Нюансы учета расходов на участие в выставках и ярмарках

В гл. 25 НК РФ расходы на участие в выставках, ярмарках и экспозициях отнесены к рекламным (пп. 28 п. 1 и п. 4 ст. 264 НК РФ).

В Налоговом кодексе и в нормативных документах не разъяснено, какие конкретно затраты, связанные с участием в таких мероприятиях, организация вправе признать при расчете налога на прибыль.

Организация самостоятельно определяет перечень расходов на участие в выставках. Это согласуется с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в определениях от 16.12.2008 №1072-О-О.

Арбитражная практика разрешает включать в состав рекламных расходов при расчете налога на прибыль следующие затраты, связанные с участием в выставках:

– вступительный взнос за участие в мероприятии;

– арендная плата за пользование выставочным помещением или оборудованием;

– плата устроителю выставки или сторонней организации за обеспечение охраны и безопасности на мероприятии, электроэнергию, отопление и т.п.;

– затраты на изготовление или приобретение стендов, витрин, стеллажей, прилавков и прочего выставочного оборудования, расходы на их перевозку, монтаж и демонтаж;

– расходы на приобретение форменной одежды и обуви для участников мероприятия;

– стоимость изготовления сувениров, подарков и призов, раздаваемых или разыгрываемых на выставке;

– стоимость выставочных образцов, пробников, продуктов для дегустации и т.п.;

– расходы на рекламу в СМИ и Интернете (реклама, размещаемая участником);

– стоимость изготовления буклетов, каталогов, проспектов и иной рекламной продукции, предназначенной для распространения среди посетителей выставки;

– командировочные расходы сотрудников, принимающих участие в выставке, если она проходит в другом городе;

– расходы на организацию и проведение дополнительных мероприятий во время выставки, например, розыгрыша призов, конкурса, круглого стола или пресс-конференции руководителя компании, включая приглашение профессиональных ведущих, артистов и др.

Таким образом, чтобы уменьшить риск претензий налоговиков, организации целесообразно утвердить смету расходов на участие в выставке.

Не все расходы, связанные с участием в выставках, являются ненормируемыми.

Согласно абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ, некоторые из рекламных расходов можно учесть при расчете налога на прибыль, только в пределах норматива – в размере, не превышающем 1% выручки от реализации за соответствующий период

К ненормируемым расходам организации на рекламу в целях налогообложения прибыли организаций на основании п. 4 ст. 264 НК РФ относятся:

– расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и информационно-телекоммуникационные сети;

– расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;

– расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Нормируемыми расходами в соответствии со ст. 264 НК РФ являются расходы на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей этих призов во время проведения массовых рекламных кампаний, а также расходы на иные виды рекламы, не указанные выше, осуществленные налогоплательщиками в течение отчетного (налогового) периода. Для целей налогообложения нормируемые расходы признаются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ.

Стоимость стендов и витрин для выставки

Выставочные стенды, прилавки, витрины и иное аналогичное оборудование включается в состав амортизируемого имущества, если первоначальная стоимость таких объектов превышает 40 тыс. руб. за единицу и срок полезного использования составляет более 12 мес.

Причем суммы ежемесячной амортизации, по мнению и Минфина России, и судов, должны отражаться в составе рекламных расходов (Письма от 14.12.2011 №03-03-06/1/821, Постановление ФАС Центрального округа от 05.07.2006 по делу №А68-АП-4/11-05).

Существует ряд судебных актов, в которых суды разрешили единовременно признать в расходах стоимость дорогостоящего выставочного оборудования даже при условии, что срок его полезного использования превышал 12 месяцев (Постановления ФАС Уральского от 21.07.2010 №Ф09-4631/10-С2 и от 30.01.2008 №Ф09-57/08-С3, Поволжского от 01.07.2008 по делу №А57-10917/07 и Северо-Западного от 12.03.2008 по делу №А21-3735/2006 округов).

Таким образом, затраты на приобретение или изготовление стендов, витрин, стеллажей, прилавков и прочего выставочного оборудования можно с равными основаниями отнести к нескольким группам расходов. Организация вправе самостоятельно определить, как именно он будет учитывать такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ). Сделанный выбор целесообразно закрепить в учетной политике для целей налогообложения.

Расходы на приобретение форменной одежды для участников

Если организация приобретает форменную одежду именно для участия работников в выставке, что подтверждается сметой на это мероприятие, то она вправе признать стоимость униформы в составе расходов на участие в выставке, то есть учесть их как рекламные расходы (нормируемые). (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 №А43-1729/2004-32-152).

Минфин России предлагает расходы на покупку для работников форменной одежды и обуви отражать:

– как материальные расходы на приобретение иного имущества, не являющегося амортизируемым, если форменная одежда и обувь передаются работникам во временное пользование и не переходят в их собственность (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ);

– в составе расходов на оплату труда, если униформа остается в личном постоянном пользовании сотрудников (п. 5 ст. 255 НК РФ). (Письмо от 05.07.2011 №03-03-06/2/109).

В этих случаях их можно признать в расходах в полном объеме.

НДС по расходам на участие в выставке

НДС по нормируемым расходам на участие в выставке подлежит вычету в размере, пропорциональном установленному нормативу (Письма Минфина России от 13.03.2012 №03-07-11/68 и от 17.02.2011 №03-07-11/35).

Существует позиция Президиума ВАС РФ (Постановление от 06.07.2010 №2604/10) о том, что НДС по нормируемым расходам на участие в выставке организация вправе принять к вычету в полном объеме.

Начисление НДС на стоимость рекламной продукции, раздаваемой на выставке безвозмездно

Бесплатная раздача посетителям выставки рекламной продукции и сувениров, например, ручек, блокнотов, календарей, футболок, кружек, стаканов, мягких игрушек с нанесенным на них логотипом фирмы или товарным знаком, является безвозмездной реализацией. Ведь право собственности на них перешло к другому лицу (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Таким образом, указанная операция должна облагаться НДС (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, Письма Минфина России от 25.10.2010 №03-07-11/424, от 10.06.2010 №03-07-07/36 и от 14.04.2008 №03-07-11/144).

Существует обратная арбитражная практика, что раздачу на выставке рекламной продукции и сувениров нельзя приравнять к их безвозмездной реализации, следовательно, эта операция не должна облагаться НДС. Арбитражные суды подтверждают справедливость данного вывода (Постановления ФАС Московского от 23.03.2012 по делу №А40-47825/11-116-132, от 22.06.2009 №КА-А40/5426-09, от 26.02.2009 №КА-А40/727-09 и от 29.01.2008 №КА-А40/14801-07, Северо-Кавказского от 13.11.2006 № Ф08-5401/2006-2246А округов).

Согласно пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ существует льгота, предусмотренная для случаев передачи в рекламных целях товаров, расходы на приобретение или создание единицы которых не превышают 100 руб.

Компания, пользующаяся указанной льготой по НДС, должна вести раздельный учет операций, облагаемых и не облагаемых этим налогом (п. 4 ст. 149 НК РФ). Сумму «входного» налога организация должна будет включить в стоимость рекламной продукции (пп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ). Если компания уже успела принять к вычету НДС по указанной продукции, а только потом решила использовать ее в рекламных целях, налог ей придется восстановить.

Документальное оформление

Для подтверждения организацией обоснованности расходов на участие в выставке необходимы следующие документы:

– договор на оказание услуг (на участие в выставке) с приложением плана выставки;

– документ, подтверждающий факт регистрации организации в качестве участника выставки;

– программа проведения выставки;

– каталог участников выставки;

– отчеты сотрудников, принимавших участие в выставке, с приложением рекламных материалов, полученных ими в ходе выставки.

Необходимым условием для принятия данных расходов в целях налогообложения является прямая связь тематики выставки с деятельностью организации, а также наличие в рекламе информации о товарах (работах, услугах), реализуемых (выполняемых) организацией. Следует также получить от организатора выставки акт выполненных работ (оказанных услуг), содержащий перечень всех оказанных организации услуг.

Порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установлен Постановлением №749. В качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматриваются:

– командировочное удостоверение по установленной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 форме (форма №Т-10);

– документ о найме жилого помещения;

– подтверждение о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

– подтверждение иных расходов, связанных с командировкой.

Указанные документы должны быть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а если нет – содержать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Другие документы, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением №1 (приказ о направлении работника в командировку по формам №Т-9 и №Т-9а, служебное задание по форме №Т-10а), то их наличие и оформление определяются требованиями внутреннего документооборота организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

Наталья Агеева,

руководитель отдела бухгалтерского учета ООО «Аудит & право»,

тел. (831) 434-99-26