Штрафы за ЭПД: что действует и почему отсрочка до марта 2027 года

С 1 сентября 2026 года для ряда перевозочных и экспедиторских документов действует обязательный электронный формат. В том числе в электронном виде оформляют транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильных перевозках, железнодорожные и воздушные накладные, а также экспедиторские документы. При этом законодательство предусматривает отдельные случаи, когда документы можно оформить на бумаге.

Есть ли штраф именно за отсутствие ЭПД

Ответственность непосредственно за непередачу электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД на данный момент находится на стадии подготовки законопроекта. Поэтому говорить о специальном штрафе именно за нарушение порядка передачи ЭПД пока преждевременно.

При этом отсутствие специальной санкции не означает, что перевозка без необходимых документов остается без последствий. За отсутствие у водителя предусмотренных документов уже действует административная ответственность. Например, часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф 500 руб. за управление транспортным средством без предусмотренных законом путевого листа или товарно-транспортных документов.

С 1 сентября 2026 года обязательным становится электронный формат документов, на которые распространяются новые требования. Поэтому переходить на ЭПД необходимо независимо от того, введен ли отдельный штраф именно за непередачу документа в ГИС ЭПД.

Чек-лист подготовки к переходу на ЭПД

Чтобы ничего не упустить при подготовке к переходу на ЭПД, скачайте наш бесплатный чек-лист и проверьте, готова ли ваша компания к работе с электронными перевозочными документами.

В чек-листе:

• общие действия для всех участников;
• план действий по конкретным ролям;
• что нельзя делать при работе с ЭПД.

Переходный период: что изменилось, а что нет

Вокруг даты 1 сентября 2026 года возникло распространенное заблуждение: если штрафы за бумажные документы временно не применяются, значит, переход на ЭПД можно отложить до 2027 года. Это не так.

Минтранс предусмотрел переходный период до 1 марта 2027 года. В это время при выявлении на дороге бумажного документа вместо электронного инспекторы ограничиваются устным замечанием. Само требование перейти на электронный формат при этом не отменяется и не переносится.

То есть с 1 сентября 2026 года ЭПД уже обязательны в предусмотренных законом случаях. Нештрафуемый период нужен для адаптации участников перевозочного процесса, а не для отсрочки вступления новых требований в силу.

При этом не для всех перевозок бумажные документы запрещены без исключений. Минтранс установил случаи, когда оформление ЭПД на бумаге сохраняется, в частности, для отдельных перевозок специальных и военных грузов, операций с иностранными контрагентами, перевозок для личных нужд физических лиц и некоторых других ситуаций.

Поэтому ориентироваться нужно не только на дату перевозки, но и на вид документа и конкретные обстоятельства перевозки.

Ответственность при работе с ЭПД

Ниже приведены основные виды ответственности, которые уже применяются к нарушениям, связанным с перевозкой и документами.

Где еще возникает риск

Экспедиторы: работа без записи в реестре

С 1 марта 2026 года экспедиторы должны быть в реестре. Если экспедитор работает без записи в реестре, возникает риск привлечения к ответственности по статье 11.14.3 КоАП РФ. Для компании это может оказаться существенно дороже, чем штраф, связанный с отсутствием документов у водителя.

Бумага вместо электронной формы

С 1 сентября 2026 года электронный формат стал обязательным для документов, перечисленных в законодательстве. При этом бумажное оформление сохраняется для установленных исключений.

До 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период. Но откладывать переход до этой даты все равно не стоит: компании уже должны перестроить процессы под новый порядок обмена.

Как снизить риск

Подготовиться к работе с ЭПД лучше до того, как новый порядок станет частью каждой перевозки:

• подключить решение для работы с электронными перевозочными документами;
• оформить необходимые электронные подписи;
• настроить обмен через оператора информационной системы перевозочных документов;
• проверить взаимодействие с контрагентами;
• провести тестовые перевозки и убедиться, что документы формируются, подписываются и передаются без ошибок.

Дело не только в штрафе

Даже если отдельная ответственность непосредственно за непередачу ЭПД в ГИС ЭПД еще находится в стадии формирования, электронный формат уже стал обязательным для предусмотренных законом документов.

Поэтому вопрос не сводится к тому, сколько придется заплатить при проверке. Гораздо важнее, сможет ли компания нормально провести перевозку, обменяться документами с контрагентами и подтвердить факт и условия доставки.

Чем раньше компания настроит ЭПД, тем меньше вероятность, что переход придется проводить в авральном режиме.

Что может обойтись дороже штрафа

Расходы в налоговом учете

Надлежащее документальное подтверждение хозяйственных операций важно для налогового учета. Если с документами по перевозке возникают проблемы, компании может быть сложнее подтвердить соответствующие расходы перед налоговой. Поэтому потенциальные последствия не ограничиваются административным штрафом в несколько сотен или тысяч рублей.

Расчеты с заказчиком

Перевозка должна быть документально закрыта. Если необходимые документы не оформлены или возникли проблемы с их передачей, это может задержать подтверждение выполнения обязательств и, как следствие, оплату.

Особенно заметно это становится при работе с большим количеством участников перевозки: один сбой в документообороте может остановить закрытие всей операции.

Простой машины

Проблема с документами может обнаружиться не в бухгалтерии и не у менеджера, а непосредственно во время перевозки. Если один участник уже работает в ЭПД, а другой не готов принимать и подписывать электронные документы, оформление перевозки может затянуться. В результате компания рискует получить не только проблему с документооборотом, но и простой транспорта.

Работа с крупными клиентами

Для многих компаний электронный документооборот становится частью стандартных требований к работе с контрагентами. Поэтому готовность обмениваться ЭПД может проверяться еще до начала сотрудничества. Если у перевозчика или экспедитора не настроены необходимые процессы, это может стать проблемой при работе с заказчиками.

Частые вопросы

Какой штраф за отсутствие ЭПД?

Отдельный штраф именно за непередачу ЭПД в ГИС ЭПД пока формируется. При этом уже действует ответственность за отсутствие предусмотренных документов при перевозке. Например, по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ водитель может получить предупреждение или штраф 500 руб. за отсутствие предусмотренного путевого листа или товарно-транспортных документов.

Какая ответственность у экспедитора?

Для экспедиторов действует отдельная ответственность, если они не зарегистрированы в реестре. Размер санкции зависит от статуса нарушителя. Для ИП предусмотрен штраф 3000–5000 руб., для юридических лиц — 100 000–300 000 руб.. При повторном нарушении для юридических лиц штраф составляет 500 000–1 000 000 руб.

Можно ли пока работать на бумаге?

С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен для предусмотренных законодательством перевозочных и экспедиторских документов. При этом существуют установленные исключения, когда бумажные документы по-прежнему можно использовать.

Кроме того, до 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период: за бумажный документ вместо электронного при перевозке автомобильным транспортом инспекторы ограничиваются устным замечанием. Это не отменяет самой обязанности применять ЭПД.

Как снизить риск проблем с ЭПД?

Заранее перейдите на электронный документооборот: выберите оператора информационной системы перевозочных документов, подключите решение для работы с ЭПД, оформите необходимые электронные подписи, настройте обмен с ГИС ЭПД и проверьте все этапы работы с ЭПД на тестовых перевозках.

Правда ли, что штрафы за ЭПД отложили до 2027 года?

Не совсем. До 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период: при выявлении на дороге бумажного документа вместо обязательного электронного инспекторы ограничиваются устным замечанием. При этом обязательный переход на ЭПД начался 1 сентября 2026 года и не был перенесен.

Есть ли отдельный штраф за неоформление электронной накладной?

На данный момент отдельная ответственность именно за непередачу ЭПД в ГИС ЭПД еще формируется. При этом уже применяются действующие нормы об ответственности за отсутствие предусмотренных документов и другие нарушения в сфере перевозок.

Сколько составляет штраф по статье 12.3 КоАП РФ?

За отсутствие у водителя предусмотренных законом путевого листа или товарно-транспортных документов предусмотрено предупреждение или штраф 500 руб. Эта норма действует независимо от перехода на ЭПД.

Чем рискует компания, кроме штрафа на дороге?

Риски не ограничиваются административной ответственностью. Проблемы с перевозочными документами могут осложнить подтверждение расходов, закрытие расчетов с заказчиком, подтверждение факта и условий перевозки, а также привести к задержкам и простоям.

Поэтому переход на ЭПД — это не только вопрос возможного штрафа. Компаниям нужно заранее настроить сам процесс обмена документами и проверить его работу с контрагентами.