Электронная подпись и машиночитаемая доверенность: как оформить в 2025 году

Виды электронных подписей

Различают четыре вида электронных подписей:

• Простая ЭП (ПЭП)

Используется для базовой идентификации личности, например, при входе в электронную почту. Применяется для внутреннего документооборота компании или доступа к IT-сервисам.

• Усиленная неквалифицированная ЭП (НЭП)

Работает на базе криптографии. Содержит открытый и закрытый ключи, а также сертификат с данными владельца. Подходит для кадрового и контрактного документооборота, но ее применение ограничено, например между конкретными лицами или внутри определенной системы ЭДО. Для сдачи отчетности в государственные органы или участия в электронных торгах НЭП не подойдет.

• Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП)

Обладает юридической силой и выступает аналогом собственноручной подписи. УКЭП защищена криптографической системой шифрования. Сертификат УКЭП выдается исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами.

• Мобильная ЭП (МЭП)

Функционально идентична УКЭП, но хранится на мобильных устройствах, что упрощает работу.

Обратите внимание: УКЭП подходит для налоговой отчетности, регистрации изменений в ЕГРЮЛ, участия в госзакупках, работы с маркированными и прослеживаемыми товарами. Руководителю организации или ИП нельзя передавать свою УКЭП. Для сотрудников, выполняющих действия от имени компании, создается их собственная УКЭП и оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Машиночитаемая доверенность или МЧД: что это

Ранее УКЭП сотрудников включала сведения о работодателе. С 01.09.2024 года старые сертификаты утратили силу, и для выполнения задач от имени компании или ИП сотрудникам теперь нужна МЧД.

Машиночитаемая доверенность — это цифровая доверенность в формате XML, подписанная УКЭП доверителя (например, руководителя компании). Заверять такую доверенность у нотариуса не нужно, за исключением случаев передоверия.

Существует несколько форматов МЧД, в которых возможен выпуск доверенности:

• версия базовый формат 002;
• версия единый стандарт 003;
• собственный формат ФНС для отчетности — версии 5.01 (будет действовать до 25.02.2025) и 5.02.

Обратите внимание: ведомства могут использовать и собственные форматы.

Ключевые параметры МЧД:

• указывается срок действия, название и номер документа;
• вносятся данные доверителя (юрлицо, ИП или физлицо) и представителя;
• отражаются передаваемые полномочия и возможность передоверия;
• указывается подпись доверителя, которая подтверждает юридическую силу.

Где оформить МЧД

Оформить машиночитаемую доверенность можно через:

• Сервисы ФНС и СФР. Для сдачи отчетности и взаимодействия с этими органами;
• Госуслуги. Для подачи заявлений, жалоб и запросов;
• Специальные платформы. Для выпуска доверенностей, которые используются для нужд компании.

Оформление МЧД включает следующие этапы:

• выбор формата, и полномочий;
• заполнение реквизитов;
• подписание МЧД с помощью КЭП;
• отправка МЧД в реестр для хранения.

Как получить ПЭП и НЭП

• Простая ЭП автоматически создается при регистрации на порталах и в личных кабинетах. Однако она не имеет юридической силы, поэтому не подойдет, например, для заверения документов для государственных органов. 
• Усиленная неквалифицированная ЭП оформляется через аккредитованные удостоверяющие центры или специализированные сервисы, такие как LightDoc или Nopaper. Подходит для кадрового и внешнего документооборота.

Как получить УКЭП руководителю или ИП

Существует два способа получить УКЭП:

1. Через налоговую инспекцию. Для этого необходимо:

• Подать заявление через личный кабинет налогоплательщика.
• Собрать документы: паспорт, СНИЛС, документы, подтверждающие полномочия и сертифицированный токен (например, JaCarta или Рутокен). Токен — это защищенный USB флеш-накопитель, на котором записан сертификат.

Услуга записи УКЭП бесплатна, но токен и программы криптографии, такие как «КриптоПро CSP», приобретаются отдельно.

2. Через удостоверяющий центр (УЦ):

• Заявка оформляется онлайн. После оплаты руководитель проходит идентификацию в УЦ и получает токен с сертификатами.

Как получить ЭП для сотрудников с МЧД

Чтобы передать сотруднику, например, бухгалтеру, полномочия для сдачи отчетности в налоговую, необходимо оформить УКЭП физического лица и зарегистрировать МЧД. Для этого требуется:

1. Выпустить УКЭП для сотрудника через аккредитованный УЦ.
2. Создать МЧД через ФНС или УЦ.

Процедура оформления МЧД в ФНС:

• Сформируйте доверенность на сайте налоговой. Укажите срок действия и номер.
• Подпишите документ через криптографическую программу (например, «КриптоПро»).
• Загрузите подписанную доверенность обратно на сайт и отправьте в реестр для хранения.

Как получить консультацию по работе с ЭП или МЧД

Использование электронных подписей и машиночитаемых доверенностей упрощает документооборот в компании. Если у вас остались вопросы по теме статьи, задайте их нашим экспертам. Мы на связи по телефону +7 (909) 28-25-160 или в WhatsApp или Viber по номеру +7 (909) 28-25-160.