Как настроить ЭДО в 1С:Фреш — пошаговая инструкция

Какие программы 1С поддерживают ЭДО

Электронный документооборот доступен в нескольких конфигурациях 1С, в том числе:

• «1С:Бухгалтерия предприятия»;
• «1С:Комплексная автоматизация»;
• 1С:ERP;
• и в других программах.

Названия и расположение отдельных команд могут различаться в зависимости от конфигурации. Например, в «1С:Бухгалтерия» настройки находятся в разделе «Администрирование».

Шаг 1. Откройте настройки ЭДО в 1С:Фреш

В 1С перейдите в раздел «НСИ и администрирование». В подразделе «Интеграция» выберите пункт «Обмен электронными документами».

Здесь находятся инструменты для настройки учетных записей и обмена с контрагентами.

Шаг 2. Настройте учетную запись ЭДО в 1С:Фреш

Для электронного документооборота организации понадобится электронная подпись. Она используется при подписании документов и настройке обмена.

Откройте раздел «Учетные записи ЭДО».

Если электронная подпись уже подключена, в списке отобразится соответствующий сертификат. Если сертификата нет, нажмите «Создать» и запустите помощник настройки.

Какие виды электронной подписи можно использовать

Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает три вида электронной подписи:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Для обмена юридически значимыми документами в случаях, предусмотренных законодательством, используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Получить ее можно, в частности, через сервис 1С:Подпись.

Установите расширения для работы с электронной подписью

При настройке в браузере система предложит установить расширение для работы с приложением 1С:Предприятие.

1. В открывшемся окне нажмите «Перейти».

2. На странице установки выберите «Установить».

3. В диалоговом окне подтвердите действие кнопкой «Добавить расширение».

4. Затем система предложит установить расширения для работы с криптографией. Сохраните загруженный установочный файл и запустите его.

5. Следуйте подсказкам установщика, а после завершения вернитесь к настройке в 1С.

Если у организации уже есть действующий сертификат электронной подписи, выберите его из списка. Если подписи нет, можно оформить новый сертификат через одного из предложенных операторов ЭДО.

Завершите настройку учетной записи по подсказкам помощника. После этого можно переходить к подключению контрагентов.

Шаг 3. Создайте настройку обмена с контрагентом

Чтобы отправлять и получать электронные документы, настройте обмен с конкретным контрагентом.

Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка ЭДО» и нажмите «Создать».

В открывшейся форме заполните необходимые поля. Если обмен документами должен вестись в рамках определенного договора, укажите его в соответствующем поле. Если договор не требуется, оставьте поле пустым.

Затем нажмите «Подписать и отправить». Программа сформирует соглашение об обмене электронными документами. После отправки закройте форму соглашения.

Шаг 4. Настройте получение электронных документов

В созданной настройке откройте вкладку «Настройки получения» и нажмите на кнопку «Создать». Укажите свою организацию и контрагента. Для каждого типа входящих документов можно выбрать способ обработки:

• автоматически — программа самостоятельно создает документы на основании полученных электронных файлов;
• вручную — пользователь проверяет документ и создает его в учетной системе самостоятельно;
• не отражать — документ не будет автоматически отражаться в учете.

Чтобы задать один способ обработки сразу для всех типов документов, воспользуйтесь кнопкой «Заполнить по шаблону». Выберите подходящий вариант: «Все автоматически», «Все вручную» или «Все не отражать».

Если для разных документов нужны разные правила, настройте обработку отдельно для каждого вида. Например, можно настроить автоматическое создание для одних документов и ручную обработку для других.

Настройку выполняют один раз. В дальнейшем отправлять и получать документы можно непосредственно из их форм или из журнала документов с помощью кнопки «ЭДО».

Шаг 5. Пригласите контрагента к обмену

Когда учетная запись и настройки обмена готовы, отправьте контрагенту приглашение. Для этого откройте справочник «Контрагенты (Клиенты)», выберите нужную организацию и нажмите кнопку «ЭДО». В меню выберите команду приглашения к обмену электронными документами.

После отправки приглашения дождитесь ответа контрагента. Когда он примет приглашение, статус подключения изменится на «Принято». Если контрагент сам отправил вам приглашение, ответить на него можно в разделе «Текущие дела ЭДО».

Где искать входящие и исходящие документы

Все отправленные и полученные электронные документы доступны в разделе «Текущие дела ЭДО». Открыть его можно из формы документа по кнопке «ЭДО», а также через разделы «Покупки» и «Продажи».

Если команда «Текущие дела ЭДО» не отображается в нужном разделе, ее можно добавить самостоятельно:

1. Нажмите «Настройки».

2. Откройте настройку действий и команд.

3. Найдите строку «Текущие дела ЭДО».

4. Перенесите ее в окно «Выбранные команды».

После этого команда появится в группе «Сервис».

С какими операторами работает ЭДО в 1С:Фреш

Перед подключением электронного документооборота важно проверить, поддерживает ли облачный сервис выбранного оператора ЭДО в 1С:Фреш. Прямую интеграцию с СБИС, Диадок и Контур в 1С:Фреш настроить нельзя. Обмен с этими системами возможен через внешние обработки или с помощью загрузки и выгрузки документов в браузере. Однако такой способ требует дополнительных действий.

Кроме того, внешние обработки должны соответствовать требованиям безопасности и техническим требованиям 1С:Фреш. Не все сторонние решения проходят необходимую проверку, поэтому перед использованием конкретной обработки стоит уточнить возможность ее подключения.

Итоги

Настроить ЭДО в 1С:Фреш можно самостоятельно: для этого нужно подключить электронную подпись, создать учетную запись, настроить обмен с контрагентом и отправить ему приглашение. После принятия приглашения документы можно отправлять и получать непосредственно из программы.

Если при настройке возникают вопросы или нужно подключить обмен с определенным оператором, обращайтесь к специалистам Lad. Мы проверим совместимость решения и подберем подходящий способ работы с электронными документами.