1С:Распознавание документов - возможности сервиса

Главное меню 1С:Распознавание Документов

В главном меню решения 1С после установки сервиса «1С:Распознавание Документов» появится новый одноименный раздел.

В пункте «Задачи для распознавания» вы найдете все необходимые функции для загрузки сканов и работы с сервисом. А в подразделе «Обзор распознавания документов» — подробную инструкцию.

Загрузка документов для распознования

Добавление файлов

Чтобы загрузить документ в сервис «1С:Распознавание Документов», нажмите на кнопку «Добавить файлы».

В открывшейся форме выберите команду «Добавить»

Появится диалоговое окно загрузки файлов. Выберите нужный скан документа и нажмите «Открыть». Файлы также можно перетащить с помощью мыши в список загрузки.

Файл появится в списке документов для загрузки.

В случае распознавания многостраничных  документов, которые состоят из нескольких изображений, необходимо выстроить их в нужной последовательности с помощью кнопок навигации. Подробные инструкции можно найти на вкладке «Справка».

Когда вы добавите нужные файлы, выберите команду «Распознать».

Процесс загрузки скана может занять некоторое время: все зависит от скорости интернет-соединения. 

Задачи в обработке

После загрузки в таблице появится строка с файлом, который сейчас обрабатывается. Статус документа будет указан «В обработке».

Распознанные документы

Когда процесс распознавания завершится, строка с файлом исчезнет, а вместо нее появятся отдельные строки для каждого найденного в файле документа. Если в файле содержались сканы двух документов, в таблице отобразятся две строки.

У каждого успешно извлеченного документа будет указан статус «Распознан» и установлена соответствующая иконка

Обработка документа

На данном этапе распознанные документы еще не являются полноценными 1С-документами. Они представлены прототипами, которые можно редактировать или менять их тип. Давайте посмотрим, как это сделать.

Открытие распознанного документа

Дважды щелкните мышью по строке с документом, чтобы открыть его структуру.

Структура формы документа:

1. В правой верхней части формы расположена масштабируемая область просмотра изображения.
2. В левой верхней части формы находятся распознанные данные из шапки документа.
3. Внизу отображаются распознанные данные из табличной части документа.

При клике на поле в шапке или таблице, соответствующая область изображения будет выделена красной рамкой.

Если скан распознан с ошибками, потребуется внести корректировки, прежде чем добавлять его в базу 1С.

Создание контрагента

Если система не находит контрагента в базе, его можно создать прямо из формы документа. Для этого нажмите на поле «Контрагент» и выберите пункт «Создать».

Откроется форма создания контрагента, где данные автоматически заполнятся на основе распознанного документа. Проверьте правильность данных и нажмите «Создать».

Проверьте, что все реквизиты заполнены корректно и нажмите на кнопку «Создать».

Если подключен сервис 1С:Контрагент, его можно использовать для заполнения реквизитов.

Контрагент успешно создан и добавлен в документ.

Если контрагент новый, создайте для него договор.

Проверка числовых данных

Обратите внимание на красные ячейки с некорректными данными. Программа выдает ошибку, потому что сумма по строке введена с ошибкой. 

Введите правильные значения, и система автоматически исправит ошибку.

Удаление лишних строк

Ненужные строки можно легко удалить с помощью клавиши Delete или через контекстное меню.

В любой момент вы можете добавить новую строку с помощью команды «Добавить» или поменять расположение строк с помощью синих стрелок.

Обработка неуверенно распознанных данных

Если сервис сомневается в выборе номенклатуры, то такая позиция номенклатуры подсвечивается красным цветом.

Подтвердите его предположения: выберите нужную номенклатуру.

Создание новой номенклатуры

При необходимости можно создать новые позиции номенклатуры по отдельности или массово, перейдя на вкладку «Групповое создание нераспознанной номенклатуры».

Проверьте данные, заполните вид номенклатуры и нажмите на кнопку «Создать».

Для группового создания нераспознанной номенклатуры перейдите на одноименную вкладку.

Выберите строки для создания номенклатуры и задайте общие значения для них. Для этого выделите строки, зажав клавишу Shift. Если нужно выделить несколько строк по одной, используйте клавишу Ctrl. Чтобы выделить все строки, нажмите сочетание команд Ctrl+A.

Установите значения в панели справа.

После того как вы заполните все поля, выберите команду «Установить значения».

Позиции готовы к заполнению. Выберите команду «Создать выделенные позиции».

Теперь все позиции готовы к использованию, и они появятся в табличной части документа.

Аналогично создаются оставшиеся позиции.

Создание 1С-документа

Теперь вы можете создать 1С-документ. Для этого нажмите на кнопку «Создать документ» и выберите соответствующий тип документа.

После того как документ будет готов, система автоматически откроет следующий документ для обработки. 

Обработанные документы

Отображение обработанных документов

После создания документ исчезнет из списка активных задач, так как его статус изменится на «Обработанный». Чтобы увидеть такие документы, активируйте соответствующий фильтр.

Переход к созданному документу

Вы всегда можете найти созданный документ через ссылку в списке. 

Также исходные изображения доступны во вкладке «Прикрепленные файлы» на форме документа.

Документы, созданные из тех, которые отображены в списке (с учетом текущих фильтров), можно посмотреть здесь.

Миниатюры

Чтобы посмотреть миниатюры изображения документов, на основе которых сформирован каждый документ, нажмите на выделенную кнопку. 

Обработка нераспознанного документа

Иногда система может не распознать файл. В таком случае удалите документ или отметьте как обработанный. Эти действия можно выполнить сразу для нескольких документов. Рассмотрим каждую команду подробнее.

Удаление

Для этого используйте команду «Пометить на удаление».

Чтобы увидеть файлы, помеченные на удаление, выберите одноименный фильтр.

Вы в любой момент можете убрать пометку на удаление, и документ вернется в исходный статус.

Перевод в статус «Обработан»

Для лишних документов можно установить статус «В отработанные».

Обратите внимание: помечать на удаление и добавлять в группу «Отработанные» можно как одну строку, так и несколько. 

Форма нераспознанного файла

Например, если картинка размытая, сервис не сможет определить его тип (пример на скриншоте).

В таком случае документ можно внести вручную, так как он небольшой. 

Назначение типа документа

Выберите тип документа.

Выберите команду «Записать».

Заполнение значений

Заполните значения, используя картинку в качестве подсказки.

Создание документа

Создайте документ в 1С.

В программе у нераспознанного документа появился статус «Обработан»

Если вам нужна консультация по работе с сервисом «1С:Распознавание документов», обращайтесь к нашим специалистам. Позвоните нам по телефону +7 (909) 28-25-160 или напишите в WhatsApp или Viber по номеру +7 (909) 28-25-160. Мы всегда на связи и ответим на ваши вопросы.