Настройка и подключение ЭДО в 1С:Бухгалтерия

Преимущества 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерия

1С-ЭДО — это сервис для обмена юридически значимыми электронными документами (счета-фактуры, акты, накладные, договоры, соглашения и другие) с контрагентами через Интернет.

По сравнению с бумажным документооборотом электронный формат дает ряд существенных преимуществ:

• значительно ускоряется процесс оформления и обработки документов;
• сокращаются сроки передачи документов контрагентам, что напрямую влияет на скорость закупок, отгрузок, возмещения НДС и получения оплат;
• уменьшаются расходы на печать, хранение и утилизацию документов, а поиск нужных файлов занимает считанные секунды — все документы всегда доступны в 1С-ЭДО и хранятся бессрочно;
• исключается риск утери документов;
• передача документов в контролирующие органы осуществляется в электронном виде (используется квалифицированная электронная подпись) по тем же каналам, что и сдача отчетности.

Где доступен ЭДО в 1С

Сервис 1С-ЭДО встроен во многие типовые конфигурации фирмы «1С». Дополнительные модули приобретать не требуется — отправка и получение документов выполняется непосредственно из программы.

ЭДО доступен в следующих решениях 1С:

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Бухгалтерия КОРП;
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:Розница;
• 1С:Управление нашей фирмой;
• 1С:Комплексная автоматизация;
• 1С:Управление производственным предприятием;
• 1С:ERP Управление предприятием и других.

ЭДО подойдет как крупным компаниям, так и малому бизнесу. Если в крупных организациях внедрение требует участия бухгалтерии, финансового блока и ИТ-службы, то в небольшой компании бухгалтер может подключить ЭДО самостоятельно — без привлечения специалистов.

Установка и подготовка компонентов ЭДО

Перейдем к практической части и рассмотрим порядок установки 1С-ЭДО на примере программы 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0.

Проверка наличия ЭЦП

Для начала необходимо убедиться, что на рабочем компьютере установлена квалифицированная электронная подпись. Подойдет тот же сертификат, который используется для сдачи отчетности.

Если ЭЦП отсутствует или срок ее действия истек, можно оформить выпуск нового сертификата прямо в программе 1С:Бухгалтерия:

1. Перейдите в раздел Администрирование.
2. Выберите Обмен электронными документами — Настройка электронной подписи и шифрования.
3. Нажмите Добавить → Заявление на выпуск сертификата.
4. Заполните форму заявления.
5. Передайте комплект документов менеджеру организации, сопровождающей вашу программу 1С.

Как правило, выпуск ЭП занимает до одного рабочего дня. Статус можно отслеживать непосредственно в заявлении. Также рекомендуется включить возможность электронного документооборота в Учетной политике организации.

Как добавить электронную подпись в 1С:Бухгалтерия

Чтобы подключить ЭП в 1С:Бухгалтерия, выполните следующие шаги:

1. Откройте раздел Администрирование.
2. Перейдите в Обмен электронными документами.
3. Установите флаг Электронные подписи.

Откройте Настройки электронной подписи и шифрования.

Если действующий сертификат не отображается, добавьте его из числа установленных на компьютере.

• В окне добавления отметьте Показывать все сертификаты.
• Выберите действующий сертификат и откройте его.
• Убедитесь, что заполнено поле Организация.
• Рекомендуем установить флаг Вводить пароль в программе электронной подписи, чтобы не вводить его при каждом подписании.
• Нажмите Добавить или Обновить, при необходимости введите пароль.
• Откройте сертификат двойным кликом и проверьте заполнение поля Программа — укажите установленный криптопровайдер (VipNet или КриптоПро).

• Выполните команду Проверить.

Если ошибок не выявлено, можно переходить к созданию учетной записи ЭДО. При возникновении ошибок рекомендуется обратиться к специалистам для оперативного устранения технических проблем.

Важно: при работе в 1С:Фреш сертификат должен быть установлен локально на компьютере пользователя. При аренде 1С ЭП должна быть установлена на сервере, о чем необходимо сообщить в техническую поддержку.

Как создать учетную запись ЭДО

Для подключения сервиса выполните следующие действия:

1. Перейдите в Администрирование — Обмен электронными документами.

2. Откройте вкладку Обмен с контрагентами.

3. Установите флаг Сервисы ЭДО.

4. Перейдите в раздел Учетные записи ЭДО и нажмите Создать.

5. В открывшемся помощнике подключения заполните обязательные поля.

6. Ознакомьтесь с условиями использования сервиса и нажмите Подключить.

Если при подключении возникает ошибка, связанная с юридическим адресом, измените способ его заполнения на Административно-территориальное деление и при необходимости загрузите классификатор.

После успешного подключения вы сможете:

• сообщать контрагентам идентификатор и оператора ЭДО;
• настраивать уведомления;
• изменять назначение учетной записи.

При замене ЭП добавьте новый сертификат и удалите устаревший в разделе Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Учетные записи ЭДО — вкладка Сертификаты.

Как работать с электронными документами

Все входящие и исходящие электронные документы, а также приглашения от контрагентов обрабатываются через форму Текущие дела ЭДО. Перейдите в раздел Продажи или Покупки — Текущие дела ЭДО — здесь ведется вся текущая работа по электронному документообороту.

Работа с разделом «Текущие дела ЭДО»

Вся оперативная работа с электронными документами выполняется через раздел Текущие дела ЭДО в программе 1С:Бухгалтерия.

Функция Отправить и получить используется для приема входящих электронных документов и приглашений от контрагентов. Рекомендуется запускать ее регулярно, чтобы своевременно получать новые документы и обновлять статусы ЭДО.

Как отправить контрагенту приглашение к ЭДО

До начала обмена электронными документами необходимо настроить взаимодействие с каждым контрагентом — отправить приглашения. Предварительно желательно уточнить у ответственного лица контрагента оператора ЭДО и идентификатор.

Порядок действий следующий:

• откройте справочник Контрагенты и выберите нужную организацию;
• перейдите на вкладку ЭДО и нажмите Пригласить к обмену электронными документами.

В зависимости от данных в системе возможны варианты:

• если идентификаторы контрагента не найдены, программа предложит выбрать оператора ЭДО вручную;
• при выборе оператора «Диадок» (идентификатор 2BM…) укажите АО «ПФ «СКБ Контур», добавьте идентификатор, полученный от контрагента, заполните электронный адрес для уведомлений, распечатайте заявление, подпишите, отсканируйте и прикрепите его, после чего отправьте приглашение;

• если система нашла один или несколько идентификаторов (2AE… — «КалугаАстрал», 2AL… — «Такском»), выберите корректный и отправьте приглашение;
• если найденный идентификатор не совпадает с предоставленным контрагентом, удалите его и внесите правильный.

Статус приглашения отслеживается в разделе Текущие дела ЭДО, папка Приглашения.

Особенности по операторам:

• для «Такском» и «КалугаАстрал» необходимо дождаться, пока контрагент примет приглашение — статус изменится на Принято;
• при работе через «Диадок» настройка роуминга может занимать до 10 рабочих дней;
• в СБИС роуминг, как правило, настраивается сразу, реже требуется подтверждение со стороны контрагента.

Если приглашение поступило от контрагента, принять или отклонить его можно в разделе Текущие дела ЭДО, раздел Требуется согласие.

Настройка форматов отправки документов

После успешной настройки обмена необходимо задать формат отправки электронных документов для конкретного контрагента.

Для этого:

• перейдите в Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО;
• рекомендуемый формат — УПД;
• на вкладке Настройки отправки выберите нужный документ, укажите регламент ЭДО.

Чтобы электронный УПД имел статус 1, установите флаги:

• «Счет-фактура и первичный документ в одном документе»;
• «Счет-фактура и корректировка в одном документе».

Отправка электронных документов

Для отправки электронных документов выполните следующие действия:

• откройте Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД);
• выберите нужный документ;
• нажмите ЭДО — Просмотреть электронный документ.

Проверьте корректность формата и нажмите Подписать и отправить. При необходимости формат можно изменить в Настройках ЭДО. Отправка счетов-фактур выполняется аналогичным образом.

Отправка счетов контрагентам

• Для операторов «КалугаАстрал» (2AE…) и «Такском» (2AL…) счета отправляются через Продажи — Счета покупателям — ЭДО — Просмотреть электронный документ — Подписать и отправить;
• Для контрагентов с роумингом через «Диадок» (2BM…) рекомендуется использовать Произвольный документ, чтобы обеспечить корректную визуализацию.

Счет не требует ответной подписи, поэтому в настройках ЭДО по такому контрагенту временно снимите флаг Ожидание ответной подписи, а после отправки верните его обратно.

Как использовать «Произвольные документы»

Через Произвольный документ удобно отправлять:

• счета;
• акты сверок;
• договоры;
• наряды-заказы;
• платежные поручения;
• КС-2 и другие документы.

Документ предварительно сохраняется в нужном формате (PDF, Word, Excel).

Путь в программе:

• Продажи — Электронные документы — Произвольные документы.

• Вкладка Исходящие — Создать.

Как получить электронные документы

Для получения документов перейдите в Продажи— Текущие дела ЭДО и нажмите Отправить и получить.

Входящие документы отображаются в папках Утвердить или Подписать. Чтобы открыть документ, дважды щелкните по нему в колонке Вид документа.

Проверьте документ. При отсутствии замечаний подпишите его и отразите в учете.

Как сопоставить номенклатуру и отразить в учете

Если получен формализованный документ и программа распознала данные, она предложит сопоставить номенклатуру. Это рекомендуется сделать, если в дальнейшем от контрагента будут поступать аналогичные документы.

Перейдите по ссылке Несопоставленная номенклатура, выберите позицию из справочника, сохраните изменения.

Далее:

• откройте документ Поступление;
• при необходимости используйте Еще — ЭДО — Перезаполнить электронный документ, чтобы автоматически подтянулась сопоставленная номенклатура;
• проверьте данные, проведите документ и закройте.

Если документ неформализованный, нажмите Подобрать, создайте документ Поступление или выберите ранее созданный.

При необходимости связь между электронным документом и документом поступления можно разорвать, нажав на крестик. После утверждения электронного документа становится доступна кнопка Подписать и отправить.

Архив ЭДО, печать и выгрузка для ФНС

После подписания документа обеими сторонами его состояние меняется на Завершен. Просмотр доступен через Администрирование — Архив ЭДО. Для печати откройте документ и выберите Еще — Печать. Выгрузка документов для ФНС выполняется из Архива ЭДО через пункт Еще — Выгрузить электронные документы для ФНС.

Настройки получения документов

Чтобы программа не создавала автоматически документ Поступление при получении ЭДО, измените настройки по контрагенту:

• откройте Настройки ЭДО;
• на вкладке Настройки получения выберите Заполнить по шаблону — Все вручную.

Ошибки в электронных документах: как действовать

Принудительное закрытие

Если документ не был подписан, его можно Закрыть принудительно через Еще — Закрыть принудительно. Комментарий виден только вам. Если контрагент выполнит действие позже, статус обновится автоматически.

Отклонение документа

При обнаружении ошибки во входящем документе (реквизиты, сумма, номенклатура) его следует Отклонить, указав причину: Другие действия — Отклонить.

Если контрагент отклонил ваш документ, он появится в папке Исправить, а причина будет указана на вкладке Подписи.

После устранения ошибок:

• закройте документ принудительно;
• сформируйте и отправьте новый документ через Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД) — ЭДО — Отправить электронный документ (без предварительного просмотра).

Аннулирование подписанных документов

Если документ уже подписан, требуется аннулирование:

• для операторов «КалугаАстрал» (2AE…) и «Такском» (2AL…) — Другие действия — Аннулировать, указать причину и дождаться подтверждения;
• для «Диадок» (2BM…) — отправляется произвольный документ с предложением об аннулировании. После согласия контрагента документ считается аннулированным по соглашению сторон.

Как получить консультацию

Если у вас остались вопросы по теме статьи или нужна консультация, как настроить и подключить ЭДО в 1С:Бухгалтерия, обращайтесь к нам. Для этого:

• оставьте заявку на сайте;
• или позвоните по номеру +7 (909) 282-51-60. 

Наши эксперты подробно проконсультируют вас.