Какие кадровые документы можно получать и подписывать через 1С:Кабинет сотрудника

Чтобы согласовать отпуск, получить расчетный листок или запросить справку с места работы, сотруднику не обязательно идти в отдел кадров или писать заявление от руки. Многие кадровые вопросы можно решить онлайн с помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника.

Сервис поддерживает кадровый электронный документооборот (КЭДО): работодатель отправляет документы из программы 1С, а сотрудники получают их в личном кабинете, подают заявления и подписывают документы электронной подписью. Работать можно через браузер или мобильное приложение.

Какие документы можно получать через 1С:Кабинет сотрудника

В личном кабинете сотрудник может ознакомиться с кадровыми документами, получать информацию о зарплате и запрашивать справки. Конкретный набор возможностей зависит от настроек сервиса и используемых программ 1С.

1. Расчетные листки

Сотрудник получает расчетный листок в электронном виде и может ознакомиться с начислениями, удержаниями и итоговой суммой к выплате. После просмотра он подписывает документ электронной подписью.

Для бухгалтерии это возможность отказаться от печати расчетных листков и сбора подписей на бумаге. Сведения о подписании, включая дату, сохраняются в программе 1С.

2. Справки с места работы и о доходах

Через личный кабинет можно запрашивать справки, которые нужны сотруднику для личных целей. Например:

справку с места работы;
справку о доходах и суммах налога физического лица.

Сотрудник отправляет запрос онлайн, а кадровый специалист или бухгалтер обрабатывает его в программе 1С. Это упрощает выдачу справок и позволяет не собирать обращения по электронной почте и в мессенджерах.

3. Кадровые документы и приказы

Работодатель может направлять сотруднику документы, сформированные в программе 1С. Например:

приказ о приеме на работу;
приказ о переводе;
приказ об отпуске;
другие кадровые документы, предусмотренные в организации.

Возможность отправить документ на подпись зависит от его вида и требований законодательства. Сервис также позволяет передавать собственные печатные формы, например подготовленный организацией шаблон трудового договора.

4. Другие документы организации

В 1С:Кабинет сотрудника можно передавать не только документы из готовых форм программы. При необходимости работодатель может загрузить произвольный документ, подготовить его текст во встроенном редакторе и направить сотруднику или нескольким сотрудникам.

Это удобно, когда компании нужно организовать электронный обмен документами, для которых нет стандартной печатной формы в используемой конфигурации 1С.

При этом возможность электронного подписания нужно проверять отдельно: наличие функции отправки файла само по себе не означает, что любой документ можно оформлять только в электронном виде.

Ведите кадровый и зарплатный учет в 1С:ЗУП

Ведите кадровый учет и рассчитывайте зарплату в одной программе.

Попробовать бесплатно

Какие заявления сотрудник может подать онлайн

Сервис позволяет не только получать документы, но и самостоятельно инициировать кадровые процессы. Сотрудник отправляет заявление через личный кабинет, а ответственное лицо получает его в программе 1С.

В числе доступных сценариев:

Документ или запрос	Для чего нужен
Заявление на отпуск	Чтобы запросить отпуск и передать заявление на согласование
Заявление о переносе или отмене отпуска	Чтобы изменить ранее запланированные даты, если такой сценарий предусмотрен в организации
Заявление об отсутствии	Чтобы сообщить об отсутствии и согласовать его с руководителем
Заявление на налоговый вычет	Чтобы передать соответствующее заявление в бухгалтерию
Заявление на изменение личных данных	Чтобы сообщить об изменении сведений о себе
Заявление на командировку	Чтобы инициировать оформление командировки
Запрос справки	Чтобы получить необходимый документ от кадровой службы или бухгалтерии

Доступные виды заявлений могут различаться в зависимости от настроек сервиса. Организация также может создавать собственные шаблоны заявлений с помощью конструктора.

Как обрабатываются заявления

Сотрудник заполняет форму и отправляет ее через личный кабинет. Заявление поступает ответственному специалисту в 1С, где его можно проверить и обработать. Данные из электронного заявления переносятся в программу автоматически — их не нужно повторно набирать вручную.

Дальше документ проходит согласование по установленному в компании маршруту. Например, заявление на отпуск может поступить руководителю, а затем в кадровую службу.

Такой порядок сокращает объем ручной работы и снижает вероятность ошибок при переносе данных.

Можно ли подписывать кадровые документы электронной подписью

Да, в 1С:Кабинет сотрудника предусмотрена работа с электронными подписями. В типовом сценарии работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), а сотрудник использует усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Для отдельных документов и ситуаций могут действовать другие требования к виду подписи.

Сотрудник может получить подпись в личном кабинете сервиса. Работодатель настраивает электронные подписи и обмен документами в используемой программе 1С.

Важно учитывать два момента:

Электронная подпись не отменяет требования законодательства. Для некоторых документов сохраняются специальные правила оформления, например, необходим бумажный документ.
Для кадрового ЭДО важно настроить процесс в организации. Работодатель определяет порядок обмена документами, подключает сотрудников и настраивает маршруты обработки заявлений.

Поэтому перед переходом на электронный обмен стоит определить, какие документы компания планирует передавать через сервис, и проверить требования к каждому виду документов.

Какие задачи решает 1С:Кабинет сотрудника для кадров и бухгалтерии

Переход на электронный кадровый документооборот полезен не только сотрудникам. Он помогает организовать повседневные процессы внутри компании.

Меньше бумажной работы. Не нужно постоянно распечатывать расчетные листки и собирать подписи на бумаге, если для соответствующего процесса используется электронный обмен.

Меньше ручного ввода. Данные из электронных заявлений переносятся в программу 1С, поэтому специалистам не приходится повторно вносить их вручную.

Удобнее согласовывать документы. Заявления поступают ответственным сотрудникам в программе, а руководители могут согласовывать обращения подчиненных через предусмотренные сервисом сценарии.

Проще взаимодействовать с сотрудниками. Работник может запросить справку, отправить заявление или получить документ дистанционно, без личного посещения бухгалтерии или отдела кадров.

Подключите 1С:Кабинет сотрудника, чтобы упростить кадровый ЭДО

Попробовать бесплатно

Как подключить 1С:Кабинет сотрудника

Сервис работает совместно с поддерживаемыми программами 1С, в которых ведется кадровый учет и настраивается электронный документооборот. Для начала работы необходимо подключить сервис, настроить обмен документами и электронные подписи, подготовить кабинеты сотрудников и определить порядок обработки заявлений.

Перед подключением полезно составить список процессов, которые компания хочет перевести в электронный вид. Например, выдачу расчетных листков, оформление отпусков и запросы справок. Так будет проще определить необходимые настройки и порядок работы ответственных специалистов. Подробнее, как выполнить первичное подключение к 1С:Кабинет сотрудника, рассказали здесь.