ГИС ЭПД: государственная система электронных перевозочных документов

Как подготовить компанию к работе с ЭПД

Чтобы ничего не упустить при подготовке к переходу на ЭПД, скачайте наш бесплатный чек-лист и проверьте, готова ли ваша компания к работе с электронными перевозочными документами.

В чек-листе:

• общие действия для всех участников;
• план действий по конкретным ролям;
• что нельзя делать при работе с ЭПД.

Что такое ГИС ЭПД и для чего она нужна

ГИС ЭПД — государственная информационная система, в которой аккумулируются сведения об электронных перевозочных документах. Она получает документы от операторов ИС ЭПД, хранит их и предоставляет сведения государственным органам в предусмотренных законом случаях.

Оператором ГИС ЭПД является Минтранс России. Система работает с 2022 года, а с 1 сентября 2026 года ее роль существенно выросла. Некоторые перевозочные документы нужно оформлять только в электронном виде.

Правила обмена электронными перевозочными документами установлены, в частности, постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931. Основные изменения, связанные с обязательным переходом на электронный формат, внес Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Важно разделять две системы:

• ГИС ЭПД — государственная система, в которую поступают сведения об электронных перевозочных документах;
• ИС ЭПД оператора — информационная система коммерческого оператора, через которую участники перевозки обмениваются документами.

То есть схема выглядит так: участник перевозки → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД. Подробнее о том, как перейти на ЭПД, рассказали в статье.

Подключиться к ГИС ЭПД непосредственно компания не может. Для электронного обмена нужно заключить соглашение с оператором ИС ЭПД, включенным в соответствующий реестр Минтранса.

Где хранятся электронные перевозочные документы

Электронный документ не исчезает после того, как перевозка завершена. Его данные сохраняются в информационных системах участников и операторов, а сведения передаются в ГИС ЭПД. Это позволяет восстановить информацию о перевозке и подтвердить совершенные действия без поиска бумажной накладной в архиве.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Главное изменение связано с вступлением в силу Федерального закона № 140-ФЗ. С 1 сентября электронный формат стал обязательным для определенных законом перевозочных и экспедиторских документов.

В электронном виде теперь оформляются:

• транспортная накладная при автомобильной перевозке;
• заказ и заявка на перевозку автомобильным транспортом;
• транспортная железнодорожная накладная;
• грузовая накладная при воздушной перевозке;
• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка и другие предусмотренные законом документы.

После оформления электронный документ направляется через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.

При этом говорить, что бумажные документы полностью исчезли из всех перевозок, нельзя. Законодательство предусматривает исключения. Например, Минтранс отдельно устанавливает случаи, когда транспортную накладную и заказ-заявку можно оформить на бумаге. В сентябре 2026 года перечень таких случаев был дополнительно расширен для отдельных перевозок грузов военного назначения.

Поэтому перед оформлением конкретной перевозки важно проверить, относится ли она к исключениям.

Можно ли одновременно использовать бумажный и электронный документ

Нет, произвольно смешивать форматы в рамках одной перевозки нельзя. Минтранс разъясняет: если документооборот по конкретной перевозке начат в электронном виде, его следует завершить в электронном виде. Аналогично бумажный документооборот завершается на бумаге в тех случаях, когда его применение допускается законодательством.

Кто работать с ГИС ЭПД

В электронном документообороте могут участвовать разные стороны перевозки:

• грузоотправитель;
• грузополучатель;
• перевозчик;
• экспедитор.

При этом каждый участник взаимодействует с оператором ИС ЭПД, а оператор передает необходимые сведения в ГИС ЭПД. Например, грузоотправитель создает электронную транспортную накладную в своей учетной системе, подписывает ее и направляет оператору. После проверки документ передается другим участникам и в государственную систему.

Кто получает сведения из ГИС ЭПД

ГИС ЭПД предназначена не только для обмена документами между участниками перевозки. Сведения из системы могут получать государственные органы в рамках предоставленных им полномочий.

Это позволяет контролирующим органам получать юридически значимые электронные документы и сведения о перевозках без запроса бумажных копий у компании. Порядок доступа государственных органов регулируется отдельными нормативными актами.

Что умеет ГИС ЭПД

Основная задача системы — собрать сведения об электронных перевозочных документах в единой государственной информационной среде. В результате через ГИС ЭПД обеспечиваются:

• прием электронных перевозочных документов и сведений из них;
• обработка и хранение информации;
• передача данных государственным органам;
• формирование цифрового следа перевозки;
• контроль и мониторинг перевозочного процесса;
• использование данных для государственных информационных и контрольных систем.

ГИС ЭПД также связана с отдельными сервисами, например с резервированием времени пересечения автомобильных пунктов пропуска и оформлением заявок на каботажные перевозки для перевозчиков из стран ЕАЭС.

При этом оператор системы не заменяет коммерческого оператора ЭПД. Документы от бизнеса поступают в ГИС ЭПД именно через операторов ИС ЭПД.

Какие документы передаются через ГИС ЭПД

Состав электронных перевозочных документов зависит от вида перевозки и конкретного процесса.

Электронная транспортная накладная

ЭТрН используется при перевозке груза автомобильным транспортом. В документе отражаются сведения о перевозке, грузе и ее участниках. Документ формируется из отдельных титулов, которые подписывают ответственные участники на разных этапах перевозки.

Электронный заказ или заявка

Электронный заказ (заявка) содержит сведения, необходимые для организации автомобильной перевозки. С 1 сентября 2026 года для предусмотренных законом перевозок он также относится к документам, которые оформляются в электронном виде.

Электронный путевой лист

ЭПЛ связан уже не столько с грузом, сколько с выпуском транспортного средства на линию и оформлением сведений о рейсе. Для разных участников предусмотрены свои операции и подписи.

Электронные экспедиторские документы

В электронный формат переводятся документы, которые используются при транспортно-экспедиционной деятельности:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

Электронный единый транспортный документ

ЕТД применяется при прямой смешанной перевозке, когда груз перемещается с использованием нескольких видов транспорта. Для таких перевозок также предусмотрен электронный формат и передача сведений в ГИС ЭПД.

Железнодорожные и авиационные документы

С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляются также транспортные железнодорожные накладные и грузовые накладные при воздушных перевозках в случаях, предусмотренных законодательством.

Как начать работать с ГИС ЭПД

ГИС ЭПД подключать отдельно не нужно. Основная задача компании — организовать электронный обмен через оператора ИС ЭПД и подготовить учетную систему и сотрудников к новому формату работы.

1. Выберите оператора ИС ЭПД

Оператор должен быть включен в реестр операторов ИС ЭПД Минтранса.

Через него компания будет отправлять и получать электронные перевозочные документы, а также передавать их в ГИС ЭПД. Актуальный перечень операторов опубликован на сайте Минтранса.

2. Заключите соглашение об электронном обмене

Для работы с оператором необходимо оформить соответствующее соглашение. Если разные участники перевозки работают с разными операторами, это не препятствует обмену: операторы поддерживают роуминг между своими системами.

3. Подготовьте электронные подписи

Проверьте, какие сотрудники будут создавать, получать и подписывать документы. Для каждого участника и конкретного документа может использоваться своя электронная подпись. Поэтому перед запуском рекомендуем заранее определить:

• кто формирует ЭПД;
• кто подписывает каждый титул;
• кто отвечает за проверку документа;
• кто исправляет ошибки;
• кто контролирует статус обмена.

Отдельная УКЭП для водителя не требуется. При работе с ЭТрН водитель может использовать предусмотренный правилами способ электронной подписи, в том числе простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись через «Госключ». Минтранс отдельно разъясняет порядок подписания ЭПД и предъявления документов при проверках.

4. Настройте программное обеспечение

Если электронные документы формируются в учетной системе, ее необходимо подготовить к обмену с оператором. Проверьте:

• актуальность версии программы;
• электронные подписи и сертификаты;
• настройки оператора;
• права пользователей;
• корректность реквизитов участников;
• отправку и получение тестовых документов;
• обработку статусов и ошибок.

5. Интегрируйте ЭПД с учетной системой

Для компании удобнее, когда перевозочные документы не приходится заново заполнять вручную в отдельном сервисе.

При интеграции данные из 1С или другой учетной системы можно использовать для формирования ЭПД. Это уменьшает объем ручного ввода и помогает избежать расхождений между бухгалтерским, складским и транспортным учетом.

6. Определите внутренний порядок работы

Электронный документооборот меняет не только программу, но и рабочие процессы. Заранее определите:

• кто создает документ;
• кто его проверяет;
• кто подписывает;
• кто отслеживает ошибки;
• кто взаимодействует с оператором;
• как сотрудники действуют при сбое связи;
• где и как контролируются завершенные перевозки.

Особенно важно продумать все этапы для водителей и сотрудников склада: у них должна быть возможность своевременно получить необходимую информацию и выполнить свою часть документооборота.

Как проходит обмен электронными перевозочными документами

Рассмотрим упрощенный пример автомобильной перевозки.

1. Грузоотправитель формирует документ. В учетной системе создается ЭПД с данными о перевозке, грузе и ее участниках.
2. Документ подписывается. Ответственный сотрудник подписывает соответствующий титул электронной подписью и передает документ оператору.
3. Оператор проверяет документ. Оператор обеспечивает электронный обмен и передачу сведений в ГИС ЭПД.
4. Документ получают другие участники. Перевозчик и другие участники перевозки видят документ в своей информационной системе и выполняют предусмотренные для них действия.
5. Участники подписывают свои части документа. Каждый участник отвечает за достоверность сведений, которые он подписывает.
6. Информация поступает в ГИС ЭПД. После завершения обмена в системе остается информация о документе и действиях участников.

Таким образом, вместо привычной схемы «распечатали — передали водителю — подписали — вернули в бухгалтерию» формируется цифровая цепочка, в которой каждый этап фиксируется электронно.

Что происходит при проверке на дороге

Переход на электронные документы не означает, что водитель должен возить с собой бумажную транспортную накладную. При проверке водитель предъявляет QR-код. Минтранс отдельно указывает, что водитель вправе предъявить ЭПД или его бумажную копию. 

При этом отсутствие стабильного интернета непосредственно в момент проверки само по себе не должно блокировать перевозку: документ может быть сформирован и передан водителю заранее. Поэтому компании нужно предварительно проверить, как водитель получает доступ к необходимым документам и что он должен делать при отсутствии связи.

Ответственность и штрафы

За отсутствие ЭПД или использование бумаги вместо обязательной электронной формы отдельного состава административного правонарушения пока нет. При этом нарушение других требований к перевозкам может повлечь штрафы по смежным нормам законодательства.

При этом важно учитывать, что ответственность за нарушение требований к ЭПД может регулироваться не только специальными нормами об электронных перевозочных документах. Поэтому отсутствие отдельного штрафа именно за бумажный документ не означает, что при перевозке можно игнорировать остальные обязательные требования.

Нельзя смешивать бумажный и электронный документооборот

В рамках одной перевозки нельзя часть документов оформить на бумаге, а часть — в электронном виде. Минтранс указывает: если документооборот по перевозке начат в электронном формате, продолжать его на бумаге нельзя, и наоборот.

До 1 сентября 2026 года участники перевозки могли выбирать между бумажным и электронным форматом в зависимости от действующих правил. С 1 сентября 2026 года для документов, на которые распространяется обязательный электронный формат, применяется ЭПД. При этом до 1 марта 2027 года действует переходный период: штрафовать за использование бумажных документов вместо электронных не будут.

Что будет с бумажными документами

Бумажный формат не отменен полностью. С 1 сентября 2026 года Минтранс установил специальные случаи, когда транспортную накладную и заказ-заявку можно оформить на бумаге. Перечень корректировался уже после запуска обязательного режима: 9 сентября Минтранс сообщил о расширении исключений для отдельных перевозок грузов военного назначения.

Поэтому при нестандартной перевозке бухгалтеру, логисту или диспетчеру стоит проверять актуальные основания для использования бумаги, а не ориентироваться на старые инструкции.

Преимущества электронного документооборота

Переход на ГИС ЭПД требует от бизнеса перестроить привычные процессы, но после настройки часть операций становится проще:

• меньше ручной работы. Данные о перевозке можно передавать из учетной системы, не переписывая их несколько раз в разные документы;
• быстрее обмен с контрагентами. Не нужно ждать, пока водитель физически привезет подписанный экземпляр в офис. Электронный документ передается между участниками через информационные системы;
• проще контролировать статус перевозки. Вместо поиска бумажной накладной можно посмотреть состояние электронного документа и понять, на каком этапе находится обмен;
• меньше расходов на бумажный документооборот. Сокращаются затраты на печать, физическую передачу и хранение документов там, где законодательство позволяет перейти на электронный формат;
• проще проходить проверки. У контролирующих органов появляется возможность получать необходимые сведения из ГИС ЭПД в электронной форме.

Главный эффект для бизнеса — не просто отказ от бумаги. Компания получает единую цифровую цепочку, в которой данные о перевозке последовательно проходят от одного участника к другому.

Частые вопросы о ГИС ЭПД

Кто обязан работать с ГИС ЭПД?

Если компания участвует в перевозке и оформляет документы, которые по законодательству должны быть электронными, ей необходимо организовать соответствующий электронный документооборот через оператора ИС ЭПД.

С 1 сентября 2026 года электронный формат стал обязательным для следующих документов: транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильных перевозках, а также для ряда железнодорожных, авиационных и экспедиторских документов.

Можно ли подключиться к ГИС ЭПД напрямую?

Нет, участники перевозочного процесса работают через операторов ИС ЭПД, включенных в реестр Минтранса.

Нужно ли подключаться к ГИС ЭПД, если компания уже работает через ЭДО?

Зависит от того, поддерживает ли выбранный оператор работу с электронными перевозочными документами и их передачу в ГИС ЭПД. Обычного ЭДО для счетов, актов и УПД недостаточно, если компании необходимо оформлять ЭПД. Нужно проверить, предоставляет ли ваш оператор соответствующий функционал.

Что происходит с документом после завершения перевозки?

Информация о документе и действиях участников остается в информационных системах, а сведения передаются и хранятся в ГИС ЭПД в соответствии с установленными правилами.

Кто видит документы в ГИС ЭПД?

Участники конкретного электронного документооборота получают документы в рамках своих полномочий и через соответствующие информационные системы. Государственные органы получают сведения из ГИС ЭПД в порядке, установленном законодательством.

Можно ли оформить международную перевозку через ГИС ЭПД?

Для международных перевозок нужно отдельно учитывать российский участок маршрута и правила оформления документов при пересечении границы. Поэтому порядок зависит от конкретной схемы перевозки и используемых документов.

Нужна ли водителю УКЭП?

Отдельная УКЭП для водителя не требуется. Для предусмотренных операций водитель может использовать простой или усиленный неквалифицированный способ электронной подписи, в том числе через «Госключ».

Можно ли оформить ЭПД электронно, но не передавать его в ГИС ЭПД?

Нет, если речь идет о документе, для которого законодательство предусматривает направление в ГИС ЭПД. Электронные перевозочные и экспедиторские документы передаются в государственную систему через оператора ИС ЭПД.

Что важно учитывать бизнесу

ГИС ЭПД — это не отдельная программа, которую бухгалтеру или логисту нужно ежедневно открывать вместо 1С. Для участника перевозки основная работа происходит через оператора ИС ЭПД и подключенную к нему учетную систему.

Поэтому подготовка к электронному документообороту начинается не с регистрации в государственной системе, а с настройки всего процесса: выбора оператора, электронной подписи, интеграции с 1С, распределения ролей и обучения сотрудников.

С 1 сентября 2026 года этот процесс уже не является экспериментом или добровольной цифровизацией. Обязательный режим действует, а перечень документов и исключений нужно проверять по актуальным нормам законодательства и разъяснениям Минтранса. Чем раньше вы выстроите процессы, тем меньше ручных операций и спорных ситуаций возникает после перехода на электронный формат.