Оформление командировки в 2025 году

Общие правила для сотрудников

Работник, которого направляют в командировку, обязан выполнить распоряжение работодателя. Отказ возможен только в исключительных случаях:

• сотрудник находится в отпуске или на больничном;
• поездка выпадает на его официальный выходной.

В отпуске работник вправе сам решить, ехать в командировку или нет. Отпуск нужно перенести или отменить совсем и сделать перерасчет. Если же сотрудник поедет в командировку во время больничного, это будет считаться нарушением режима, и он может потерять выплаты по больничному.

Кого нельзя отправить в командировку

Существуют категории работников, которых запрещено направлять в командировки. Или для таких сотрудников есть существенные ограничения, например:

• Беременные женщины. Беременных нельзя отправлять в командировку: ст. 259 ТК защищает их права.
• Несовершеннолетние сотрудники. Согласно ст.  203 ТК, можно отправлять в командировку только спортсменов и творческих работников.
• Работники по ученическому договору. Такие сотрудники могут поехать только учебную командировку (ст. 203 ТК), в обычную их отправить нельзя. 
• Инвалиды. Лица с ограниченными возможностями могут отправиться в командировку, только если это не противоречит их программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).

Письменное согласие обязательно для:

• женщин с детьми до 3 лет;
• единственных родителей (или опекунов) детей до 14 лет;
• родителей ребенка-инвалида;
• одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй работает вахтовым методом;
• многодетных родителей (3+ детей до 18 лет), если младшему не исполнилось 14;
• сотрудников, ухаживающих за родственниками;
• кандидатов в депутаты в период выборов.

Пример бланка на согласование командировки:

Командировка иностранных сотрудников

Для иностранцев действуют особые правила, которые зависят от их профессии, должности и статуса пребывания в РФ.

Патент или разрешение на работу

Иностранец, въехавший в Россию без визы, может трудиться только по патенту. Для въезжающих по визе оформляется разрешение на работу.

В обоих случаях действует ограничение по территории: иностранец вправе работать исключительно в том субъекте РФ, где ему выдали патент или разрешение. Если работодатель хочет, чтобы сотрудник работал в нескольких регионах, придется получать отдельный патент для каждого из них. Причем срок действия дополнительного патента не может превышать срок основного.

Работники с разрешением на работу

Иностранцы с разрешением на работу могут:

• отправиться в командировку на срок до 10 календарных дней за весь период действия разрешения;
• либо на срок до 60 дней, если в трудовом договоре закреплен разъездной характер работы.

Однако есть ограничение: должность работника должна входить в перечень профессий из п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н. Примеры должностей:

• рабочие специальности (каменщик, машинист, механик и др.);
• творческие профессии (артист, ведущий программ, аккомпаниатор);
• руководящие должности (руководители учреждений, функциональных и специализированных служб).

Временно проживающие иностранцы

Если иностранец имеет статус временно проживающего, он обязан трудиться только в том регионе, где получил разрешение. Оформление командировки допускаются только для:

• представителей рабочих и творческих профессий,
• руководителей.

Полный список приведен в п. 2 Приложения к приказу № 564н.

Ограничения по срокам:

• не более 40 календарных дней за весь период действия разрешения;
• до 90 календарных дней, если работа имеет разъездной характер.

Высококвалифицированные специалисты

Для иностранных работников со статусом высококвалифицированного специалиста и видом на жительство командировки не ограничены ни по профессиям, ни по должностям.

Но если у такого сотрудника есть лишь разрешение на работу или временное проживание, действует ограничение — не более 30 календарных дней в году.
Если же в трудовом договоре закреплен разъездной характер работы, срок командировок становится неограниченным.

Граждане ЕАЭС

Для граждан стран ЕАЭС, постоянно проживающих и работающих в России, установлен такой же порядок служебных командировок, как и для российских граждан. Ограничений по срокам у них нет.

Срок командировки

Срок служебной командировки — это период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет работодатель. 

Руководитель устанавливает конечную дату командировки до начала поездки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия – рассчитать авансовые суммы перед командировкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.

Согласование командировки и заявление на выплату аванса

Хотя закон не требует согласования командировки, компании часто используют служебные записки. В этом документе указываются:

• данные сотрудника;
• сроки поездки;
• предполагаемые расходы.

После утверждения составляется заявление на аванс. В сумму включают:

• расходы на жилье;
• транспортные затраты;
• питание;
• суточные.

Пример служебной записки:

Размер суточных определяет работодатель. По НК РФ не облагаются налогом только:

• 700 руб. в день в поездках по РФ;
• 2500 руб. в день (эквивалент в валюте) в поездках за границей.

Пример: если сотруднику выдали 1500 руб. в день на 4 дня (6000 руб.), то необлагаемая сумма составит 2800 руб. (4 × 700). С оставшейся разницы удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Приказ о командировке

С 2013 года унифицированные формы не обязательны, компания вправе использовать собственный бланк, утвержденный в учетной политике.

Приказ должен содержать:

• Ф. И. О. и должность сотрудника, который отправляется в командировку;
• место и срок поездки;
• цель командировки;
• источник финансирования расходов.

Допустимо применять формы:

• Т-9 – для одного сотрудника;
• Т-9а – для группы.

Служебные задания и командировочные удостоверения больше не обязательны (Постановление Правительства № 1595), но компании могут использовать их по своему усмотрению.

Важно: если сотрудник будет в пути в выходной/праздничный день или, находясь в командировке, занят работой (если это не предусмотрено его графиком), сотрудник должен подписать письменное согласие на работу в выходной, а работодатель – издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник сотрудник отдыхает, эти документы не нужны.

Бронирование билетов и жилья

Компании сами определяют порядок бронирования билетов и жилья. Возможные варианты:

• централизованная покупка билетов и бронирование гостиницы кадровым отделом;
• самостоятельная организация поездки сотрудником за счет аванса;
• использование личного или служебного транспорта (в таком случае нужны путевые листы и чеки на топливо).

Суточные выплаты

Что важно знать о суточных:

• выплачиваются авансом;
• не положены при однодневной командировке в пределах РФ;
• при однодневной командировке за границу выплачиваются в размере 50% от нормы (п. 11 и п. 20 постановления № 749).

Размер суточных компания устанавливает самостоятельно, закрепив эту сумму в положении о командировках или коллективном договоре.

Обратите внимание: если место командировки недалеко от фактического места проживания сотрудника, то есть он может каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются.

Отчет о командировке

После возвращения из командировки у сотрудника есть 3 дня, чтобы отчитаться о поездке:

• предоставить чеки, билеты, договоры на проживание;
• заполнить авансовый отчет;
• вернуть остаток средств или подтвердить перерасход.

Если документы утеряны, оформляется служебная записка, но работодатель вправе отказать в компенсации. После того как сотрудники бухгалтерии получат все документы и все проверят, они оформят перерасчет.

Особые правила для ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

Для следующих категорий сотрудников разработаны Правила командирования на данных территориях:

• для работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам; 
• работников других организаций, участвующих в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.

Для работников, командированных в указанные регионы, действуют специальные гарантии (Постановление Правительства № 1915):

• удвоенный средний заработок;
• суточные в размере 8480 руб.;
• возмещение дополнительных расходов по безотчетным суммам.

Итоги

В 2025 году оформление командировок остается обязательным условием для правильного учета затрат и защиты прав работников. Работодателю важно:

• учитывать ограничения по категориям сотрудников;
• корректно оформлять приказ и аванс;
• соблюдать налоговые правила при выплате суточных;
• вовремя принимать отчетные документы.

Оформить приказ, а также необходимые документы для командировки, пользователи могут в программе «1С:Зарплата и управление персоналом». Чтобы протестировать решение на своих данных, обращайтесь к нам:

• оставьте заявку на сайте;
• или позвоните по номеру, указанному ниже; 
• или напишите в WhatsApp.

Наши эксперты ответят на вопросы и предоставят 14 дней работы в 1С бесплатно.