22 дек. 2014  9732

Возможности «1С:Документооборот 8» по учету рабочего времени сотрудников

инструкция
Александр Щукарев

Александр Щукарев

заместитель директора направления 1С

~ 5 мин на чтение
Нет времени читать?

отправить на почту

Как правило, организации, которые приобрели программу «1С:Документооборот 8», в первую очередь автоматизируют входящую, исходящую корреспонденцию. Со временем организуют работу с внутренними документами (приказами, распоряжениями, договорами и т.д.), осваивают и видят преимущества использования бизнес-процессов (ознакомление, поручение, исполнение и т. д.). Также могут эффективно пользоваться «Номенклатурой дел», шаблонами документов, переадресацией и многими другими возможностями.

Здесь же я хотел поговорить о такой возможности «1С:Документооборот 8», как учет рабочего времени, о которой как правило забывают. Система не претендует на роль «тотального контроля» за рабочим временем сотрудника, но представляет собой простой и эффективный инструмент для руководителя, который позволит проанализировать затраты рабочего времени в разрезе видов работ.

Контроль рабочего времени – это, по сути, еще одна из форм контроля исполнительской дисциплины в организации с помощью данной программы.

Но обо всем по порядку.

Для учета затрат рабочего времени сотрудники должны самостоятельно заполнять ежедневные отчеты о проделанной работе. К сожалению, от этого никуда не уйти, руководству необходимо это контролировать. Это «база», без которой проанализировать ничего не удастся. Поэтому на это положение рекомендую обращать особое внимание. Как правило, после первоначального контроля за заполнением отчетов, работники втягиваются и в дальнейшем заполняют их без напоминаний (тем более, в программе это можно сделать очень быстро, если сотрудник выполняет одни и те же виды работ).

Теперь техническая сторона. Представьте, что я вас убедил и вы решили использовать данную функциональность. Вы открываете программу и… не видите данной подсистемы.

Не пугайтесь, ситуацию очень просто исправить. Использование ежедневных отчетов включается в настройках программы.

Просто на закладке «Проекты и трудозатраты» вам необходимо поставить галочку – «Использовать ежедневные отчеты». Да, и не забудьте проставить «основную единицу длительности» (обычно выбирается «час»), в которых вы будете это все «измерять», и единицу трудозатрат (обычно – «чел./час.»).

Это делается «Под администратором» один раз, и больше вы об этом не вспоминаете. В результате у вас на панели разделов появится данная подсистема

Зайдем в раздел и посмотрим, чем мы там можем пользоваться.

На панели навигации (она находится слева от основного окна) мы видим название документов и справочников, которые вам, по мнению разработчиков, могут понадобиться. На рисунке самая первая строчка – «Мои ежедневные отчеты», нажав на которую, мы видим в окне список отчетов, которые заполнил данный сотрудник. Откроем любой из отчетов и посмотрим, что же там есть.

В основной форме указывается, за какой день мы составляем отчет, начало, окончание и продолжительность рабочего дня. В табличной части – список выполненных работ за текущий день и их продолжительность. Внизу (в так называемом «подвале») находится общее отработанное время, и примечание (если продолжительность работ не совпадает с продолжительностью рабочего дня – пометки «осталось…» или «превышено…»).

Слева находится подробная инструкция, как заполнить отчет. Если вы заполняете отчет впервые, можете пользоваться данной инструкцией.
Со временем, чтобы она вас «не раздражала», можете ее убрать.

Итак, для создания нового отчета нажимаем команду «Создать», которая находится на панели инструментов, или в меню «Все действия» – «Создать». Если же вам надоело пользоваться мышкой, просто нажмите на клавиатуре «Ins», эффект будет тот же самый – у вас на экране появится форма для заполнения отчета, которую надо заполнить.

В форме по умолчанию уже проставлен сегодняшний день, начало и окончание рабочего дня, его продолжительность и даже ваша фамилия (если вдруг забыли). Вам останется только заполнить табличную часть, указав выполненные работы, их длительность и вид. Для добавления работ в табличную часть, на мой взгляд, удобнее использовать кнопку «Подобрать работы» (она в отличие от «Добавить работу» позволяет сразу ввести несколько).

Еще один из способов быстро заполнить ежедневный отчет (так сказать, для тех, кому «очень не хватает времени») – это выделив похожий отчет из списка и нажав кнопку «Копировать» (для «любителей клавиатуры» – F9). Останется только подкорректировать, и отчет готов. На следующем рисунке видно, что и как, в самом низу выделен фрагмент, где программа показывает превышение рабочего времени (я об этом писал выше).

В нашем случае мы изучаем ежедневные отчеты на примере пользователя Федорова, директора «демоорганизации». Мы выбрали его, чтоб показать еще одну особенность подсистемы, которая заключается в том, что руководители могут посмотреть ежедневные отчеты своих подчиненных. Красным отображаются отчеты, в которых суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня.

Чтобы открыть – нужно «щелкнуть» мышкой на нужный отчет, см. Рис. 11.

Важную роль в заполнении ежедневных отчетов играет справочник «Виды работ». Справочник ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени. Т.е., возвращаясь к табличной части ежедневного отчета, если в колонке «Содержание работ» сотрудник может указать любое название, то в колонке «Виды работ» он может только выбрать значение из одноименного справочника.

Следующие команды – «Мои трудозатраты» и «Трудозатраты подчиненных» – что это такое и с чем его едят? Работая с письмами, документами, участвуя в совещаниях и т. д., вы можете создать запись о фактических трудозатратах, например, сколько времени потребовалось на составление письма или на разработку документа.

Если вы руководитель, вы также можете посмотреть трудозатраты подчиненных…

Записи о фактических трудозатратах и используются для учета рабочего времени.

По поводу инструкций мы с вами уже говорили выше, здесь вы можете получить доступ к другим инструкциям, но это уже не относится к учету рабочего времени. При желании можно найти нашу инструкцию…

Ну вот, мы наконец-то и добрались до «самого сладкого» системы учета рабочего времени – до отчетов. Вся эта «обязательность заполнения» нужна в общем-то для одной цели – формирование правильных, отражающих реальное положение дел ОТЧЕТОВ. 

Выбрав необходимый отчет, необходимо установить период, за который вы хотите получить данные. По умолчанию запускается отчет «Затраты по видам работ», где можно посмотреть итоговую информацию о затратах рабочего времени по видам работ, с учетом подразделения, увидеть самые затратные виды работ.

Для того чтобы получить отчеты по другим показателям, нужно просто нажать кнопку, которая находится вверху слева, – «Выбрать вариант».

Устанавливая различные отборы, легко получить уточняющую информацию То же справедливо и в отношении остальных отчетов.

Также есть отчеты не только в виде таблиц, но и более наглядныые.

Итак, подведем итоги:

Во-первых, эта информация для тех, кто уже пользуется документооборотом, но у кого не дошли руки до системы учета рабочего времени. В данной статье описано, как это сделать и что для этого нужно.

Во-вторых, поймете для чего это нужно. Какие возможности для анализа у вас уже есть, а вы этим не пользуетесь. В частности система позволит руководству:

  • более равномерно распределить работу между сотрудниками;
  • знать, чем в данный момент занят сотрудник;
  • контролировать, как обстоят дела по решению того или иного вопроса, по проекту и т.д.

В-третьих, посмотреть переработку сотрудников в рабочие или выходные дни.

0 комментариев

Спасибо за оставленный Вами комментарий!

Вам может быть интересно

Что такое управленческий учет и зачем он нужен | Статья Lad

обзор 27 сент. 2022  233

Что такое управленческий учет и зачем он нужен

Читайте, в каких ситуациях необходим управленческий учет, чем он отличается от бухгалтерского и зачем бизнесу его внедрять

Учет ГСМ: на что обратить внимание в 2022 году | Статья Lad

обзор 20 сент. 2022  594

Учет ГСМ: на что обратить внимание в 2022 году

Читайте, как корректно вести учет топлива и составлять путевой лист в соответствии с требованиями законодательства

Сроки подачи уведомления об обработке персданных в 2022 году | Статья Lad

обзор 13 сент. 2022  900

Сроки подачи уведомления об обработке персданных в 2022 году

Роскомнадзор дал разъяснения для операторов персональных данных. Читайте подробнее в нашем материале

Как правильно хранить счета-фактуры | Статья Lad

обзор 06 сент. 2022  534

Как правильно хранить счета-фактуры

Читайте, как корректно организовать хранение и архивирование счетов-фактур в бумажном и электронном виде

Как начислять амортизацию в 2022 году | Статья Lad

обзор 30 авг. 2022  354

Как начислять амортизацию в 2022 году

Амортизацию в бухучете применяют, чтобы корректно учесть в расходах суммы активов. Расскажем, на что обратить внимание

Изменения для бюджетных учреждений в 2022 году | Статья Lad

обзор 23 авг. 2022  150

Изменения для бюджетных учреждений в 2022 году

Рассказываем о самых важных новшествах для бухгалтеров и других работников бюджетных организаций за весну и лето 2022 года

вернуться в блог

Подпишитесь, чтобы быть в курсе
последних новостей

Раз в неделю и только по делу

подписаться
Подобрать выгодный тариф!
Свяжитесь с нами
Написать в Jivo Chat
Связаться в WhatsApp
Выберите удобный способ коммуникаций через WhatsApp
У меня есть приложение на компьютере перейти
Перейти в приложение WhatsApp на телефоне перейти
Отсканируйте QR-код камерой смартфона