Электронный кадровый документооборот в 2023 году: зачем нужен и как внедрить

Что можно оформить электронно

• трудовые договоры,
• приказы на отпуск,
• распоряжения на командировку,
• уведомления,
• ряд иных.

Исключения — составляются на бумаге:

• трудовые книжки,
• акты о несчастных случаях,
• приказы об увольнении,
• подтверждение прохождения инструктажей по охране труда.

В чем плюсы КЭДО

1. Простота. Можно работать удаленно без большого отдела кадров.
2. Оперативность. Снижаются временные затраты на обработку каждого бланка по отдельности.
3. Прозрачность. Соблюдение всех сроков.
4. Безопасность. Риск утери архива исключен.

Как бизнесу перейти на КЭДО

1. Определить систему, заключить соглашение.
2. Уведомить работников и выдать каждому электронную подпись.
3. Зафиксировать новые правила в локальных актах.
4. Разработать план с датами.

Порядок подписания документов

Участникам понадобится ЭЦП, если ее еще нет. Применяются два типа: усиленная квалифицированная и неквалифицированная.

Эти варианты нужны для:

• трудовых договоров,
• соглашений о мат. ответственности,
• согласий на перевод,
• заявлений на увольнение,
• уведомлений об изменении условий труда.

В иных случаях сотрудники вправе использовать ПЭП.

Как оформить переход на КЭДО

Если вы решили внедрить кадровый ЭДО, это нужно прописать во внутренних документах.

Следует оформить:

• Локальный акт о КЭДО. Составьте самостоятельное положение или внесите правки в правила трудового распорядка. Обязательно укажите выбранный тип подписей, а также день окончательного перехода на цифровой формат.
• Уведомление сотрудников + их согласие. Ознакамливают письменно. При этом лицо вправе отказаться, тогда его документацию нужно продолжать вести в прежнем формате. Такого права нет у тех, кто оформляется в найм в первый раз после 21.12.2021.
• Соглашение с сотрудниками об использовании ЭП (если компания выбрала простую или неквалифицированную эл. подпись).

Как перевести кадровые документы в ЭДО

Прием на работу

Заявление, приказ о приеме и личную карточку Т-2 можно заверять любой ЭП. Для них нет специальных требований.

Трудовой договор, дополнения к нему всегда оформляют письменно и заверяют неквалифицированной или квалифицированной подписью. Это касается и удаленной работы.

Оформление отпусков

Для заявлений на отпуск с последующим увольнением понадобится квалифицированная или неквалифицированная ЭП. Для графика отпусков, уведомления / заявления о его начале и приказа таких требований нет.

Командировки

Эту документацию можно полностью переводить в «цифру». Форма составления свободная.

Оформление перевода и изменений условий труда

Согласно ТК эти формы подписываются только НЭП или КЭП.

Учет рабочего времени

Для табеля учета времени достаточно ПЭП.

Когда в организации есть графики сменности, она обязана ознакомить с ними работников: отметить день, время, Ф. И. О. сотрудника.

Больничные листы и социальные вычеты

Сейчас все листки нетрудоспособности создаются исключительно электронно.

Кроме того, есть возможность подать в цифровом виде и заявления на соцвычеты по НДФЛ (любая подпись).

Выдача зарплат

Если вы перешли на электронные расчетные листки, не забудьте прописать это в локальных актах.

При ознакомлении работников с приказом о премировании можно использовать любую ЭП.

Увольнение

Удаленщики могут подать электронное заявление на увольнение и подписать его НЭП или КЭП. Таким же образом заверяют приказ.

Для тех, кто трудится в офисе, обязателен бумажный приказ об увольнении.

Остались вопросы? Обращайтесь к нашим специалистам. Они подробно проконсультируют вас. Звоните по телефону +7 (909) 28-25-160 или свяжитесь с нами в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-160. Мы рады помочь.