Как создать подразделение в 1С ЗУП — инструкция

Как создать подразделение в 1С ЗУП

Чтобы добавить новое подразделение, выполните следующие действия.

Шаг 1. Откройте справочник подразделений

Запустите программу под своей учетной записью и перейдите в раздел Настройка. Затем выберите пункт Подразделения, где отображается вся организационная структура предприятия.

Для создания нового элемента нажмите кнопку Создать.

После этого откроется карточка подразделения, в которой необходимо заполнить основные сведения.

Заполнение карточки подразделения

При создании подразделения важно внимательно заполнить все реквизиты, поскольку многие из них используются при кадровом учете и формировании документов.

Наименование подразделения

В первую очередь укажите официальное название подразделения. Именно оно будет отображаться в приказах, кадровых документах, отчетах и печатных формах.

Если требуется корректное склонение названия в различных падежах, воспользуйтесь функцией Склонения. Это позволит автоматически подставлять правильную форму при формировании документов.

Наименование для кадровых документов

При необходимости можно указать отдельное название, которое будет использоваться в сведениях о трудовой деятельности сотрудников. Такая настройка удобна, если внутреннее наименование подразделения отличается от того, которое должно отображаться в кадровых документах.

Организация

Если в информационной базе ведется учет нескольких юридических лиц, выберите организацию, к которой относится создаваемое подразделение. Этот реквизит обязателен: без него подразделение не получится использовать в работе.

Вышестоящее подразделение

Если организация имеет многоуровневую структуру, можно сразу определить место нового подразделения в общей иерархии. Для этого в поле Вышестоящее подразделение выберите подразделение, которому оно будет подчиняться. Такая структура облегчает построение отчетов и делает навигацию по справочнику более удобной.

График работы

Выбранный график работы подразделения будет автоматически подставляться в кадровые документы, однако непосредственно на расчет заработной платы он не влияет. Для начислений используются графики, назначенные сотрудникам или установленные на уровне организации.

Дополнительные настройки

В зависимости от специфики деятельности предприятия программа может отображать дополнительные параметры. Например, если организация относится к сфере сельского хозяйства, растениеводства, животноводства или рыболовства, в карточке подразделения станет доступен соответствующий признак.

Работа со штатным расписанием

Если в программе используется штатное расписание, необходимо отметить, что подразделение сформировано. Для этого устанавливается соответствующий флажок и указывается дата создания подразделения.

При ведении истории изменений штатного расписания эти сведения становятся информационными и изменяются только через специальные документы. Если подразделение прекращает работу, можно указать дату его расформирования. После этого система перестанет использовать его при оформлении новых кадровых документов.

Настройка выплаты заработной платы

На вкладке Бухучет и выплата зарплаты определяется способ перечисления денежных средств сотрудникам подразделения. Возможны несколько вариантов:

• через кассу организации;
• переводом на банковские карты;
• через раздатчика.

Если используется тот же способ выплаты, что и для всей организации, менять настройки не потребуется.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учете

При необходимости можно определить индивидуальный порядок отражения расходов по оплате труда именно для данного подразделения.

Программа позволяет использовать один из вариантов:

• отражение затрат на конкретном счете бухгалтерского учета;
• распределение расходов между несколькими счетами и аналитиками.

По умолчанию применяется настройка, установленная для организации, однако при необходимости ее можно изменить непосредственно в карточке подразделения.

Завершение создания подразделения

После заполнения всех обязательных реквизитов нажмите Записать и закрыть.

Новое подразделение появится в справочнике и станет доступно для дальнейшей работы. После этого можно использовать подразделение в штатном расписании, кадровых документах и отчетности.

Как создать обособленное подразделение в 1С ЗУП

Настройка обособленного подразделения отличается от создания обычного структурного подразделения. Помимо стандартных реквизитов необходимо указать дополнительные сведения, связанные с регистрацией в налоговых органах, расчетом страховых взносов и особенностями ведения учета.

Порядок действий зависит от того, выделено ли подразделение на отдельный баланс.

Создание обособленного подразделения без отдельного баланса

Если подразделение не ведет самостоятельный бухгалтерский учет и не имеет собственного баланса, настройка выполняется следующим образом.

Шаг 1. Включите возможность работы с филиалами

Откройте раздел Настройка — Организации и выберите карточку головной организации. На вкладке Главное установите флажок У организации есть филиалы (обособленные подразделения). Без этой настройки создать обособленное подразделение в программе не получится.

Шаг 2. Добавьте подразделение

Перейдите в справочник Подразделения и создайте новый элемент либо откройте существующий для редактирования. В карточке подразделения отметьте параметр Это — филиал (обособленное подразделение), после чего заполните основные сведения:

• наименование;
• организацию;
• код подразделения;
• сведения о подчиненности.

После сохранения карточки станут доступны дополнительные поля, необходимые для ведения учета.

Заполните сведения об обособленном подразделении

Для корректной работы программы потребуется внести информацию, связанную с деятельностью подразделения. Как правило, заполняются следующие реквизиты:

• код вида экономической деятельности (ОКВЭД);
• районный коэффициент, если он применяется;
• размер северной надбавки;
• территориальные условия труда;
• дата начала работы в соответствующих условиях.

Эти данные используются при расчете заработной платы, пособий и формировании отдельных видов отчетности.

Укажите сведения о регистрации

На вкладке Регистрация в налоговом органе необходимо заполнить регистрационные данные подразделения.

В зависимости от особенностей организации здесь могут указываться:

• ИНН;
• КПП;
• сведения о налоговой инспекции;
• другие регистрационные реквизиты.

От корректности этих данных зависит правильность формирования налоговой отчетности.

Настройте особенности учета

При необходимости можно указать дополнительные параметры. Например, если подразделение зарегистрировано как самостоятельная классификационная единица, необходимо установить соответствующий признак. Это позволит программе корректно рассчитывать страховые взносы и формировать отчетность отдельно по подразделению.

Если организация применяет льготные тарифы страховых взносов, соответствующую настройку также следует указать в карточке подразделения. При наличии обязанности по представлению статистической отчетности можно заполнить сведения о регистрации в территориальном органе Росстата.

Создание подразделения, выделенного на отдельный баланс

Если филиал ведет самостоятельный бухгалтерский учет и имеет отдельный баланс, порядок настройки будет отличаться.

В этом случае подразделение создается уже не в справочнике подразделений, а в справочнике организаций.

Шаг 1. Подготовьте головную организацию

Как и в предыдущем случае, сначала необходимо открыть карточку головной организации и включить использование филиалов, установив соответствующий флажок.

Шаг 2. Создайте филиал

Перейдите в справочник Организации и создайте новую запись. При заполнении карточки установите признак Это — филиал (обособленное подразделение), после чего выберите головную организацию, к которой он относится.

Далее заполните стандартные реквизиты:

• полное наименование;
• юридический адрес;
• регистрационные данные;
• банковские реквизиты;
• сведения для налогового учета.

При необходимости дополнительно настраиваются параметры бухгалтерского учета, выплаты заработной платы и формирования отчетности.

На что обратить внимание при настройке

Перед началом работы рекомендуется проверить, что:

• в программе включена функция работы с филиалами;
• подразделение привязано к нужной организации;
• заполнены регистрационные данные;
• указаны территориальные коэффициенты и льготы, если они применяются;
• корректно настроен бухгалтерский и налоговый учет.

Это позволит избежать ошибок при расчете заработной платы, начислении страховых взносов и подготовке регламентированной отчетности.

Итоги

Создание подразделений в 1С ЗУП — один из базовых этапов настройки кадрового учета. От правильного заполнения карточек зависит корректность оформления кадровых документов, начисления заработной платы и формирования отчетности.

Если организация имеет филиалы или другие обособленные подразделения, необходимо заранее определить их статус и выполнить дополнительные настройки, предусмотренные программой. Это обеспечит корректное ведение учета и исключит проблемы при подготовке отчетности в контролирующие органы.