Как оформить учебный отпуск в 1С ЗУП

Настройка программы

Прежде чем создавать документы, необходимо убедиться, что соответствующий функционал активирован в программе. Для этого перейдите в раздел Настройки, выберите пункт Расчет зарплаты, затем — Настройка состава начислений и удержаний.

На вкладке Отпуска установите флажок Предоставляются учебные отпуска. После сохранения настроек вы сможете оформлять учебные отпуска.

Если организация оформляет учебные отпуска без сохранения заработной платы, дополнительно включите параметр Отпуска без оплаты. Если отсутствия планируете оформлять на часть рабочего дня, также активируйте опцию В том числе внутрисменные.

После включения этих настроек в системе автоматически появятся новые виды отпусков и соответствующие начисления:

• дополнительный оплачиваемый учебный отпуск;
• дополнительный учебный отпуск без оплаты;
• дополнительный учебный отпуск без оплаты (внутрисменный).

Благодаря этому необходимые документы станут доступны для оформления без дополнительных настроек.

Как оформить учебный отпуск в 1С ЗУП (оплачиваемый)

Чтобы оформить оплачиваемый учебный отпуск, откройте раздел Зарплата и перейдите в журнал Отпуска. Создайте новый документ.

Если сотруднику предоставляется только учебный отпуск, снимите отметку Основной отпуск, чтобы программа не рассчитывала ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно.

Далее необходимо выбрать вариант выплаты отпускных. Программа позволяет перечислить их:

• вместе с авансом;
• одновременно с заработной платой;
• отдельной межрасчетной выплатой.

После выбора способа выплаты подтвердите расчет.

Затем перейдите на вкладку Дополнительные отпуска, включите параметр предоставления дополнительных отпусков и добавьте новую строку. Уукажите:

• вид учебного отпуска;
• даты начала и окончания;
• основание предоставления.

После заполнения документа программа автоматически рассчитает сумму отпускных.

Проверка начислений

Результаты расчета можно посмотреть на вкладке Начислено (подробно).

Здесь отображаются:

• сумма отпускных;
• начисленная заработная плата до начала отпуска;
• распределение начислений по месяцам, если отпуск приходится на разные расчетные периоды.

Если в период учебного отпуска сотруднику повысили зарплату, программа пересчитает сумму отпускных с учетом индексации. Если индексация была зарегистрирована уже после оформления отпуска, документ необходимо пересчитать или исправить.

Перед печатью документов рекомендуем заполнить сведения об ответственных лицах через ссылку Подписи.

Если основанием для учебного отпуска является справка-вызов из образовательной организации, оплате подлежат все календарные дни учебного отпуска, включая праздничные даты, пришедшиеся на этот период.

После проверки информации сохраните и проведите документ, а затем сформируйте выплату отпускных по кнопке Выплатить.

Используйте команду Печать, чтобы сформировать кадровые документы: приказ на отпуск и записку-расчет среднего заработка.

Как оформить учебный отпуск в 1С ЗУП без сохранения заработной платы

Если сотруднику предоставляется неоплачиваемый учебный отпуск, используется другой документ. В разделе Зарплата откройте журнал отпусков и создайте документ Отпуск без сохранения оплаты.

Заполните основные сведения:

• месяц регистрации;
• дату документа;
• организацию;
• сотрудника.

После этого установите отметку Расчет утвердил и выберите сотрудника, который подтверждает оформление отпуска.

В качестве вида отсутствия выберите Дополнительный учебный отпуск без оплаты, затем укажите даты начала и окончания отпуска.

Количество календарных дней программа рассчитает автоматически. Укажите основание предоставления отпуска и проведите документ.

По кнопке Печать вы можете распечатать приказ по форме Т-6.

Как выплатить отпускные в 1С ЗУП

Если учебный отпуск оплачивается, после проведения документа выберите команду Выплатить. На основании отпуска программа автоматически сформирует платежный документ — Ведомость в банк либо Ведомость в кассу. Способ выплаты определяется настройками организации и сотрудника.

Перед проведением ведомости рекомендуем открыть документ, чтобы проверить реквизиты и суммы.

Как учебный отпуск отражается в табеле

После оформления документа сведения автоматически попадают в табель учета рабочего времени. Учебный отпуск обозначается буквенным кодом «У», что позволяет корректно учитывать отсутствие сотрудника при расчете заработной платы и формировании кадровой отчетности.

Просмотреть табель можно в разделе Зарплата — Табели.