Работа в выходной день в командировке в 1С ЗУП — как правильно оформить и оплатить

Во время командировок нередко возникают ситуации, когда сотрудник оказывается в пути или выполняет рабочие задачи в выходной день. Для бухгалтерии и кадровой службы здесь важно сразу решить два вопроса: как правильно оформить такую работу и каким образом оплатить ее в 1С:ЗУП.

Ошибки в оформлении командировок и выходных дней могут привести к трудовым спорам, претензиям со стороны сотрудников и нарушениям требований ТК РФ. Особенно часто сложности возникают, когда работа в выходной изначально не была предусмотрена приказом на командировку.

Нужно ли оплачивать выходной день в командировке

Не каждый выходной во время командировки подлежит оплате. Если сотрудник в этот день:

• не работал;
• не выезжал в командировку;
• не возвращался из нее,

дополнительная оплата не требуется.

Это связано с тем, что согласно ст. 113 ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена, кроме отдельных случаев, предусмотренных законодательством. Но если сотрудник фактически работал в выходной день во время командировки, такой день уже требует отдельного оформления и оплаты.

Когда работа в выходной в командировке допускается

Работа в выходные во время командировки возможна в нескольких ситуациях. Например, если:

• график работы предполагает непрерывное производство;
• в приказе на командировку указано, что сотруднику нужно работать в выходной в командировке;
• возникла срочная производственная необходимость;
• сотрудник находился в пути в выходной день.

При этом порядок оплаты работодатель должен закрепить во внутренних документах компании:

• положении об оплате труда;
• коллективном договоре;
• локальных нормативных актах.

Важно, чтобы одинаковые ситуации оплачивались сотрудникам по единым правилам. Это снижает риск трудовых споров.

Как оплачивается выходной в командировке

На практике в 1С:ЗУП обычно используют три варианта оплаты:

• по двойному тарифу;
• по среднему заработку;
• по удвоенному среднему заработку.

Выбор зависит от правил компании и порядка, закрепленного во внутренних документах.

Вариант 1. Оплата по двойному тарифу или предоставление отгула

Это наиболее распространенный вариант, который соответствует требованиям ст. 153 ТК РФ.

В этом случае сотруднику оплачивают работу в выходной:

• минимум в двойном размере;
• либо в одинарном размере с предоставлением отгула.

Работа в выходной день в командировке — как оформить в 1С:ЗУП

Сначала создайте документ Командировка и укажите фактические даты поездки, включая выходные дни. Программа оплачивает по среднему заработку только рабочие дни командировки. После этого создайте документ Работа в выходные и праздники. В нем указываются:

• дата работы;
• количество часов или дней;
• способ компенсации — двойная оплата или отгул.

Начисление производится в документе Начисление зарплаты и взносов. Если сотруднику предоставляется дополнительный день отдыха, его оформляют документом Отгул.

Как включить учет работы в выходные в ЗУП

Чтобы использовать документ Работа в выходные и праздники, необходимо активировать соответствующую настройку. Путь в 1С:ЗУП: Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний — Прочие начисления. Установите флажок: Работа в праздничные или выходные дни.

Для учета отгулов дополнительно включается настройка на вкладке Учет отсутствий.

Документ Работа в выходные и праздники находится в разделе Зарплата.

Вариант 2. Оплата выходного по среднему заработку

Некоторые компании оплачивают выходные дни в командировке так же, как и остальные дни поездки — по среднему заработку. Такой вариант возможен, если он закреплен внутренними документами организации.

Как настроить оплату в 1С:ЗУП

В этом случае сначала создайте документ Индивидуальный график. В нем выходные дни отмечаются как рабочие. При этом важно сохранить общее количество рабочих дней в соответствии с производственным календарем. Обычно для этого часть рабочих дней заменяют на выходные.

После этого оформите документ Командировка с фактическими датами поездки. Программа рассчитает оплату по среднему заработку уже за все дни, включая выходные.

Что важно учитывать при таком способе оплаты

При использовании индивидуального графика важно соблюдать требования трудового законодательства по норме рабочего времени. Кроме того, порядок оплаты выходных в командировке должен быть официально закреплен в учетной политике или локальных актах компании.

Если одним сотрудникам оплачивать такие дни по среднему заработку, а другим — по двойному тарифу без понятных оснований, это может вызвать претензии со стороны работников.

Вариант 3. Оплата в размере двойного среднего заработка

Некоторые работодатели используют комбинированный вариант — оплачивают выходной в командировке по удвоенному среднему заработку. В типовой конфигурации 1С:ЗУП такой механизм обычно настраивается отдельно.

Как это сделать в 1С:ЗУП

Сначала создайте новый вид рабочего времени, например: Командировка в выходные с кодом «КВ». Основное время — выходные дни.

Далее в разделе Настройка — Начисления скопируйте стандартное начисление Командировка и создайте новое начисление с измененной формулой расчета. В формуле удвойте стандартный расчет среднего заработка.

Формула: 2*(Макс(СреднийЗаработокОбщий * НормаДнейЧасов, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / НормаДнейЧасов * ВремяВДняхЧасах * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка)

После этого:

• укажите у начисления вид Прочие начисления и выплаты;
• укажите, что оно выполняется только при определенном виде времени;
• привяжите созданный код «КВ».

Затем в табеле для выходного дня командировки проставляется соответствующий вид времени.

Начисление рассчитывается в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Какой вариант оплаты выбрать

Универсального решения здесь нет. Все зависит от:

• локальных нормативных актов компании;
• кадровой политики;
• особенностей работы сотрудников;
• судебной практики;
• позиции работодателя.

Но независимо от выбранного способа важно соблюдать два правила:

• порядок оплаты должен быть официально закреплен;
• одинаковые ситуации должны оплачиваться одинаково для всех сотрудников.

Это поможет избежать претензий со стороны работников и трудовой инспекции.

Частые вопросы

Нужно ли оплачивать выходной в командировке, если сотрудник отдыхал?

Нет, если сотрудник не работал и не находился в пути, дополнительная оплата не требуется.

Можно ли оплатить выходной в командировке по среднему заработку?

Да, если такой порядок закреплен во внутренних документах организации.

Что делать, если работа в выходной заранее не планировалась?

В этом случае работу можно оформить отдельно документом «Работа в выходные и праздники».

Обязательно ли предоставлять отгул?

Нет, работодатель может выбрать двойную оплату либо одинарную оплату с предоставлением дополнительного дня отдыха.

Где в 1С:ЗУП находится документ для оформления работы в выходной?

Документ Работа в выходные и праздники расположен в разделе Зарплата.

Итоги

Работа в выходной день во время командировки требует правильного оформления как с точки зрения трудового законодательства, так и с точки зрения настройки 1С:ЗУП. Ошибки в расчетах могут привести к конфликтам с сотрудниками и претензиям со стороны проверяющих органов. Чтобы избежать проблем, важно заранее определить порядок оплаты, закрепить его во внутренних документах компании и корректно настроить учет в 1С.

Если вам нужна консультация, как настроить 1С:ЗУП, мы поможем:

• настроить оплату командировок и работы в выходные;
• проверить расчет среднего заработка;
• автоматизировать кадровый учет и расчет зарплаты;
• настроить обмен между 1С:ЗУП и «1С:Бухгалтерия»;
• адаптировать программу под требования вашей компании.

Работаем с типовыми и доработанными конфигурациями 1С.