20 нояб. 2014  8650

Как составить и утвердить график отпусков

инструкция
Александр Щукарев

Александр Щукарев

заместитель директора направления 1С

~ 8 мин на чтение
Нет времени читать?

отправить на почту

Ч. 1 ст. 115 ТК РФ определено, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

– заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);

– при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;

– контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

График отпусков – обязательный документ для каждой компании. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). На 2015 г. – не позднее 17.12.2014.

Перед тем как составить график отпусков, работодатель собирает у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Теперь компании вправе не использовать типовую форму Т-7 для составления графика отпусков. Как и всю первичную документацию, график можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (Письмо Роструда от 14.02.13 №ПГ/1487-6-1). Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить (см. пример заполнения).

Согласно ст. 125 ТК РФ, сотрудник вправе поделить отпуск на части, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Поэтому стоит заранее проверить, как сотрудник поделил свой отдых.

На практике сотрудники редко берут отпуск сразу на 28 календарных дней. Поэтому в график отпусков можно добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики объявляются работникам под роспись. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за 2 недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время.

В частности:

Категория работников

Период предоставления

отпуска

Нормативный документ

Работники в возрасте до 18 лет

Удобное для работника время

Ст. 267 ТК РФ

Беременные женщины

Перед началом отпуска по беременности и родам или непосредственно после него

Ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК РФ

Женщины после окончания отпуска по уходу за ребенком

Непосредственно после окончания отпуска по уходу за ребенком

Ст. 260 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ

Муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам

Период нахождения жены в отпуске по беременности и родам

Ч. 4 ст. 123 ТК РФ, ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ

Работник, усыновивший ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев

В период усыновления

Ч. 3 ст. 122 ТК РФ, ст. 274 ГПК РФ

Женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет

Удобное для работника время до дня достижения ребенком возраста 12 лет

П. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 №235

Одинокие мужчины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет

Удобное для работника время до дня достижения ребенком возраста 12 лет

п. 1 ст. 71 СК РФ,  распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 №2275р

Лица, награжденные знаком «Почетный донор России», «Почетный донор СССР»

Удобное для работника время

Ч. 1, 2 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 №125-ФЗ

Работники-совместители

Время использования отпуска по основному месту работы

Ч. 1 ст. 286 ТК РФ

Лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС

Удобное для работника время

Ч. 1 ст. 15, п. 1 ч. 3 ст. 15, ч. 4 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 №1244-1

Лица, эвакуированные из зоны отчуждения или переселенные из зоны отселения либо выехавшие в добровольном порядке из указанных зон

Удобное для работника время

П. 5 ч. 1 ст. 14, ч. 1 ст. 17 Закона РФ от 15.05.1991 №1244-1

Граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр)

Удобное для работника время

П. 15 ст. 2, ст. 5 Федерального закона от 10.01.2002 №2-ФЗ.

Инвалиды ВОВ и инвалиды боевых действий

Удобное для работника время

Пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 №5-ФЗ

Лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда»

Удобное для работника время

Пп. 9 п. 1 ст. 18 Федерального закона от 12.01.1995 №5-ФЗ

Ветераны боевых действий

Удобное для работника время

Пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 4 п. 2 ст. 16, пп. 3 п. 3 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 №5-ФЗ

Военнослужащие, имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 16 лет

Военнослужащие, имеющие трех и более детей в возрасте до 16 лет

Удобное для работника время

Ст. 23 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ, пп. «г» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 №1237

Одинокие военнослужащие, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет

Удобное для работника время

Ч. 2 ст. 279 ГПК РФ, п. 1 ст. 71 СК РФ, ст. ст. 23, 68 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ, пп. «д» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 №1237

Супруги военнослужащих

Время отпуска супруга-военнослужащего

Ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ, п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»

Работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска

В удобное для работника время в течение текущего рабочего года либо в следующем рабочем году путем присоединения к отпуску

Ч. 2 ст. 125 ТК РФ

    

Если работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

Если работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время либо нарушает утвержденный график отпусков, работники вправе обратиться за защитой в органы по рассмотрению трудовых споров (комиссию по трудовым спорам, инспекцию по труду, суд).

Пример заполнения графика отпусков на 2015 г.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

График отпусков оформляется следующим образом.

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.

В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графе 3 указывается ФИО работника.

В графе 4 указывается количество календарных дней запланированного отпуска работника

В графе 5 отмечается запланированные даты отпуска.

На момент утверждения графика графы 1–5 графика отпусков должны быть заполнены.

При составлении графика графы 6–10 не заполняются.

Графа 6 и 7 «Фактический отпуск» заполняется после фактического окончания отпуска, то есть после того как работник выйдет на работу.

Графы 8 «Примечание» заполняются только в случае необходимости внесения в график каких-либо сведений. Например, перенос отпуска в связи с командировкой или болезнью сотрудника.

В графе 9 сотрудники ставят роспись о согласии своего графика отпуска.

Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях.

1. При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ).

2. При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

3. При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.

Порядок внесения изменений в график отпусков для новых работников не установлен. В настоящее время на практике применяются два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству.

Вариант 1. К действующему графику отпусков нужно оформить приложение и внести в него сведения об отпусках новых работников.

Приложение рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом при его наличии в организации (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения).

При желании уйти в отпуск работнику необходимо направить работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

График отпусков должен храниться у работодателя один год (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).

На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. График отпусков на 2015 г., утвержденный в декабре 2014 г., заканчивает свое действие 31.12.2015. Следовательно, хранить его нужно весь 2016 г.

При отсутствии графика отпусков в организации за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Для индивидуальных предпринимателей она предусматривает штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Для юридических лиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

0 комментариев

Спасибо за оставленный Вами комментарий!

Подпишитесь, чтобы быть в курсе
последних новостей

Раз в неделю и только по делу

подписаться

Вам может быть интересно

Заявление о способе ведения трудовой книжки нового сотрудника | Статья Lad

инструкция 24 нояб. 2020  419

Заявление о способе ведения трудовой книжки нового сотрудника

Работник принят после 31 октября 2020 года. Разбираемся, должен ли он подать заявление о форме ведения трудовой книжки

Кто должен подать реестр в ФСС России на сотрудников 65 лет и старше | Статья Lad

обзор 17 нояб. 2020  427

Кто должен подать реестр в ФСС России на сотрудников 65 лет и старше

Во многих регионах РФ работники 65+ лет находятся на самоизоляции. Рассказываем, кто и зачем подает на них реестр в ФСС

Как сдавать расчеты по страховым взносам за 2020 год | Статья Lad

инструкция 12 нояб. 2020  711

Как сдавать расчеты по страховым взносам за 2020 год

Заполнять и предоставлять расчеты по страховым взносам (РСВ) теперь нужно по-новому. Разбираемся, что изменилось

Как изменить макет печатной формы 1С без программиста | Статья Lad

инструкция 03 нояб. 2020  1782

Как изменить макет печатной формы 1С без программиста

Современные конфигурации позволяют разработать новую печатную форму собственными силами в пользовательском режиме, не привлекая программиста

Изменились стандарты бухучета государственных финансов | Статья Lad

обзор 27 окт. 2020  482

Изменились стандарты бухучета государственных финансов

C 17 октября 2020 года действуют поправки к Единому плану счетов, а также инструкции к нему. Разбираемся, что именно теперь надо делать по-другому

Кто заплатит за обучение | Статья Lad

кейс 20 окт. 2020  243

Кто заплатит за обучение

Работник увольняется до срока, который указан в договоре на обучение, оплаченное компанией. Можно ли удержать в счет долга все положенные ему выплаты?

вернуться в блог

Вопрос — ответ.
Задайте вопрос эксперту

задать вопрос