График отпусков на 2025 год в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

Зачем нужно составлять график отпусков

График отпусков – обязательный документ, который регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков. При составлении графика отпусков учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Документ можно оформить по унифицированной форме № Т-7 или разработать собственный шаблон. Согласно правилам, график отпусков должен быть утвержден минимум за две недели до нового года. Зачем составлять график отпусков:

• эффективное планирование. Документ помогает избежать одновременного отсутствия большого числа сотрудников;
• право сотрудников на отпуск. Позволяет сотрудникам использовать отпускные дни по закону и внутренним правилам;
• рациональное распределение ресурсов. График отпусков помогает учитывать периоды пиковой загрузки;
• удобство для сотрудников. Позволяет планировать отпуск заранее.

Автоматизировать составление графиков отпусков и других кадровых документов можно с помощью решений 1С, например 1С:Зарплата и управление персоналом. Ведение учета в программе соответствует всем актуальным требованиям законодательства. Все изменения оперативно отслеживаются и добавляются в функционал программы посредством обновлений, которые фирма «1С» публикует регулярно.

Как составить график отпусков в 1С:ЗУП

Подготовка к работе

1. Убедитесь, что у вас есть необходимые права доступа в программу. Например, для работы с кадровыми документами и графиками отпусков вам понадобится роль Администратора. 

2. Запустите программу 1С:ЗУП. 

3. Откройте раздел «Кадры», выберите пункт «Графики, переносы отпусков». 

Создание графика отпусков в 1С:ЗУП

Нажмите на кнопку «Создать» и выберите пункт «График отпусков».

Укажите дату документа. Обратите внимание: вы можете загрузить в программу готовый график отпусков.

Заполнение графика отпусков

Чтобы заполнить график отпусков вручную, выберите команду «Добавить» или «Подбор» и добавьте нужных сотрудников.

Для каждого сотрудника укажите период отпуска. Период отпуска необходимо предварительно согласовать с руководителем подразделения и самим сотрудником.

Убедитесь, что периоды отпуска не пересекаются друг с другом у сотрудников одного подразделения. Утвердить график должен руководитель компании или уполномоченные лица.

Когда вы заполните график отпусков, выберите команды «Записать» и «Провести». Затем нажмите на кнопку «График отпусков», чтобы сформировать печатную форму документа.

Печать графика отпусков и информирование сотрудников

Распечатайте утвержденный график и ознакомьте с ним каждого сотрудника.

Учет изменений

Если в течение года график отпусков изменится, внесите соответствующие корректировки в документ «Отпуск» в 1С:ЗУП. Это можно сделать в графике отпусков. Выберите команду «Оформить перенос» рядом нужным графиком. 

С помощью команды «Добавить» укажите новый период и сохраните изменения.

Отслеживание исполнения графика

Регулярно проверяйте соблюдение графика отпусков и при необходимости обновляйте его. Напоминаем, что отсутствие утвержденного графика отпусков грозит организации штрафом: от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц и от 1000 до 5000 руб. для ИП.

Если у вас остались вопросы, как создать график отпусков в 1С:ЗУП, чтобы организовать работу в компании и поддержать мотивацию сотрудников, задайте их нашим экспертам:

• позвоните нам по телефону +7 (909) 28-25-160;
• напишите в WhatsApp или Viber по номеру +7 (909) 28-25-160.

Мы всегда на связи и ответим на ваши вопросы.