в безналичной форме. Например, при сумме сделки 120 000 руб.:

• 100 000 руб. можно принять наличными (одним или несколькими платежами);
• оставшиеся 20 000 руб. — только по безналу.

Нельзя обойти лимит, разделив договор на несколько договоров с разными условиями. Это будет признано фиктивным дроблением. В деле № А72-3587/2008 организация утверждала, что получила 200 000 руб. по разным поставкам и договорам. Однако суд установил, что фактически это была одна сделка, которую искусственно разделили, чтобы обойти лимит. Все договоры были подписаны в один день, и оплата прошла одновременно. В итоге компании пришлось заплатить штраф.

Обязательна ли онлайн-касса при наличных расчетах

Все ООО и ИП, принимающие наличные, обязаны использовать онлайн-кассу. Это касается любых случаев, даже если наличные поступают редко. При получении денег необходимо пробить чек.

Самозанятые ИП освобождены от применения ККТ — они формируют чек через приложение «Мой налог».

Если предприниматель не использует кассу, придется заплатить штраф по ст. 14.5 КоАП:

• Юрлицо — от ¾ до полной суммы наличных, полученных без чека, минимум 30 000 руб.;
• ИП и руководитель — от ¼ до ½ суммы наличных, минимум 10 000 руб.

Кроме того, чек нужен покупателю для бухгалтерского учета: без него он не сможет подтвердить расходы, особенно на УСН с объектом «Доходы минус расходы».

Как оформить прием наличных от контрагента

Основной документ для оформления приема наличных — приходный кассовый ордер (ПКО) по форме № КО-1. Его можно заполнить на бумаге или в учетной системе. Для ООО ПКО обязателен, для ИП — нет, если они ведут книгу доходов и расходов (п. 4.1 указаний ЦБ № 3210-У).

Если организация использует ККТ, то можно оформить один ордер в конце смены — на сумму всех поступлений на основании отчета о закрытии смены. В бумажный ордер запрещено вносить исправления. Если вы допустили ошибку, заполните новый бланк. 

Как внести наличные на расчетный счет

Юрлица обязаны устанавливать лимит кассы — максимально допустимую сумму наличных, которая может остаться в кассе на конец дня. Все, что выше этого лимита, нужно сдавать в банк.

Малые и микропредприятия, а также ИП могут не устанавливать лимит и хранить наличность без ограничений.

Способы внесения наличных:

• через банкоматы;
• в кассе банка;
• использовать самоинкассацию (вносить деньги через корпоративную карту).

При самоинкассации операция фиксируется в учетной системе. В выписке банка будет отображено пополнение без указания назначения. Подробную информацию об этой услуге вы можете уточнить у своего банка.

Как отразить внесение наличных средств в учете

ИП вправе не вести бухучет, в отличие от ООО, для которых он обязателен. Продажа за наличные отражается как обычная сделка купли-продажи. В программе нужно оформить:

• операцию продажи;
• поступление оплаты наличными.

Бухгалтерские проводки при оптовой продаже:

• Дт 50 Кт 62 — получены наличные от клиента;
• Дт 62 Кт 90.1 — отражена выручка от продажи;
• Дт 90.3 Кт 68 — начислен НДС (если применяется);
• Дт 90.2 Кт 41 — списана себестоимость;
• Дт 51 Кт 50 — выручка сдана в банк.

Если соблюсти лимит наличных, грамотно оформить расчеты и не забывать про онлайн-кассу, взаимодействие с ИП и ООО в наличной форме будет безопасным и не приведет к санкциям со стороны госорганов.