Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года

Что такое ЭПД

ЭПД или электронный перевозочный документ — это аналог бумажных документов, которые оформляются при перевозке грузов. ЭПД имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ. 

Когда и для кого ЭПД становятся обязательными

С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок вместо бумажных документов должны использовать электронные формы. Речь идет о следующих документах:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• электронный заказ-заявка;
• сопроводительная ведомость;
• электронный путевой лист (ЭПЛ);
• заказ-наряд;
• электронный договор фрахтования.

К участникам грузоперевозок относятся: грузоотправители, грузополучатели, экспедиторы и транспортные компании.

Зачем вводят обязательный транспортный ЭДО

Правительство планирует создать единую цифровую транспортную платформу «ГосЛог», поэтому логистическая отрасль постепенно переводится на электронный документооборот (ЭДО). По оценке экспертов, переход на ЭПД поможет сократить операционные расходы, упростит обмен информацией между участниками перевозок и сделает логистические процессы более эффективными.

Кроме того, использование электронных документов позволит улучшить прослеживаемость грузов. Электронные перевозочные документы сложнее потерять или подделать, а данные в них лучше защищены по сравнению с бумажными.

Переход на ЭПД закреплен в стратегии цифровой трансформации транспортной отрасли России. Одним из ключевых показателей реализации стратегии является доля перевозочных документов, оформленных в электронном формате. Утверждены плановые показатели по переходу на ЭПД:

• к 2026 году количество ЭПД должно составить 500 млн;
• к 2027 году — 1000 млн;
• к 2030 году этот показатель должен вырасти до 5000 млн документов.

ГИС ЭПД и операторы ИС ЭПД

Для обмена и хранения электронных перевозочных документов создана государственная система ГИС ЭПД — единая цифровая платформа в сфере грузоперевозок. Все участники логистических процессов должны передавать сведения в систему через операторов ИС ЭПД.

ГИС ЭПД выполняет несколько задач:

• повышает прозрачность рынка грузоперевозок;
• усиливает контроль со стороны государства;
• помогает выявлять недобросовестных участников.

Координацией системы занимается Минтранс. Ведомство отмечает, что переход на ЭПД помогает снизить количество нарушений в отрасли.

Кто такие операторы ИС ЭПД

Операторы ИС ЭПД — это сервисы-посредники между бизнесом и государственной системой. Они:

• передают документы в ГИС ЭПД;
• проверяют корректность данных;
• обеспечивают безопасность обмена.

Важно: напрямую передавать сведения в ГИС ЭПД нельзя. Поэтому компаниям необходимо заранее выбрать оператора и подключиться к его сервису.

Требование к экспедиторам

Дополнительные правила установлены для экспедиторов.

Как перейти на обязательные ЭПД: инструкция

Система ГИС ЭПД работает с 1 сентября 2022 года, и многие компании уже работают с ГИС ЭПД. Однако с 1 сентября 2026 года это требование станет обязательным. Разберем подробнее, как перейти на ЭПД с 1 сентября 2026 года.

Что нужно сделать

1. Проведите аудит текущих процессов

1. Проверьте текущий формат работы с документами

Определите, как сейчас оформляются перевозочные документы:

• только на бумаге;

• через ЭДО;

• в смешанном формате.

До 1 сентября 2026 года допускается использование бумажных документов. Но после этой даты все участники перевозок должны перейти на ЭПД.

Это требование распространяется на:

• автомобильные перевозки;

• авиационные перевозки;

• железнодорожные перевозки.

2. Определите подразделения, участвующие в перевозках

Проверьте, какие отделы задействованы в процессе, например: бухгалтерия, логистика, экспедиторы, склады и другие. Оптимальное время для внедрения ЭПД — март–апрель 2026 года.  Компания успеет адаптироваться к новым правилам и сможет наладить процессы до начала сезона отпусков.

Руководителям стоит заранее провести встречи с сотрудниками и объяснить изменения в работе. Такой подход снижает сопротивление нововведениям и помогает быстрее пройти этап адаптации.

Обратите внимание: Минтранс оставляет за собой право определить перечень бумажных перевозочных документов, которые можно будет использовать после 1 сентября 2026 года. Однако их количество будет значительно меньше, чем электронных форм.

2. Проверьте инфраструктуру, получите электронную подпись, оформите МЧД

1. Электронная подпись

Для работы с ЭПД потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП используют: ИП, руководители компании, индивидуальные предприниматели, бухгалтеры, экспедиторы, логисты и другие сотрудники.

Руководители компаний могут получить КЭП бесплатно в ФНС. Для этого необходимо прийти в налоговую с токеном (USB-носителем), на который будет записан ключ и сертификат электронной подписи.

Водителям и кладовщикам достаточно усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Ее можно оформить через «Госключ» или сервис оператора ЭДО.

2. Машиночитаемая доверенность

Для сотрудников, которые будут подписывать документы, необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). В доверенности фиксируются полномочия на работу с электронными документами. Получить МЧД можно, например, на сайте ФНС.

3. Выберите оператора ИС ЭПД

Все участники перевозок обязаны передавать данные в ГИС ЭПД через операторов ИС ЭПД. Кроме передачи документов операторы выполняют дополнительные функции:

• проверяют корректность заполнения документов;
• обеспечивают безопасность обмена;
• поддерживают взаимодействие с контрагентами.

Передавать сведения можно только через операторов из официального реестра, опубликованного на сайте ФНС.

4. Настройка учетной системы

Электронные перевозочные документы должны храниться и обрабатываться в учетной системе компании, например в 1С. Для работы с ЭПД фирма «1С» разработала сервис 1С-ЭПД. С его помощью пользователи:

• Создают все виды ЭПД. Электронные накладные, наряд-заказы, сопроводительные ведомости и другие документы, утвержденные законом.
• Обмениваются документами с контрагентами. Включая накладные, наряд-заказы, сопроводительные ведомости, а также неформализованные документы.
• Удаленно подписывают документы совместно со всеми участниками перевозки.
• Видят состояние всех операций в процессе обмена ЭПД.
• Мгновенно получают уведомления, связанные с приемкой и передачей груза.

Покажем как работает сервис 1С-ЭПД: бесплатно проведем демонстрацию и организуем тестовый обмен документами с контрагентами на ваших данных.

Зачем нужен 1С-ЭПД

Сервис выполняет несколько важных функций.

Транспортный ЭДО

С помощью 1С-ЭПД участники перевозок обмениваются всеми утвержденными форматами ЭПД — электронными транспортными накладными, путевыми листами и другими документами.

Передача данных в ГИС ЭПД

Сервис направляет сведения в государственную систему, проверяет корректность заполнения документов и обеспечивает безопасность обмена.

Работа в одном окне

Решение интегрируется с типовыми и нетиповыми конфигурациями 1С. Возможны варианты подключения через API или внедрение в собственную платформу.

Связь ЭПД с бухгалтерскими документами

Электронные перевозочные документы должны работать в связке с бухгалтерскими и складскими процессами. Например, при реализации товара ЭТрН автоматически получает данные о: 

• грузе;
• отправителе;
• получателе.

Такая интеграция помогает:

• исключить двойной ввод данных (при создании документов и при добавлении информации в систему);
• сопоставлять сведения о перевозке и данные бухгалтерского учета;
• быстрее находить документы, если их потребуют контролирующие органы для проверок.

5. Регламенты и маршруты согласования

Заранее проанализируйте и определите, кто отвечает за каждый этап работы с ЭПД. Без четкого распределения ролей документы могут задерживаться между подразделениями.

6. Обучение сотрудников

Законодательные изменения затрагивают многих сотрудников компании, в том числе бухгалтеров, логистов, экспедиторов, водителей. Поэтому важно заранее подготовить персонал к новым требованиям.

Что стоит сделать:

• провести внутренние собрания;
• организовать обучение;
• запросить у оператора ИС ЭПД обучающие материалы;
• подготовить внутренние инструкции.

7. Пилотный запуск

Пока переход на ЭПД не стал обязательным, внедряйте электронные перевозочные документы постепенно. Начните с пилотного проекта и проведите тестирование по одному маршруту, одному типу груза и одному контрагенту.

Если сразу внедрять ЭПД на сложных маршрутах, вы столкнетесь со сбоями в работе. Пилотный этап позволяет:

• протестировать процессы;
• выявить ошибки;
• доработать систему до массового запуска.

Для тестирования рекомендуем выбирать простые маршруты и стандартные перевозки.

8. Масштабирование и отказ от бумаги

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы будут обязательными для всех участников транспортной отрасли. Небольшая часть бумажных документов может сохраниться — их перечень определит Минтранс. Однако большинство перевозок — автомобильных, воздушных и морских — будет оформляться только в электронном виде. После пилотного этапа необходимо полностью отказаться от бумажных документов и масштабировать работу с ЭПД.

Чек-лист: готовы ли вы к переходу на ЭПД?

Этот чек-лист позволяет оценить готовность компании к переходу на ЭПД и выявить участки, которые требуют дополнительной подготовки. Если на все пункты вы ответили «Да», ваша компания готова к переходу на ЭПД. Если в каких-то пунктах вы выбрали ответ «Нет», теперь вы знаете, на что нужно обратить внимание и какие процессы доработать.

1. Проведен аудит документооборота перевозок

Вы понимаете, какие документы используются сейчас, где вы обмениваетесь бумажными документами и какие отделы компании в этом участвуют.

2. Получены квалифицированные электронные подписи (КЭП)

Руководитель и сотрудники оформили электронные подписи, чтобы подписывать и отправлять ЭПД.

3. Оформлены машиночитаемые доверенности (МЧД)

Сотрудники, которые будут работать с электронными документами, имеют машиночитаемые доверенности.

4. Выбран оператор ИС ЭПД

Компания подключена к сервису, через который документы передаются в ГИС ЭПД.

5. Подготовлена учетная система

В 1С или другой системе активирована работа с ЭПД и настроена интеграция с оператором ИС ЭПД.

6. Настроена связь ЭПД с документами

Электронные транспортные накладные автоматически сопоставляются с реализациями, поступлениями и услугами перевозки.

7. Утвержден внутренний регламент

Сотрудники знают, кто формирует, проверяет, подписывает и отправляет ЭПД.

8. Настроен маршрут согласования

Сотрудники видят статус документа и понимают, кто отвечает за следующий этап работы с ЭПД.

9. Сотрудники умеют работать с ЭПД

Бухгалтеры, логисты, экспедиторы и водители прошли обучение и знают, как работать с ЭПД.

10. Проведены тестовые перевозки

Вы протестировали систему, проверили, как работает обмен документами с контрагентами и устранили ошибки (если они есть). 

Частые вопросы про 1С-ЭПД

Нужно ли подключать отдельного оператора передачи данных для обмена ЭПД?

Нет. Все операции по обмену электронными перевозочными документами выполняются прямо в 1С. Функционал обмена встроен в систему, дополнительное подключение не требуется.

Обязательно ли распечатывать документы при работе в электронном виде?

С 1 сентября 2022 года документы можно оформлять полностью в электронном виде без печати. Вы сэкономите на бумаге, офисной технике и курьерской доставке. Кроме того, электронные перевозочные документы обеспечивают прозрачность данных и контроль на каждом этапе перевозки.

Можно ли работать только с формализованными документами?

Сервис поддерживает обмен как формализованными документами (накладные, наряд-заказы), так и неформализованной документацией, что делает работу гибкой и удобной для всех участников перевозок.

Как получить консультацию

Чтобы узнать подробнее, как подключить 1С-ЭПД или протестировать возможности решений 1С бесплатно и на своих данных, оставьте заявку в форме ниже или позвоните по номеру +7 (909) 282-51-60. Мы подробно вас проконсультируем по любым продуктам 1С и поможем выбрать подходящий тариф.