Как работает 1С:ЗУП в облаке «1С:Фреш»

Что такое 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш

1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — программа для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы. С ее помощью компания оформляет кадровые документы, рассчитывает выплаты сотрудникам, учитывает отпуска и больничные, рассчитывает НДФЛ и страховые взносы, формирует отчетность.

1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш работает онлайн. База размещается на стороне сервиса, а пользователи получают к ней доступ через интернет — в браузере или с помощью тонкого клиента.

По сути, компания использует привычную программу 1С:ЗУП, но не размещает ее на собственном сервере. Не нужно самостоятельно организовывать серверную инфраструктуру, настраивать удаленный доступ и заниматься установкой обновлений: эти задачи берет на себя провайдер сервиса.

В 1С:Фреш можно использовать не только 1С:ЗУП, но и другие облачные программы 1С. Например, «1С:Бухгалтерия» — для бухгалтерского учета, 1С:УНФ — для управления небольшой компанией. Это позволяет работать с разными направлениями учета в облачной среде.

Какие задачи решает 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш

Облачная версия сохраняет назначение программы: она помогает вести кадровый учет и рассчитывать зарплату. Сотрудники работают в привычной 1С и выполняют задачи в одной системе.

С помощью 1С:ЗУП компания может:

• Рассчитывать заработную плату. Учитывать установленные условия оплаты труда, начислять зарплату, премии и другие выплаты, выполнять удержания.
• Вести кадровый учет. Оформлять кадровые операции — приемы, переводы и увольнения сотрудников, фиксировать изменения должностей и окладов, хранить сведения о персонале.
• Учитывать рабочее время и отсутствие сотрудников. Оформлять отпуска, больничные и командировки, вести графики работы.
• Рассчитывать налоги и взносы. Выполнять расчет НДФЛ и страховых взносов с учетом данных о начислениях.
• Создавать отчетность. Формировать регламентированные отчеты и отчеты для контролирующих органов.
• Анализировать кадровые и зарплатные данные. Использовать отчеты, чтобы получать информацию о персонале, начислениях и выплатах.

В одной базе также можно вести учет нескольких организаций. Это удобно, если в компании несколько юридических лиц и кадровые или расчетные процессы нужно организовать в единой системе.

Главное отличие облачного формата не в наборе кадровых операций, а в том, как сотрудники получают доступ к программе и кто отвечает за ее техническую поддержку.

Чем 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш отличается от локальной версии

С точки зрения основных задач облачная и локальная версии решают одни и те же вопросы: помогают вести кадровый учет и рассчитывать зарплату. Разница заключается прежде всего в размещении программы и обслуживании инфраструктуры.

Локальная 1С:ЗУП

При локальной установке база размещается на компьютере или сервере компании. Организация самостоятельно отвечает за техническую сторону работы:

• покупку и обслуживание оборудования;
• установку обновлений программы;
• резервное копирование;
• настройку безопасности;
• организацию удаленного доступа;
• восстановление работы после технических сбоев.

Если сотрудники работают вне офиса, для доступа к локальной базе может потребоваться дополнительная настройка. Например, нужно настроить удаленный рабочий стол. Кроме того, компании необходимо следить за состоянием оборудования и своевременно решать технические проблемы.

1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш

В облачном варианте программа размещается на стороне провайдера. Пользователи подключаются к ней через интернет, а обслуживание инфраструктуры и установка обновлений не требуют участия штатного системного администратора компании.

В результате организация получает:

• доступ к программе из офиса, дома или командировки;
• автоматическую установку обновлений;
• резервное копирование на стороне провайдера;
• возможность организовать работу сотрудников из разных офисов;
• меньшую зависимость от собственного сервера и локального оборудования.

Для наглядности сравнили два формата в таблице.

Облако не меняет сами правила кадрового учета и расчета зарплаты. Оно позволяет иначе организовать доступ к программе и снять с компании часть задач по обслуживанию IT-инфраструктуры.

Кому подойдет 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш

Облачный формат особенно полезен компаниям, в которых сотрудники работают не только из офиса, но и удаленно, а также где нет собственного IT-отдела. Но это не единственные ситуации, когда стоит рассмотреть переход в облако.

Малый и средний бизнес без системного администратора

Не каждой компании нужен собственный сервер и специалист, который будет постоянно следить за его работой. Если кадровый учет и расчет зарплаты ведут бухгалтер или небольшой отдел, 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш позволяет использовать программу без самостоятельного обслуживания серверной инфраструктуры.

Компании с удаленными сотрудниками и филиалами

Когда бухгалтерия, HR и руководство находятся в разных офисах или городах, важно обеспечить всем доступ к актуальным кадровым данным. В облачной программе сотрудники могут работать через интернет, не подключаясь к компьютеру в центральном офисе.

Например, бухгалтер рассчитывает зарплату из дома, HR-специалист оформляет кадровые документы в филиале, а руководитель проверяет нужные сведения во время командировки.

Бухгалтерские компании и аутсорсеры

При ведении учета в нескольких организациях важно организовать доступ к базам и не зависеть от одного рабочего компьютера. Облачный формат упрощает подключение сотрудников к 1С и совместную работу с данными.

Растущий бизнес

По мере увеличения штата растет и объем кадровых операций: появляются новые сотрудники, подразделения, юридические лица, усложняются расчеты. Одновременно увеличивается нагрузка на IT-инфраструктуру.

Облачная модель позволяет развивать работу с программой без необходимости самостоятельно расширять серверные мощности. При этом перед переходом важно подобрать подходящий тариф с учетом количества пользователей и используемых приложений.

Компании, которые хотят отказаться от локального сервера

Если организация уже использует 1С:ЗУП на собственном оборудовании, но обслуживание сервера отнимает много ресурсов, можно рассмотреть перенос базы в облако. Это позволит сократить объем технических задач, которые компания решает самостоятельно.

Преимущества 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш

Переход в облако влияет не только на способ запуска программы. Он меняет организацию работы бухгалтерии и кадровой службы.

Доступ к кадровым данным из разных мест

Сотрудникам не нужно находиться в офисе, чтобы работать с программой. Бухгалтер, HR-специалист и руководитель могут подключаться к 1С:ЗУП через интернет. Это упрощает взаимодействие распределенных команд и работу на удаленке.

Обновления без самостоятельной установки

В кадровом и зарплатном учете важно своевременно учитывать изменения законодательства. В облачном сервисе обновления устанавливаются автоматически, поэтому компании не нужно самостоятельно искать новые версии программы и выполнять их установку.

Меньше технических задач

Не нужно покупать и обслуживать собственный сервер, настраивать его для удаленной работы и самостоятельно организовывать резервное копирование. Инфраструктурные задачи берет на себя провайдер сервиса.

Резервное копирование данных

Кадровая информация и сведения о начислениях имеют большое значение для компании. Потеря базы может осложнить расчет зарплаты, подготовку отчетности и оформление документов. В 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш резервное копирование выполняется на стороне сервиса.

Возможность использовать несколько программ 1С

В 1С:Фреш доступны разные конфигурации. Например, компания может вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в 1С:ЗУП, а бухгалтерский учет — в «1С:Бухгалтерия». Это позволяет использовать несколько программ в рамках облачного сервиса.

Что учесть перед переходом на 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш

Перенос программы в облако — это не просто копирование базы. Перед запуском важно проверить, как сейчас организован кадровый и зарплатный учет, какие данные нужно перенести и кто будет работать в системе.

Рекомендуем заранее:

• проверить текущую базу. Оценить ее состояние, используемую конфигурацию и объем данных, которые предстоит перенести;
• определить количество пользователей. Учесть сотрудников бухгалтерии, HR и руководителей, которым потребуется доступ;
• проверить права доступа. Убедиться, что пользователи смогут работать только с необходимой им информацией;
• продумать интеграции. Если 1С:ЗУП обменивается данными с другими программами или сервисами, нужно проверить, как будет организована работа после перехода;
• протестировать основные процессы. До полноценного запуска проверить кадровые документы, начисление зарплаты, расчет налогов и подготовку отчетности.

Отдельное внимание стоит уделить переносу исторических данных. Важно заранее определить, какая информация нужна сотрудникам для дальнейшей работы и какие процессы необходимо проверить после миграции.

Как перейти на 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш

Специалисты Lad помогут перейти на 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш, выполнят все подготовительные работы и предоставят необходимую поддержку после перехода. 

1. Анализ текущей системы. В первую очередь мы изучаем используемую конфигурацию, состояние базы, кадровые и расчетные процессы.
2. Подбор тарифа. Вместе с заказчиком выбираем подходящее решение 1С:Фреш с учетом количества пользователей и задач компании.
3. Подготовка и перенос данных. Проверяем базу и переносим необходимые сведения о сотрудниках, кадровых событиях и начислениях.
4. Настройка доступа. Подключаем пользователей и распределяем права.
5. Проверка работы. Тестируем основные операции и отправку отчетности, чтобы убедиться, что сотрудники могут продолжать работу в новой среде.

Заранее подготовленный переход помогает избежать ситуации, когда после переноса сотрудники обнаруживают, что нужных данных не хватает или привычные процессы работают не так, как раньше.

Бесплатный доступ к 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш на 30 дней

Перед оформлением подписки подключите тестовый период на 30 дней. Он поможет оценить облачный формат на практике, а не только по описанию.

За время тестового периода можно:

• проверить скорость работы программы;
• подключиться к базе из офиса, из дома, в поездке или командировке и проверить, как программа справляется с разными задачами;
• протестировать кадровые операции и расчет зарплаты;
• оценить, насколько удобно работать нескольким сотрудникам;
• проверить перенос тестовой базы.

Пробный период поможет понять, подходит ли облачная модель для организации кадрового и зарплатного учета в вашей компании.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли работать в 1С:ЗУП Фреш из дома?

Да, программа доступна через интернет, поэтому сотрудник может подключиться к ней не только из офиса, но и из дома или командировки. Для работы не нужно подключаться к офисному серверу через VPN.

Нужно ли устанавливать 1С:ЗУП на компьютер?

Для работы через браузер устанавливать программу на компьютер не нужно. Пользователь получает доступ к облачной базе через интернет. Также доступен вариант работы с помощью тонкого клиента.

Нужно ли самостоятельно обновлять 1С:ЗУП в облаке?

Нет, обновления программы устанавливаются автоматически на стороне сервиса.

Можно ли вести учет нескольких организаций?

Да, в одной базе 1С:ЗУП можно вести учет нескольких организаций.

Можно ли перенести существующую базу 1С:ЗУП в облако?

Да, переход на облачный формат предусматривает перенос данных из текущей базы. Перед этим нужно проверить ее состояние, определить состав переносимой информации и протестировать работу после миграции.

Подойдет ли 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш для бухгалтерской компании на аутсорсинге?

Да, 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш подойдет для бухгалтерской компании на аутсорсинге: сотрудники получают доступ к базе через интернет, могут работать из любой точки мира и не зависят от одного компьютера или офисного сервера.

Можно ли попробовать сервис до покупки?

Да, вы можете протестировать возможности 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш в течение 30 дней бесплатно. Этого времени достаточно, чтобы оценить работу программы и проверить основные процессы.