Как оформить ЭТрН в 1С, если погрузку выполняет сторонняя организация

При оформлении электронной транспортной накладной (ЭТрН) грузоотправитель не всегда сам загружает товар в транспортное средство. Эту работу может выполнять сторонняя организация или лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП). Например, складской оператор, логистическая компания или дочернее предприятие.

В такой ситуации важно правильно указать участников перевозки в 1С и учесть особенности заполнения документа. Разберем два варианта оформления ЭТрН с участием ЛОП и подробно рассмотрим тот, который уже поддерживается в программе 1С.

Что такое ЛОП и в каких случаях его указывают в ЭТрН

ЛОП — это организация или индивидуальный предприниматель, которые фактически загружают товар в транспортное средство, но не являются грузоотправителями.

Такая схема работы встречается в нескольких ситуациях:

• компания арендует склад у сторонней организации, которая занимается погрузкой;
• товар передают перевозчику через логистического оператора;
• погрузку выполняет дочерняя компания или отдельное подразделение;
• у грузоотправителя нет собственного оборудования для погрузки.

В каждом из этих случаев при оформлении ЭТрН нужно корректно отразить, кто отправляет груз и кто фактически выполняет погрузочные работы. Подробнее о том, что такое ЭТрН рассказали в статье.

Два сценария оформления ЭТрН с участием ЛОП

В 1С предусмотрены два варианта взаимодействия грузоотправителя и лица, осуществляющего погрузку.

Сценарий 1. Грузоотправитель создает черновик, ЛОП подписывает документ

Грузоотправитель формирует черновик Т1 ЭТрН и передает его ЛОП. После этого лицо, осуществляющее погрузку, подписывает документ.

Поддержку исходящего черновика планируют добавить в одно из ближайших плановых обновлений конфигурации. Отдельный патч для этого, скорее всего, не потребуется.

Сценарий 2. ЛОП самостоятельно формирует и подписывает Т1 ЭТрН

В этом случае документ создает организация, которая выполняет погрузку. Она указывает в ЭТрН фактического грузоотправителя и подписывает накладную своей электронной подписью.

Этот вариант уже доступен. Для его использования необходимо установить патч EF_00_00941089.

Далее разберем, как оформить Т1 ЭТрН по второму сценарию.

Как оформить Т1 ЭТрН от имени ЛОП в 1С

При самостоятельном создании накладной ЛОП заполняет документ за грузоотправителя. Поэтому в контексте этой операции организации выступают друг для друга как контрагенты. Это важно учитывать при заполнении справочников и реквизитов.

Перед началом работы проверьте, что в 1С установлен патч EF_00_00941089.

Шаг 1. Подготовьте справочник контрагентов

Убедитесь, что ваша организация (ЛОП) добавлена в справочник контрагентов информационной базы «1С:Бухгалтерия».

Шаг 2. Создайте документ Т1 ЭТрН

Оформите новую электронную транспортную накладную от имени своей организации — ЛОП.

Шаг 3. Укажите, что действуете за грузоотправителя

Установите флажок «По доверенности за грузоотправителя».

В поле «Грузоотправитель» выберите организацию, которая фактически отправляет товар. Она должна быть добавлена в справочник контрагентов.

Шаг 4. Заполните сведения о составителе документа

В блоке «Составитель документа» укажите свою организацию — ЛОП. Данные должны подтянуться из справочника организаций.

Шаг 5. Укажите лицо, осуществляющее погрузку

Заполните остальные стандартные реквизиты ЭТрН. Затем перейдите к блоку «Сведения о приеме груза перевозчиком».

В нем необходимо:

1. В реквизите «Лицо, осуществляющее погрузку» выбрать значение «Не является грузоотправителем».
2. В появившемся поле «Иное лицо» указать свою организацию — ЛОП. Для заполнения используйте данные из справочника контрагентов.

После этого проверьте заполненные сведения и переходите к дальнейшему этапу оформления документа.

Как передать ЭТрН грузоотправителю

При оформлении накладной по описанной схеме документ не поступает грузоотправителю автоматически. Поэтому, если ему нужно видеть ЭТрН и работать с ней, добавьте его вручную в раздел «Иные получатели документа».

Учитывайте этот нюанс при обмене данными через разных операторов ЭДО: в таком случае важно также проверить наличие роумингового соглашения между операторами.

Частые ошибки при оформлении ЭТрН с ЛОП

Даже если документ заполнен, отдельные ошибки могут помешать его отправке или подписанию. Разберем наиболее распространенные ситуации.

Ошибка 1. ЭТрН не проходит валидацию

Возможная причина — не установлен флажок «По доверенности за грузоотправителя» или некорректно заполнено поле «Иное лицо».

Что проверить:

• установлен ли флажок «По доверенности за грузоотправителя»;
• выбрано ли в поле «Иное лицо» лицо, осуществляющее погрузку;
• указана ли организация ЛОП из справочника контрагентов.

Ошибка 2. Грузоотправитель не видит документ в личном кабинете

Это может произойти, если ЛОП создал ЭТрН, но не добавил грузоотправителя в раздел «Иные получатели документа».

Что делать: добавьте грузоотправителя в список иных получателей. Если участники обмена используют разных операторов ЭДО, дополнительно проверьте роуминг.

Ошибка 3. Не удается подписать документ

Одна из возможных причин — недействительная или просроченная электронная подпись.

Что делать: проверьте срок действия электронной подписи и убедитесь, что она выпущена на уполномоченное лицо.

Чек-лист перед отправкой ЭТрН от ЛОП

Перед отправкой документа проверьте четыре пункта:

• В 1С установлен патч EF_00_00941089.
• Организация ЛОП добавлена в справочник контрагентов.
• Установлен флажок «По доверенности за грузоотправителя».
• В блоке «Сведения о приеме груза перевозчиком» в поле «Иное лицо» указана организация ЛОП из справочника контрагентов.

Также убедитесь, что грузоотправитель добавлен в раздел «Иные получатели документа», если ему необходим доступ к ЭТрН.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли ЛОП доверенность от грузоотправителя?

Да, у ЛОП должен быть документ, подтверждающий полномочия действовать от имени грузоотправителя: доверенность или другой документ. В 1С это отражается с помощью флажка «По доверенности за грузоотправителя». Сам документ рекомендуем хранить в бумажном или электронном виде на случай проверки.

Может ли ЛОП одновременно выступать перевозчиком?

Да, в таком случае одна организация указывается в ЭТрН и как лицо, осуществляющее погрузку, и как перевозчик. Документ заполняется по стандартной схеме.

Что делать, если грузоотправитель и ЛОП используют разных операторов ЭДО?

Перед отправкой ЭТрН убедитесь, что между операторами есть роуминговое соглашение. После этого заполните документ по описанной инструкции.