Обмен электронными перевозочными документами: новые правила с 01.09.2024 года

Кто должен использовать ЭПД по новым правилам

Новые правила разработаны в соответствии со ст. 67 Кодекса внутреннего водного транспорта и касаются участников грузоперевозок по внутренним водным путям: по рекам, озерам, водохранилищам и каналам внутри границ России. Введение электронных перевозочных документов будет проходить постепенно для каждого вида грузоперевозок.

ЭПД для водного транспорта

ФНС утвердила формы и форматы электронных перевозочных документов для:

• договора перевозки груза;
• транспортной накладной;
• дорожной ведомости;
• квитанции о приеме груза для перевозки.

Начиная с 01.09.2024 года можно обмениваться этими документами и направлять их в государственную информационную систему ЭПД. Постепенно вместо бумажных документов участники перевозок начнут использовать электронные: это упростит обмен информацией и контроль за перевозочным процессом.

Формат документов утверждает ФНС: каждый документ состоит из нескольких файлов обмена, подробное описание которых содержится в приложениях к правилам. Также в правилах и приложениях есть перечень требований, которые предъявляются к форматам и содержанию ЭПД, схемы обмена электронными перевозочными документами. Таким образом, благодаря единому стандарту обмена обработка ЭПД станет автоматизированным процессом.

Обмен документами с ГИС ЭПД

Участники обмена электронными перевозочными документами должны заключить договор с оператором из реестра Минтранса. Договор заключается при использовании любого вида грузоперевозок.

Оператор проверяет документы, полученные от участника грузоперевозки. Если с ними все в порядке, отправляет их другому участнику перевозочного процесса (через его оператора) и в ГИС ЭПД.

ГИС ЭПД — единая база, в которой хранится информация обо всех перевозках по всем видам транспорта. В системе данные хранятся и обрабатываются централизованно. Государственные ведомства, например, ФНС или МВД, могут получить необходимые сведения напрямую из системы. 

ГИС ЭПД после того как получит файл обмена, проверяет следующую информацию:

• формат файла;
• уникальность идентификатора документа;
• действительна ли УКЭП, которую использовали для подписи ЭПД;
• получение файлов в правильной последовательности участниками обмена;
• соответствие идентификатора оператора данным из реестра операторов ИС ЭПД.

Как перейти на ЭПД:

1. Определите дату, начиная с которой вы будете обмениваться с контрагентами ЭПД.
2. Выберите оператора ИС ЭПД. Проверьте, что оператор состоит в реестре Минтранса, а затем заключите с ним договор.
3. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для сотрудников, которые будут оформлять и подписывать ЭПД. Если необходимо, оформите МЧД (машиночитаемые доверенности) для представителей. 
4. Для работы с ЭПД понадобится специализированное ПО или сервис. Выберите и установите нужное ПО в зависимости от ваших потребностей.
5. Проведите обучение: покажите сотрудникам, как работать с ЭПД.
6. Сообщите контрагентам, что вы перешли на ЭПД. Согласуйте с ними порядок обмена документами.

Как получить консультацию по работе с ЭПД

Если у вас остались вопросы по теме материала, вы можете задать их нашим экспертам. Для этого позвоните нам по телефону +7 (909) 28-25-160 или напишите в WhatsApp и Viber по номеру +7 (909) 28-25-160. Мы всегда на связи и ответим на ваши вопросы.