Начисление отпускных в 1С Бухгалтерия — пошаговая инструкция

Если организация ведет кадровый и зарплатный учет непосредственно в 1С:Бухгалтерия 8.3, программа позволяет автоматически рассчитывать отпускные, удерживать НДФЛ и формировать необходимые печатные формы. Такой вариант подходит компаниям с небольшим штатом сотрудников. Для более сложного кадрового учета обычно используют 1С:Зарплата и управление персоналом, однако базовые операции по начислению отпусков доступны и в бухгалтерской программе.

Подготовка программы

Перед созданием документа «Отпуск» необходимо убедиться, что в программе включен кадровый и зарплатный учет. Для этого перейдите в раздел: Администрирование — Параметры учета — Настройки зарплаты.

В настройках необходимо установить флажок рядом с пунктом «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

После сохранения параметров в программе появятся документы для расчета отпускных и других кадровых операций. Если организация ведет кадровый учет непосредственно в 1С:Бухгалтерия, также рекомендуем проверить настройки кадрового учета и способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете.

Настройка резервов отпусков

Если компания формирует резерв на оплату отпусков, дополнительно необходимо включить соответствующую функцию.

Для этого перейдите по ссылке Порядок учета зарплаты в раздел учета резервов и установите флажок Формировать резерв отпусков. После включения этой настройки программа сможет автоматически использовать резерв при начислении отпускных.

Начисление отпускных в 1С Бухгалтерия

После завершения предварительных настроек выполните начисление отпускных в 1С Бухгалтерия. Для этого:

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.

2. Перейдите в журнал Все начисления.

3. Нажмите Создать.

4. Выберите документ Отпуск.

Заполнение документа

В документе укажите основные сведения:

• организацию;
• сотрудника;
• месяц начисления;
• дату начала отпуска;
• дату окончания отпуска.

После ввода этих данных программа автоматически определит продолжительность отпуска, рассчитает средний заработок, сумму отпускных, а также НДФЛ.

Большинство показателей рассчитывается автоматически на основании ранее начисленной заработной платы сотрудника.

Если у вас средний и крупный бизнес, используйте для ведения бухгалтерского учета программу 1С:Бухгалтерия, а для кадрового и зарплатного — 1С:Зарплата и управление персоналом.

Как рассчитываются отпускные

Основой расчета служит средний заработок за расчетный период. Программа анализирует начисления сотрудника за предыдущие месяцы и учитывает:

• количество фактически отработанных дней;
• начисленную заработную плату;
• выплаты, участвующие в расчете среднего заработка.

Все расчеты можно посмотреть на вкладке Начисления. Здесь отображается подробная информация по каждому месяцу расчетного периода, включая:

• сумму начислений;
• количество отработанных дней;
• средний дневной заработок;
• итоговую сумму отпускных.

Такой расчет позволяет быстро проверить корректность начислений и при необходимости найти причину расхождений.

Можно ли изменить расчет вручную?

Да, при необходимости отдельные показатели допускается скорректировать вручную.

Например, пользователь может изменить:

• средний заработок;
• сумму начислений;
• количество дней расчетного периода;
• сумму НДФЛ.

Для редактирования используются специальные кнопки рядом с соответствующими полями документа. После внесения изменений необходимо выполнить перерасчет, чтобы программа автоматически обновила итоговые суммы.

Использовать ручную корректировку рекомендуется только в случаях, когда это действительно необходимо, например, после исправления данных прошлых периодов.

Проведение документа

После проверки всех данных документ необходимо провести. Иногда при проведении появляется сообщение: «Дата документа не может быть больше планируемой даты выплаты».

Такая ситуация связана с требованиями трудового законодательства. Отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если дата документа нарушает это правило, программа предупредит пользователя. В большинстве случаев достаточно скорректировать дату выплаты непосредственно в документе.

Если поле недоступно для редактирования:

1. Нажмите Еще.
2. Выберите Изменить форму.
3. Откройте раздел Главное.
4. Включите отображение реквизита Дата выплаты.

После этого дату можно изменить и повторно провести документ.

Печатные формы

После успешного проведения документа доступны стандартные печатные формы. Через меню Печать можно сформировать:

• расчет среднего заработка;
• приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6.

Документы можно сразу распечатать или сохранить в электронном виде.

Какие проводки формирует документ

Чтобы проверить бухгалтерские записи, используйте кнопку Дт/Кт («Показать проводки и другие движения документа»).

В окне отображаются:

• проводки по начислению отпускных;
• удержание НДФЛ;
• записи по регистрам программы.

Набор проводок зависит от настроек учета затрат и способов отражения заработной платы.

При необходимости отсюда же можно перейти к анализу движений документа.

Выплата отпускных

Начисление отпускных в 1С Бухгалтерия — первый этап, далее их необходимо выплатить сотруднику. Для этого можно воспользоваться кнопкой Выплатить, расположенной непосредственно в документе.

Программа автоматически формирует документы выплаты через:

• кассу;
• банковский счет;
• зарплатный проект.

Одновременно будут отражены удержания НДФЛ и суммы к перечислению сотруднику.

Отражение отпускных при начислении заработной платы

При заполнении документа Начисление зарплаты отпускные автоматически учитываются в общем расчете.

Для этого достаточно:

1. Создать документ начисления заработной платы.
2. Указать месяц начисления.
3. Выбрать организацию.
4. Нажать Заполнить.

Программа проанализирует ранее оформленные отпуска и включит соответствующие суммы в расчет.

В результате в документе будут отражены:

• заработная плата за фактически отработанные дни;
• отпускные;
• удержанный НДФЛ;
• итоговая сумма к выплате.

При необходимости по каждому сотруднику можно сформировать расчетный листок, где будут отдельно показаны начисления заработной платы и отпускных.

Итоги

Начисление отпускных в 1С Бухгалтерия 8.3 полностью автоматизировано. После предварительной настройки программы достаточно создать документ «Отпуск», указать период отсутствия сотрудника и проверить рассчитанные показатели.

Программа самостоятельно рассчитывает средний заработок, начисляет отпускные и НДФЛ, формирует бухгалтерские проводки и печатные формы. Это позволяет сократить время на оформление документов и снизить вероятность ошибок при расчете выплат сотрудникам.