Как заполнить уведомление для Роскомнадзора: ответы на частые вопросы

Какой регион по обработке персональных данных указать, если сотрудники и контрагенты работают по всей стране?

Рекомендуем указать все субъекты Российской Федерации. Даже если вы работаете в одном регионе, но ваши контрагенты или сотрудники находятся, например, в Москве и Санкт-Петербурге, ограничиваться только своим регионом не стоит. Сегодня у вас поставщик в СПб, а завтра — в Вологде, вы выигрываете тендер в Смоленской области… В результате придется вносить изменения в уведомление. Учитывайте специфику работы своей компании, чтобы избежать лишней бюрократии и не вносить постоянно изменения в уведомления.

Мы работаем только с юрлицами, клиенты-физлица отсутствуют. В компании один директор (он же учредитель), зачем подавать уведомление?

Даже если у вас только один сотрудник — директор, и он же учредитель, — его персональные данные уже обрабатываются: это паспорт, СНИЛС, и другие сведения, которые хранятся в 1С или используются при начислении зарплаты и сдаче отчетности. 

При работе с юрлицами вы, например, запрашиваете паспортные данные у представителя контрагента. Это тоже обработка персональных данных. Поэтому уведомление подавать обязательно.

Какие именно действия с персональными данными нужно указывать при заполнении уведомления?

Стандартный перечень — это сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление), использование, передача, уничтожение данных. Эти действия совершаются с данными сотрудников или контрагентов практически в каждой организации, у индивидуальных предпринимателей или самозанятых. Остальные действия зависят от специфики вашей деятельности.

Что указать в разделе «Использование шифровальных (криптографических) средств»?

Если вы используете электронные подписи (например, для отчетности), это обязательно нужно отразить. В уведомлении указывается класс применяемых СКЗИ (средств криптографической защиты информации).

Увидит ли их кто-то контактные данные ответственного лица, кроме РКН?

Да, увидит. Как отмечают пользователи, данные из уведомления могут быть в открытом доступе, включая номер телефона и email. По ИНН можно найти компанию, где отображаются и юридический адрес, и контактные данные руководителя. Поэтому используйте корпоративные контакты, а не личный номер директора.

Не получается подписать уведомление на сайте РКН: система не видит электронную подпись. Что делать?

Такие случаи нередки. Сначала сохраните черновик формы (кнопка «Сохранить черновик» внизу страницы), чтобы не заполнять ее еще раз. Затем попробуйте открыть форму в другом браузере, например, в Яндекс.Браузере. Проверьте установлены ли плагины для ЭЦП и используете ли вы нужный ключ.

Сколько времени занимает регистрация компании в реестре операторов персональных данных?

Время ожидания сильно варьируется. Кто-то получает подтверждение уже через час-два, другие ждут от 10 дней до месяца. Это зависит от загрузки системы РКН.

Подсказка: проверить статус отправленного уведомления можно на официальном сайте РКН, а наличие вашей организации в реестре по ИНН — здесь.

Уведомление подано. Нужно ли сделать еще что-то?

Да, подача уведомления — лишь первый этап. В некоторые компании Роскомнадзор уже приходил с профилактическими визитами и проверял, соблюдаются ли требования по обработке персональных данных, особенно по работникам.

Повышение штрафов — сигнал к тому, что проверки станут регулярными. Поэтому нужно не только подать уведомление, но и обеспечить документальное соблюдение правил.

Как получить консультацию

Если у вас остались вопросы по теме статьи или нужна консультация по продуктам 1С, обращайтесь к нашим экспертам. Позвоните или напишите по номеру +7 (909) 282-51-60. Мы ответим на ваши вопросы и предложим решения 1С для вашего бизнеса.