Журнал учета листков нетрудоспособности: сколько лет хранить больничные листы в архиве

Зачем хранить больничные листы

Листок нетрудоспособности подтверждает уважительную причину отсутствия сотрудника на работе и является основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности. Для работодателя этот документ выполняет сразу несколько важных функций:

• подтверждает законность начисления пособия;
• служит доказательством правомерности произведенных выплат при проверках;
• помогает вести учет периодов временной нетрудоспособности сотрудников;
• позволяет быстро найти нужный документ при возникновении спорных ситуаций.

Во многих организациях для удобства дополнительно ведут журнал учета листков нетрудоспособности. Закон не обязывает работодателей оформлять такой журнал, однако на практике он упрощает работу кадровой службы и бухгалтерии.

В журнал обычно включают:

• номер листка нетрудоспособности;
• медицинскую организацию, выдавшую документ;
• Ф. И. О. сотрудника;
• подразделение;
• период болезни;
• код причины нетрудоспособности;
• дату передачи ЛНА работодателю.

При необходимости журнал можно дополнить собственными графами, например, добавить графу о передаче документа в бухгалтерию или с подписью ответственного сотрудника. Журнал можно вести как на бумаге, так и в электронном виде.

Если организация ведет кадровый учет и рассчитывает пособия в 1С, удобнее работать с электронными больничными в программе. Это позволяет автоматически получать сведения об ЭЛН, рассчитывать пособия и хранить необходимые данные в единой информационной базе.

Как хранить листки нетрудоспособности

Закон не устанавливает единый порядок хранения больничных листов. Работодатель самостоятельно организует хранение документов, но обязан обеспечить их сохранность в течение установленного срока.

Как правило, для хранения используют:

• архивное помещение;
• металлический шкаф;
• сейф;
• закрытые архивные стеллажи.

Доступ к документам рекомендуется ограничить. Обычно работодатель издает приказ и назначает сотрудника, который отвечает за прием, хранение и передачу документов в архив.

В обязанности ответственного лица могут входить:

• прием листков нетрудоспособности;
• регистрация документов;
• формирование дел;
• передача документов в архив;
• подготовка документов к уничтожению после окончания срока хранения.

Если организация использует журнал учета листков нетрудоспособности, его также следует хранить вместе с кадровыми документами. Бумажный журнал рекомендуется прошить, пронумеровать страницы и заверить подписью ответственного лица.

Сколько лет хранить больничные листы

При определении срока хранения работодатели нередко сталкиваются с разночтениями в нормативных документах. В Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, для листков нетрудоспособности установлен срок хранения 5 лет.

Однако на практике специалисты рекомендуют ориентироваться на налоговое законодательство. Согласно подпункту 6 пункта 3.4 статьи 23 Налогового кодекса РФ, документы, подтверждающие исчисление и уплату страховых взносов, необходимо хранить не менее шести лет. Поскольку больничные листы используются при назначении пособий и подтверждают соответствующие расходы работодателя, более безопасным считается именно этот срок хранения.

Отсчет срока начинается с 1 января года, следующего за годом оформления больничного листа и назначения пособия. Такой подход позволяет избежать споров при проверках и сохранить документы на весь период, когда они могут понадобиться контролирующим органам.

Как уничтожить документы после окончания срока хранения

По окончании установленного срока хранения больничные листы можно уничтожить. Однако делать это необходимо в установленном порядке. Как правило, процедура включает несколько этапов:

1. Провести проверку архивных документов и определить документы с истекшим сроком хранения.
2. Составить акт, какие документы необходимо уничтожить.
3. Передать документы на уничтожение.
4. Оформить акт об уничтожении.

Такой порядок предусмотрен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, а также методическими рекомендациями к ним.

Не рекомендуем уничтожать документы без оформления соответствующих актов. При проверке организация должна подтвердить, что документы были уничтожены законно после окончания срока хранения.

Электронные листки нетрудоспособности

Сегодня большинство листков нетрудоспособности оформляется в электронном виде. Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) формируется медицинской организацией в информационной системе Социального фонда России. Работнику не нужно получать бумажный документ и передавать его работодателю: сведения поступают в электронном виде.

Несмотря на это, работодателю по-прежнему необходимо обеспечить хранение документов и сведений, связанных с назначением пособия. Электронный формат не отменяет требований законодательства о хранении кадровой и расчетной документации.

Если организация использует специализированные программы, например 1С:Зарплата и управление персоналом, сведения об электронных больничных автоматически сохраняются в информационной базе и могут использоваться при расчете пособий, формировании отчетности и подготовке документов для проверки.

Заключение

Правильное хранение больничных листов помогает работодателю подтвердить законность назначения пособий, успешно проходить проверки и быстро находить необходимые документы. Даже если организация полностью перешла на электронные листки нетрудоспособности, требования к хранению кадровой документации продолжают действовать.