Отправка договоров в 1С-ЭДО

Возможности 1С ЭДО

К ним относятся:

• обмен документами. Сюда входят и счета, и договоры, и отчеты, и накладные, и другие электронные документы;
• автоматизация работы. Это очень удобно, когда электронный документооборот постоянный и частый;
• возможность создания, подписи и отправки документации в один клик;
• контроль состояния электронного документооборота. В программе есть возможность следить за статусом отправленного документа: принят, прочитан, отклонен, в обработке и так далее. Каждый статус помечается отдельным цветом;
• добавление в готовые файлы данных, если это требуется. Для этого используется настройка заполнения дополнительных полей.

Есть возможность отправки всех документов одним пакетом. То же самое касается и выполнения операций: утверждение, подписание документа, отклонение или аннулирование. Это намного удобнее делать полным пакетом, а не по отдельности.

Особенности использования сервиса 1С ЭДО

Следует выделить несколько важных моментов:

• быстрое подключение. Для этого используется удобный онлайн-мастер: он позволяет без проблем настроить электронный документооборот в программе 1С. При этом для регистрации нужен сертификат УКЭП;
• возможность массовой рассылки. Для этого надо воспользоваться справочником «Контрагенты»: из него можно отправлять приглашения одновременно большому числу получателей. Или же приглашать к обмену тех контрагентов, которые уже в данный момент используют электронный документооборот. Программа делает все автоматически: проверяет данные ЭДО в разрезе контрагентов, группирует их по категориям. Также, если нужно уточнить какие-то сведения по конкретным контрагентам, программа сообщает об этом;
• возможность создания контрагента автоматически. То есть если компания планирует договор с новыми контрагентами по ЭДО, которых нет в базе, можно воспользоваться специальной опцией. Она называется «Создавать контрагентов автоматически».

Особенности настройки

Настроить отправку электронных документов в программе 1С можно так:

• подключение сервиса;
• настройка интеграции с контрагентами;
• настройка параметров отправки.

Как подключить сервис:

1. В карточке организации нажмите на «ЭДО», затем «Подключить организацию».
2. Выберите сертификат в окне помощника подключения.
3. Нажмите «Далее» в окне с сертификатом и введите пароль (если он есть). Если пароля нет, то поле оставляется пустым. Нажмите кнопку «Выбрать».
4. Нажмите «Далее» и напишите в новом окне адрес электронной почты. Это необходимо для получения рассылок о документах, которые пришли, отправлены или отклонены. Оповещения необходимы в любом случае.
5. Заполните поле «Назначение учетной записи» и «Описание учетной записи».
6. Поставьте галочку в согласии на условия использования.
7. Нажмите «Подключить».

Как настроить отправку документов? Тут необходимо настроить параметры для договора с каждым контрагентом в отдельности. Самый простой вариант – открыть справочник «Контрагенты», нажать кнопку «ЭДО» и выбрать подходящий пункт. Второй способ – воспользоваться «Настройками ЭДО с контрагентом». Надо перейти на вкладку, относящуюся к отправке, нажать «Создать» и указать, какими документами планируется обмен (обязательно конкретизировать и формат файлов).

Если же предстоит пользоваться только одной учетной записью, то настроить отправку документов еще проще. Для этого понадобится стандартный режим. Расширенный вариант нужен только для нескольких рабочих учетных записей (в меню выбирается пункт «Еще» и «Настройки отправки»).

Отправка осуществляется так:  

1. Зайти в карточку документа и кликнуть на «ЭДО».
2. Выбрать «Отправить электронный документ». Он сразу же отправится контрагенту. Можно подстраховаться, например, нажать «Просмотреть электронный документ»: откроется предпросмотр для проверки файла и корректности размещенных в нем данных. После проверки данных нажать «Подписать и отправить».

Если нужно обновить документ в 1С ЭДО, надо нажать «Отправить и получить». Все обмены документами, которые ранее были завершены, обычно хранятся во вкладке «Архив ЭДО», там они автоматически сортируются по категориям.