Электронные перевозочные документы: новое в 2024 году

Зачем нужны ЭПД

Документы доказывают факт заключения договора перевозки, принятия товаров к перевозке и соблюдения требований транспортировки груза. Каждый документ содержит важную информацию:

• путевой лист. Это документ для учета и контроля работы водителя и состояния транспортного средства. Он содержит информацию о маршруте и расходе ГСМ, медицинском осмотре работника и т. д. Кроме того, документ необходим, чтобы пояснить сотрудникам ГИБДД, куда едет водитель;
• товарно-транспортная накладная. В документе содержатся сведения о товарах и условиях доставки, кто получает и отправляет груз. Товарно-транспортная накладная определяет ответственность сторон, порядок взаиморасчетов;

• сопроводительная ведомость. Документ необходим для подтверждения факта транспортировки грузов в контейнере. В нем фиксируется информация о том, что каждая из сторон выполнила свои обязанности. То есть одна сторона погрузила груз в пустой контейнер и передала его перевозчику, а вторая получила товары;
• заказ-наряд. Документ используется для организации транспортировки по заказу. Компания предоставляет транспорт, но не ведет учет перевозимого груза;
• заказ и заявка. Данные документы оформляются, чтобы зафиксировать условия перевозки груза: информацию о грузе, местах погрузки и выгрузки и т. д.;
• договор фрахтования. Соглашение заключается, когда одна сторона предоставляет другой стороне транспортное средство за определенную плату для перевозки груза.

Пакет документов необходим для подтверждения факта перевозки, обеспечения безопасной транспортировки грузов, регулирования отношений между перевозчиком и заказчиком. 

Когда электронные перевозочные документы станут обязательными

Применение ЭПД зафиксировано в постановлении Правительства №931 от 21.05.2022 года. С этого момента электронные документы равносильны бумажным. 

Для обмена электронными документами используется система ГИС ЭПД. Участники заполняют свою часть в документах и отправляют в систему на регистрацию через аккредитованных операторов.

Пока что действует тестовый формат использования электронных перевозочных документов. Но с 01.06.2024 года участники оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции должны перейти на ЭПД. Далее изменения коснутся компаний, осуществляющих регулярные пассажирские перевозки, организаций сельскохозяйственной сферы. Список будет расширяться.

Преимущества ЭПД:

• снижение стоимости документооборота. Участникам не нужно тратить деньги на бумагу, картриджи, а также оплачивать услуги почты или курьеров;
• быстрый обмен документами. Все необходимые документы стороны получают моментально, могут сразу подписать и отправить другим участникам документооборота;
• повышение прозрачности процессов. Все этапы работы проще отследить в сервисе. У каждого документа устанавливается свой статус, то есть фиксируется, где груз находится в данный момент;
• удобный формат работы. Документы можно быстро обновить, исправить ошибки или отредактировать. В отличие от бумажных версий, электронные не получится потерять или как-то повредить;
• исключение ошибок. Оператор передает в систему только проверенные документы. Если в них будут обнаружены ошибки, файлы вернут на доработку и их придется заполнить еще раз;
• контроль операций с грузами. Все данные об ЭПД отображаются в системе;
• упрощение проверок. Государственные органы получают доступ к электронным документам, предоставлять бумажные варианты не нужно.

Как перейти на ЭПД

Чтобы перейти на новый формат обмена электронными перевозочными документами, нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать оператора ИС ЭПД. Он должен быть включен в реестр Минтранса. Затем заключить с ним договор;
2. Оформить квалифицированную электронную подпись. Она нужна всем сотрудникам, которые будут работать с ЭПД;
3. Установить необходимое ПО или использовать для работы веб-версию;
4. Провести обучение для сотрудников, объяснить, как пользоваться сервисом.

На данном этапе работа с ЭПД настраивается. Пока что участники рынка могут разобраться, как использовать ЭПД, не дожидаясь, когда изменения вступят в силу, и цифровой формат документов будет использоваться повсеместно. 

Если у вас остались вопросы по теме материала или вы хотите приобрести сервисы 1С для работы с документами и отчетностью, обращайтесь к нам: +7 (909) 28-25-160, Мы также на связи в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-160. Предложим выгодные для вашего бизнеса условия.