Как оформить отпуск в 1С: пошаговая инструкция

Правила предоставления ежегодного отпуска

Сотрудникам отпуск предоставляется ежегодно с сохранением должности и среднего заработка (ст. 114, 120 ТК РФ). Отпуск в 1С оформляется в соответствии со всеми требованиями ТК РФ. Право на отдых появляется через 6 месяцев после начала работы. До этого срока отпуск обязаны предоставить:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
• работникам младше 18 лет;
• сотрудникам, усыновившим детей до трех месяцев;
• в иных случаях, установленных федеральными законами.

Остальные сотрудники могут взять оплачиваемый отпуск по согласованию с работодателем. Далее ежегодный отдых предоставляется в соответствии с графиком (абз. 8 ст. 122 ТК РФ).

Когда отпуск можно продлить или перенести

Ежегодный отпуск можно продлить или перенести в случаях, предусмотренных в ст. 124 ТК РФ:

• временная нетрудоспособность работника;
• исполнение государственных обязанностей в период отпуска;
• отсутствие уведомления об отпуске или несвоевременная выплата отпускных;
• производственная необходимость (с переносом не позже, чем до следующего года);
• иные основания, закрепленные законодательством и локальными актами.

Продление или перенос оформляется с учетом пожеланий сотрудника (ст. 124 ТК РФ). Автоматическое продление после больничного допустимо, если работник не выразил иного желания.

Ограничения по предоставлению отпуска

Непредставление ежегодного отпуска запрещено:

• в течение двух лет подряд;
• сотрудникам до 18 лет;
• работникам, занятым на вредных и опасных производствах.

Продолжительность отпуска рассчитывается в календарных днях. Если на период отдыха выпадают праздничные дни, отпуск продлевается на соответствующее количество дней (ст. 120 ТК РФ).

Правила расчета отпускных

Сумма отпускных определяется исходя из среднего заработка (Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540).

Как определяется средний заработок

Средний заработок берется за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. В расчет включаются фактически начисленные выплаты и фактически отработанное время (ст. 139 ТК РФ).

Средний дневной заработок = выплаты, учитываемые в расчетном периоде / 12 месяцев / 29,3

Сумма отпускных = средний дневной заработок * количество дней отпуска

Если во время отпуска изменился МРОТ, нужно проверить, чтобы средний месячный заработок не был меньше федерального МРОТ (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540).

Средний месячный заработок = средний дневной заработок * 29,3

Корректировка среднего заработка

Средний заработок подлежит корректировке в случаях:

• Повышение федерального МРОТ, если средний дневной заработок оказался ниже его уровня (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Сумма отпускных из МРОТ = МРОТ / кол-во дней в месяце отпуска * кол-во дней в отпуске

• Повышение окладов в организации, филиале или подразделении (п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540).
• Изменения выплат в расчетном периоде — корректируются учитываемые суммы.
• Изменения между расчетным периодом и отпуском — пересчитывается месячный средний заработок.
• Повышения, возникшие в период отпуска — корректируется средний заработок за период с момента изменения.

Как начислить отпуск в «1С:Бухгалтерия»

Предположим, сотрудник, Алексей Иванов, работает в организации с 10 октября 2024 года. Он подал заявление на оплачиваемый отпуск с 1 по 14 августа 2025 года (14 календарных дней).

Чтобы оформить отпуск в 1С, на главной странице перейдите в раздел Зарплата и кадры, выберите подраздел Зарплата, откройте пункт Все начисления.

Нажмите на кнопку Создать и выберите документ Отпуск.

Как заполнить документ «Отпуск» в «1С:Бухгалтерия»  

В открывшейся форме укажите:

• сотрудника, который уходит в отпуск;
• период отпуска, указанный в заявлении. 

Проверьте основание отпуска. В нашем примере это заявление на отпуск.

Программа автоматически рассчитывает:

• период отпуска,
• сумму среднего заработка,
• начисленные отпускные.

При необходимости откройте детализацию по каждому начислению и проверьте алгоритм расчета. Если есть неточности, то вы можете отредактировать данные вручную.

После проведения документа система формирует проводки. В нашем примере отпуск отражается по 26 счету. Если в карточке сотрудника в «Способе учета зарплаты» используется другой счет, проводки будут сформированы в соответствии с этим параметром.

Чтобы распечатать приказ на отпуск по форме Т-6 в «1С:Бухгалтерия», нажмите кнопку Печать и выберите нужный шаблон.

Если у вас остались вопросы по теме статьи или вам нужна консультация, как начислять и выплачивать отпускные в программе «1С:Бухгалтерия» или «1С:Зарплата и управление персоналом», обращайтесь к нам:

• оставьте заявку на сайте;
• или позвоните по номеру, указанному ниже; 
• или напишите в WhatsApp.

Наши эксперты ответят на вопросы и предоставят 14 дней работы в 1С бесплатно.