Как перейти на ЭПД с 1 сентября 2026 года — инструкция

С 1 сентября 2026 года участники перевозок используют ЭПД. Новые правила затрагивают не только транспортные компании: работать с электронными перевозочными документами или ЭПД должны грузоотправители, грузополучатели, перевозчики и экспедиторы.

Переход на ЭПД включает сразу несколько процессов:

• оформление документов на перевозку и их подписание;
• взаимодействие с контрагентами и передача сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Поэтому начинать переход на ЭПД в последний момент рискованно: важно заранее проверить договоры, электронные подписи, полномочия сотрудников и учетную систему.

Что такое ЭПД или электронные перевозочные документы

ЭПД — это электронные документы для оформления и сопровождения перевозок. В зависимости от ситуации это могут быть транспортная накладная, заказ или заявка на перевозку, экспедиторские документы и т. д.

Электронный документ создается по установленному формату и подписывается электронной подписью. Информация о перевозке передается через операторов информационной системы электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД. С 1 сентября 2026 года электронными должны стать, в частности: транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, некоторые экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые накладные при авиаперевозках.

ГИС ЭПД работает как единая государственная информационная система, а участники перевозок взаимодействуют с ней через операторов ИС ЭПД. Самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД бизнесу не нужно. Оператор обеспечивает обмен документами между участниками и их передачу в государственную систему.

Переход на ЭПД нужен не только для соблюдения новых требований законодательства. Электронный формат позволяет всем участникам работать с одной версией документа, быстрее получать информацию об изменениях и отказаться от пересылки бумажных оригиналов. ФНС также отмечает, что сокращаются сроки взаиморасчетов благодаря электронному обмену.

Чек-лист подготовки к переходу на ЭПД

Чтобы ничего не упустить при подготовке к переходу на ЭПД, скачайте наш бесплатный чек-лист и проверьте, готова ли ваша компания к работе с электронными перевозочными документами.

В чек-листе:

• общие действия для всех участников;
• план действий по конкретным ролям;
• что нельзя делать при работе с ЭПД.

Какие документы нужно перевести в электронный формат

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат распространяется на следующие документы:

• транспортная накладная;
• заказ или заявка на перевозку;
• путевой лист;
• договор фрахтования;
• сопроводительная ведомость;
• заказ-наряд;
• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

Все перечисленные документы поддерживаются в 1С-ЭПД. Форматы электронных документов утверждает ФНС.

Обратите внимание: путевой лист относится к электронным перевозочным документам. По информации ФНС, с 1 сентября 2026 года электронный путевой лист необходим для перевозок маркируемой алкогольной продукции, пассажирских перевозок и перевозок опасных грузов.

Остальные участники коммерческих грузоперевозок могут использовать бумажный путевой лист до 1 марта 2027 года. Компаниям с собственным или привлеченным транспортом важно отдельно проверить, какие требования действуют именно для их перевозок.

Кто участвует в обмене ЭПД

Электронный документооборот объединяет несколько участников. У каждого из них своя задача.

Грузоотправитель 

Передает груз перевозчику и формирует документы со сведениями о грузе, маршруте и других параметрах перевозки. В электронной транспортной накладной он подписывает соответствующий титул.

Перевозчик 

Принимает груз к перевозке, организует его доставку и оформляет свою часть электронного документа.

Грузополучатель 

Принимает груз и подтверждает результат приемки. Если обнаружены расхождения, это также отражается в электронном документе.

Фрахтователь и фрахтовщик 

Участвуют в перевозке груза, если вместо ЭТрН оформляется электронный заказ-наряд (ЭЗН). То есть участники арендуют (фрахтуют) транспортное средство для выполнения определенных задач.

Экспедитор 

Участвует в документообороте, если перевозка организуется в рамках договора: экспедитор за вознаграждение или за счет заказчика (грузоотправителя или грузополучателя) выполняет услуги, предусмотренные договором. В зависимости от ситуации экспедитор оформляет поручение экспедитору, экспедиторскую или складскую расписку, а в некоторых случаях — и ЭТрН.

Водитель 

Работает с документами непосредственно во время рейса. В зависимости от используемой схемы он получает документы, подписывает свою часть и при необходимости предъявляет сведения о перевозке контролирующим органам.

Инфраструктурные участники обеспечивают техническую передачу ЭПД, государственные органы контролируют процессы работы с ЭПД.

Оператор ГИС ЭПД

Аккредитованная Минтрансом России компания. Обеспечивает взаимодействие участников перевозки друг с другом и с государственными структурами. Оператор ГИС ЭПД проверяет документы, чтобы они соответствовали стандартам, фиксирует время подписания, обеспечивает доставку файлов участникам.

ГИС ЭПД

Государственная информационная система, единая федеральная база данных, оператором которой является Минтранс России. Через систему проходят все ЭПД и в ней же хранятся.

Контролирующие органы

Сотрудники ГИБДД, Ространснадзора и ФНС России. Инспекторы на дорогах считывают QR-коды с планшетов водителей и запрашивают данные напрямую из ГИС ЭПД для проверки рейса. Налоговые органы используют эти данные, чтобы убедиться, что расходы и вычеты по НДС обоснованы.

Как бизнесу организовать работу с ЭПД с 1 сентября 2026 года

Переход на ЭПД рекомендуем начать уже сейчас и двигаться поэтапно.

1. Проверьте, какие перевозки есть у компании

Сначала составьте перечень всех сценариев цепочек поставок и доставки:

• перевозки сторонним транспортом;
• доставка через экспедитора;
• перевозки собственным транспортом;
• перемещение товаров между складами;
• доставка товаров покупателям;
• железнодорожные и авиаперевозки, если компания их использует;
• перевозки, для которых требуется электронный путевой лист.

Это поможет определить, какие именно документы придется перевести в электронный формат.

Особое внимание стоит уделить договорам. Например, при работе с экспедитором важно определить роли сторон и понять, кто в конкретной схеме выступает грузоотправителем. Если доставка организуется собственным транспортом, нужно отдельно проверить требования к путевым листам и основания для их оформления.

В действующие и типовые договоры добавьте условия, что:

• вы начинаете вести электронный документооборот для осуществления перевозок;
• стороны обязаны своевременно оформлять электронные документы;
• стороны должны фиксировать ИНН и коды участников системы электронного документооборота для их идентификации в ГИС ЭПД и обмена.

2. Распределите полномочия, оформите МЧД и подготовьте электронные подписи

ЭПД представляет собой не один файл, а последовательность из нескольких документов . Каждый этап перевозки — погрузка, выпуск автомобиля на линию, прохождение медосмотра, приемка и выгрузка — сопровождается оформлением и подписанием соответствующего титула. Поэтому до начала работы важно определить, кто и на каком этапе отвечает за документ.

В первую очередь распределите роли между сотрудниками:

1. Определите ответственных за оформление и подписание ЭПД с 1 сентября 2026 года. Зафиксируйте полномочия сотрудников в должностных инструкциях и при необходимости закрепите их приказами. Проверьте, что у всех участников процесса (логистов, диспетчеров, кладовщиков, водителей и других сотрудников) есть действующие электронные подписи, необходимые для выполнения их функций.

2. Оформите машиночитаемые доверенности. Если сотрудники подписывают документы квалифицированной электронной подписью физического лица от имени организации, им потребуется МЧД. Доверенности нужно оформить заранее, указав соответствующие полномочия для работы с перевозочными документами, зарегистрировать их в едином реестре ФНС и связать с учетными записями сотрудников.

3. Подготовьте водителей к работе с ЭПД на линии. Водитель становится полноценным участником электронного документооборота: получает документы на рейс, подписывает свою часть и при необходимости предъявляет их контролирующим органам. В зависимости от выбранной схемы автоматизации для подписания может использоваться КЭП или простая электронная подпись (ПЭП).

Для работы водителям потребуется мобильное устройство — смартфон или планшет — с установленным мобильным приложением либо другим настроенным инструментом для работы с ЭПД. С его помощью водитель получает документы по рейсу, подписывает их во время перевозки и предъявляет QR-код инспекторам ГИБДД или Ространснадзора.

Если для подписания используется КЭП, дополнительно потребуется токен — аппаратный носитель, где хранится ключ и сертификат электронной подписи. Токен поддерживает работу с мобильным устройством.

4. Настройте интеграцию с оператором ГИС ЭПД и автоматизируйте работу

После распределения ролей и подготовки электронных подписей необходимо настроить сам электронный документооборот. ЭПД с 1 сентября 2026 года формируются по утвержденным ФНС форматам и должны соответствовать установленным требованиям к структуре файлов, в том числе XSD-схемам. Ошибка в ИНН, отсутствие обязательного реквизита или несоответствие формату могут привести к отклонению документа оператором или ГИС ЭПД.

Поэтому ручной перенос данных между системами — не лучший вариант для регулярной работы с перевозочными документами. Чем больше документов оформляет компания, тем выше риск технической ошибки и связанных с ней задержек в перевозке.

Чтобы автоматизировать процесс, используйте сервис 1С-ЭПД. Он позволяет работать с электронными перевозочными документами непосредственно из программ «1С:Предприятие 8».

Основные преимущества такого подхода:

1. Работа в учетной системе. Сервис интегрирован с типовыми конфигурациями 1С, поэтому сотрудникам не нужно постоянно переключаться между учетной программой и отдельным сервисом или вручную переносить файлы. Работа с ЭПД выполняется в привычном интерфейсе учетной системы.
2. Автоматическое заполнение данных. Информация, необходимая для формирования титулов ЭПД, может использоваться из уже созданных документов: сведений о грузе, маршруте, контрагенте, водителе и автомобиле. В частности, данные могут загружаться из документов «Реализация товаров и услуг», «Счет покупателя» и на основании электронной заказ-заявки. Это сокращает объем ручного ввода данных и риски ошибок.
3. Обмен через операторов ЭПД с 1 сентября 2026 года. В сервисе используются решения официальных операторов ЭПД, аккредитованных Минтрансом России, в том числе АО «Калуга Астрал» и ООО «Такском». Через них документы передаются в ГИС ЭПД.
4. Работа с разными видами ЭПД. В одном интерфейсе можно работать с электронной транспортной накладной, электронным путевым листом, электронной заказ-заявкой, сопроводительными ведомостями и другими документами. Это удобно как торговым компаниям, организующим перевозки, так и компаниям, для которых транспортная логистика является постоянной частью бизнеса.
5. Роуминг с другими операторами. Если контрагент работает через другого оператора ЭПД, сервис поддерживает автоматическую настройку роумингового соединения. Это позволяет обмениваться документами без необходимости подключаться к одному оператору только ради конкретного контрагента.

5. Протестируйте систему и обучите сотрудников

Обязательное применение ЭПД начинается 1 сентября 2026 года. При этом для адаптации бизнеса предусмотрен переходный период до 1 марта 2027 года. В это время за отсутствие ЭПД инспектор ограничится устным замечанием. Бумажный документооборот при этом сохраняется для отдельных случаев, в том числе перевозок специальных грузов, операций с иностранными контрагентами и перевозок для личных нужд физических лиц.

Но рассчитывать только на переходный период не стоит. До 1 сентября проведите несколько тестовых рейсов вместе с основными контрагентами, чтобы проверить не только стандартный сценарий, но и действия сотрудников в нестандартных ситуациях.

Для электронной транспортной накладной (ЭТрН) заранее отработайте:

• действия при частичной приемке груза;
• оформление документов при порче или повреждении груза;
• порядок действий при отказе от приемки;
• переадресовку груза;
• замену водителя или транспортного средства во время рейса.

Для электронного путевого листа (ЭПЛ) проверьте:

• порядок прохождения предрейсового медицинского и технического осмотров — как дистанционно, так и очно;
• подписание соответствующих титулов медицинским работником и контролером технического состояния;
• фиксацию диспетчером показаний одометра при выезде автомобиля и возвращении на парковку;
• работу водителя в зоне без мобильного интернета, включая использование офлайн-режима и предъявление динамического QR-кода при проверке ГИБДД.

Отдельно обучите сотрудников, которые участвуют в электронном документообороте. Одной общей инструкции для всех недостаточно: разные участники работают с разными этапами перевозки.

По итогам тестовых рейсов стоит составить короткие памятки для каждой группы сотрудников. В них достаточно зафиксировать последовательность действий, ответственных лиц и порядок действий при типовых ошибках или нестандартных ситуациях. Это позволит сотрудникам не искать нужный алгоритм уже во время реальной перевозки.

Как работать с 1С-ЭПД

Для компаний, которые уже используют решения 1С, одним из вариантов автоматизации является сервис 1С-ЭПД. Он предназначен для участников перевозочного процесса и позволяет работать с электронными перевозочными документами в связке с учетными программами 1С.

Один из ключевых плюсов такого подхода — использование уже имеющихся в учетной системе данных. Например, ЭТрН можно формировать на основании документов реализации или электронной заказ-заявки, не перенося вручную сведения о товаре, контрагенте и перевозке.

Это особенно важно для компаний с большим количеством отгрузок. При ручном вводе даже небольшая ошибка в ИНН, реквизитах перевозчика или параметрах груза может привести к необходимости исправлять документ и задержать процесс.

Еще один момент — взаимодействие с контрагентами, которые используют разных операторов. При наличии роуминга участникам не обязательно выбирать одного оператора только для того, чтобы обмениваться ЭПД с 1 сентября 2026 года.

Мобильное приложение 1С-ЭПД позволяет работать с электронными перевозочными документами удаленно, например, с телефона или планшета.

Как подключить 1С-ЭПД

После выбора решения для работы с ЭПД необходимо настроить сам обмен. Для этого сначала подключите электронный документооборот, через который сервис будет отправлять перевозочные документы контрагентам и передавать их в ГИС ЭПД. Например, можно использовать 1С-ЭДО.

В 1С-ЭПД обмен организован через операторов электронного документооборота АО «Калуга Астрал» и ООО «Такском». Если выбран «Такском», учетная запись абонента должна быть создана на сервере 1С:Хаб.

После подключения ЭДО:

1. Выберите тариф на отправку ЭПД. Тариф определяет стоимость отправки электронных перевозочных документов через сервис.

2. Проверьте электронные подписи сотрудников. К работе с ЭПД могут быть привлечены логисты, диспетчеры, кладовщики, водители и другие ответственные сотрудники. У каждого должна быть действующая электронная подпись соответствующего типа. Подпись необходимо добавить в учетную запись пользователя.

3. Настройте обмен с контрагентами. В сервисе предусмотрено два варианта взаимодействия:

• начиная с версии библиотеки электронных перевозочных документов 1.9.16.61, при отправке ЭПД связь с контрагентом устанавливается автоматически. Предварительно отправлять и принимать приглашения не требуется;
• если компания хочет заранее настроить обмен с конкретным контрагентом, приглашение можно отправить и принять непосредственно в программе 1С. В этом случае необходимо настроить соответствующие параметры обмена.

При отправке приглашения через 1С-ЭПД форматы электронных перевозочных документов устанавливаются автоматически. В настройках получения приглашений от контрагентов рекомендуется проверить, чтобы необходимые виды ЭПД были включены для автоматического принятия.

Таким образом, перед первой реальной перевозкой нужно проверить не только подключение самого сервиса, но и весь маршрут обмена: от электронной подписи сотрудника и настроек ЭДО до отправки ЭПД контрагенту и передачи документа в ГИС ЭПД.

Что будет с бумажными документами после 1 сентября

Переход не означает, что бумажные перевозочные документы исчезнут вообще. Закон предусматривает отдельные случаи, когда бумажный формат будет допустим. Минтранс также устанавливает соответствующие исключения. Поэтому компаниям важно проверять не только общее правило работы с ЭПД, но и условия конкретной перевозки.

Кроме того, для адаптации бизнеса предусмотрен переходный период. Минтран предупредил, что с 1 сентября 2026 года компании должны использовать ЭПД, но до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажных документов инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением.

Не рекомендуем начинать переход непосредственно перед 1 марта 2027 года. К этому времени система уже должна быть настроена, а сотрудники — обучены. Иначе первая же нестандартная перевозка может привести к сбою в документообороте.

Как ЭПД связан с налоговым учетом

Электронный перевозочный документ не отменяет общие требования к подтверждению расходов и другим налоговым документам. Для целей налогообложения важно, чтобы затраты были экономически обоснованными и документально подтвержденными. Это закреплено в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Электронная форма документа сама по себе не лишает его юридической силы. Значение имеют соблюдение установленного формата, порядок оформления и подписания.

Поэтому бухгалтерии стоит заранее проверить, как данные из ЭПД будут использоваться при подтверждении транспортных расходов, а также как электронные документы будут храниться и находиться при необходимости проверки. При этом ЭПД не заменяет все остальные документы, которые могут требоваться для учета конкретной операции. Состав документов нужно определять исходя из характера перевозки, договора и требований законодательства.

Что проверить перед 1 сентября 2026 года

Чтобы не искать причину сбоя уже во время реального рейса, проведите финальную проверку по чек-листу:

• определены все виды перевозок, которые использует компания;
• понятно, какие ЭПД обязательны для каждого сценария;
• проверены договоры с перевозчиками, экспедиторами и контрагентами;
• определены сотрудники, ответственные за оформление и подписание;
• проверены сертификаты электронной подписи;
• оформлены необходимые МЧД;
• выбран и подключен оператор ИС ЭПД;
• настроена интеграция с учетной системой;
• проверен обмен с основными контрагентами;
• подключены водители и другие мобильные пользователи;
• протестирована работа приложения на реальных устройствах;
• проведены тестовые рейсы;
• отработаны нестандартные ситуации;
• сотрудники знают, что делать при ошибке или отсутствии связи;
• определен порядок хранения и поиска электронных документов.

Итоги

Обязательный переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года — это не просто замена бумажной накладной электронным файлом. Компаниям придется перестроить часть процессов вокруг перевозки: от договоров и полномочий сотрудников до работы водителей и взаимодействия с контрагентами.

Оптимальный подход — начать с аудита перевозок и определить, какие документы и сотрудники задействованы в каждом сценарии. Затем нужно подключить оператора ИС ЭПД, настроить электронные подписи и МЧД, интегрировать документооборот с учетной системой и провести тестовые рейсы.

Переходный период до 1 марта 2027 года дает бизнесу время на адаптацию, но откладывать подготовку до осени не стоит. Чем раньше компания проверит весь маршрут документа — от формирования до подписания и передачи в ГИС ЭПД, — тем меньше риск, что обязательный электронный формат остановит отгрузку или создаст проблемы в расчетах с контрагентами.