1С-ЭПД — сервис для работы с электронными транспортными накладными

Что такое электронная транспортная накладная

При перевозке грузов по территории России обязательно оформляется транспортная накладная в бумажном формате. Она подтверждает факт перевозки, в ней указываются условия доставки, описывается груз, определяется ответственность сторон. Документ необходим для бухгалтерской и налоговой отчетности. 

ЭТрН – цифровой аналог бумажной транспортной накладной, подписанный электронной подписью всех участников перевозки (грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя). Электронный формат документа имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Переход на ЭТрН дает компаниям множество преимуществ:

• ускорение документооборота между участниками перевозки;
• снижение затрат на печать, доставку и хранение документов;
• повышение прозрачности процессов грузоперевозки;
• минимизация ошибок благодаря автоматической обработке данных;
• соответствие требованиям законодательства о цифровизации документооборота.

Электронная транспортная накладная становится обязательным элементом цифровой логистики и бухгалтерского учета. В перспективе можно будет прийти к полному отказу от бумажных накладных.

1С-ЭПД – специализированный сервис от фирмы 1С, предназначенный для организации электронного документооборота в части работы с цифровыми перевозочными документами. Речь про ЭТрН (накладные) и ЭСМП (сопроводительные маршрутные письма). Сервис встроен в привычные программы 1С и обеспечивает удобную работу без необходимости дополнительных настроек или подключения сторонних систем. Основные функции 1С-ЭПД:

• Создание ЭТрН на основе данных в 1С.
• Передача документа перевозчику и другим участникам сделки через операторов ЭДО.
• Получение и обработка ЭТрН от контрагентов.
• Автоматическая регистрация подписанных документов в учетной системе.
• Хранение электронных транспортных накладных в соответствии с требованиями законодательства.

1С-ЭПД предоставляет комплекс инструментов для эффективного и удобного использования ЭТрН. Роуминг доступен для клиентов, которые используют сервисы электронного документооборота (ЭПД) от операторов «Контур» и «Тензор» («СБИС»), что обеспечивает надежную передачу ЭТрН между всеми участниками процесса. 

На основании уже внесенных в 1С данных (накладные, заказы, счета) можно быстро сформировать корректную ЭТрН без необходимости ручного ввода всех реквизитов. Каждая сторона процесса (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) подписывает ЭТрН квалифицированной электронной подписью (КЭП), что обеспечивает юридическую значимость документа.

В интерфейсе 1С можно в реальном времени отслеживать, кто из контрагентов подписал документ, а где еще требуется подтверждение. Благодаря автоматическому заполнению данных и встроенным проверкам правильности оформления документов минимизируется риск ошибок. Сервис соответствует требованиям ФНС России и Минтранса к электронным перевозочным документам.

Преимущества использования 1С-ЭПД

Выбор сервиса 1С-ЭПД для работы с электронными транспортными накладными дает бизнесу ряд значимых преимуществ:

• Экономия времени. Оформление ЭТрН занимает считанные минуты вместо долгой бумажной переписки.
• Снижение расходов. Нет необходимости в печати, курьерской доставке, хранении бумажных документов.
• Повышение качества документооборота. Автоматизация уменьшает вероятность ошибок и потерь документов.
• Упрощение взаимодействия с контрагентами. Обмен данными происходит напрямую через электронную систему.
• Поддержка юридической чистоты. Бумаги подписаны КЭП и имеют полную юридическую силу.
• Легкость интеграции. Сервис встроен в популярные решения 1С и не требует глубоких доработок.
• Безопасность данных. Все документы передаются по защищенным каналам связи.

Оформление бумажных документов традиционно требует значительных затрат времени: заполнение бланков, их передача между сторонами, хранение и архивация. С электронными перевозочными документами весь процесс автоматизируется, компании получают возможность быстрее организовывать отгрузки и минимизировать простои, связанные с оформлением документов. По оценкам экспертов, переход на электронный документооборот может сократить сопутствующие издержки на 30-50%.

При заполнении бумажных накладных человеческий фактор играет большую роль: ошибки в реквизитах, неправильное указание характеристик груза, несвоевременное оформление. Использование ЭПД позволяет автоматически подтягивать данные из учетных систем, проверять правильность заполнения, исключать дублирование информации. В результате снижается количество возвратов, штрафов и претензий. ЭПД легко интегрируются в современные информационные системы, такие как 1С. Это позволяет полностью автоматизировать процессы от создания заказа до закрытия отгрузки.

Для чего применяют сервис 1С-ЭПД

Чтобы упростить компаниям переход на работу с ЭПД, фирма «1С» разработала специализированный сервис 1С-ЭПД. Он позволяет оформить, отправить, подписать и получить электронные перевозочные документы прямо из программ 1С без необходимости использования сторонних решений. Основные возможности 1С-ЭПД:

• Создание ЭПД на основе информации из заказов, накладных и других первичных документов.
• Передача документов через операторов ЭДО (Диадок, СБИС, Такском и другие).
• Использование электронной подписи всеми участниками перевозки.
• Отслеживание статусов подписания, отправки и получения ЭПД.
• Хранение документов в электронном архиве в соответствии с законодательством.

Чтобы получить доступ ко всем возможностям интеграции, выполните обновление до версии 1С, которая поддерживает взаимодействие с 1С-ЭПД. Подключите оператора электронного документооборота, настройте электронные подписи для участников. Останется обучить сотрудников базовым навыкам работы с ЭПД, начать оформлять и отправлять перевозочные документы в электронном формате.

Процесс обмена электронными транспортными накладными

Обмен ЭТрН построен на четких этапах, каждый из которых гарантирует юридическую силу и прозрачность сделки. На основании данных о заказе, грузе, отправителе, получателе и перевозчике в учетной системе (например, 1С) создается проект транспортной накладной. Система автоматически заполняет реквизиты, исключая ошибки ручного ввода.

Документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) отправителя груза. Это обуславливает юридическую значимость, сопоставимую с бумажным оригиналом. Подписанная накладная отправляется перевозчику через оператора электронного документооборота (ЭДО). Оператор обеспечивает защищенную передачу данных и отслеживание их статуса. Получив ЭТрН, перевозчик также подписывает ее КЭП, подтверждая факт получения груза и согласие с указанными условиями перевозки.

Перевозчик доставляет груз получателю и передает ему ЭТрН. После проверки груза и документов получатель подписывает электронную накладную, подтверждая факт приема товара. Полностью подписанная всеми сторонами ЭТрН сохраняется в электронном архиве, доступном для участников сделки и для предъявления в случае налоговых или юридических проверок.

Что лучше: электронная или бумажная транспортная накладная?

Преимущества электронной транспортной накладной (ЭТрН):

• Быстрое оформление и отправка документов через интернет.
• Минимизация ошибок благодаря автозаполнению и проверке данных.
• Снижение затрат на бумагу, печать, курьерские услуги и хранение.
• Упрощенный контроль за статусами подписания и доставки.
• Электронная подпись обеспечивает полную юридическую силу.
• Удобный электронный архив, а значит, и быстрый поиск, хранение документов.
• Защищенная передача данных через операторов ЭДО.
• Экологичность (бумага не нужна).

У бумажных накладных больше недостатков, чем преимуществ. Это медленное оформление и передача через курьеров или перевозчиков, высокие риски ошибок, затраты на доставку, печать, хранение и архивирование, возможность утери оригиналов и дополнительных юридических рисков, сложности с поиском нужных документов в бумажных архивах. Задержки из-за физического перемещения документов между участниками исключить на 100% тоже трудно.

Возможности сервиса 1С-ЭПД

Сервис позволяет создавать ЭТрН и другие перевозочные документы на основе уже имеющихся данных в 1С (договоров, заказов, спецификаций), экономя время сотрудников. Автоматизация упрощает решение текущих задач и повышает качество результата. Встроенная поддержка квалифицированной электронной подписи (КЭП) всех участников процесса обуславливает подлинность документации.

Передача документов осуществляется в несколько кликов. Пользователи могут видеть в реальном времени, на каком этапе находится транспортная накладная – отправлена, получена, подписана перевозчиком или получателем. Документы автоматически сохраняются в электронном архиве в соответствии с требованиями законодательства. Их легко найти, при необходимости предъявить налоговой или другим контролирующим органам. Передача данных через сервис происходит в зашифрованном виде, что исключает риск их утраты или подмены. 1С-ЭПД может быть интегрирован в бизнес-процессы планирования отгрузок, мониторинга доставок и бухгалтерского учета.

Почему стоит выбрать 1С-ЭПД

Бизнес за счет подключения сервиса получает многочисленные преимущества, снижает сопутствующие затраты. При этом вложения нужны минимальные – для пользователей 1С процесс максимально простой, не требует лишних трат. Снижение ошибок происходит благодаря автоматизации заполнения документов.

Экономия средств на печать, доставку и архивирование бумажных накладных позволяет оптимизировать затраты, экономить бюджет. Юридическая безопасность достигается за счет использования КЭП. Плюс клиент может рассчитывать на постоянную готовность и адаптацию к изменяющимся законодательным требованиям. Это дополнительно стимулирует активный переход на ЭДО. 

Сервис 1С-ЭПД не просто облегчает документооборот, он помогает компаниям становиться современнее, эффективнее и конкурентоспособнее. Внедрение электронных транспортных накладных – это разумный шаг навстречу цифровизации бизнеса. А с сервисом 1С-ЭПД этот процесс становится простым, быстрым и максимально эффективным.