Электронная подпись для сдачи отчетности

Кто может получить электронную подпись и куда обращаться

С 1 января 2022 года оформить бесплатную квалифицированную электронную подпись (КЭП) могут руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели. Сделать это можно двумя способами:

• в налоговой инспекции — в операционном зале любого регионального подразделения ФНС (актуальный перечень доступен на сайте ведомства);
• у доверенного лица ФНС — например, в Сбербанке, ВТБ, Т-Банке и других организациях из перечня (также доступен на сайте ведомства).

Обычные сотрудники компаний, а также физические лица (не являющиеся ИП), получают КЭП на платной основе — в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). Если электронная подпись для сдачи отчетности требуется бухгалтеру или подрядчику, работающему по договору, он также оформляет ее через коммерческий УЦ.

С 1 сентября 2023 года действует важное правило: КЭП, выданная сотруднику в коммерческом УЦ, считается действительной только при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД), оформленной руководителем компании с помощью своей подписи, зарегистрированной в ФНС или доверенном УЦ. Например, внештатный бухгалтер подписывает документы своей ЭП и прикладывает к ней МЧД от руководителя клиента.

Та же схема применяется, если предприятие пользуется услугами сторонней организации по сдаче отчетности. Тогда руководитель фирмы-заказчика выдает доверенность ответственному специалисту, который использует свою ЭП, полученную в УЦ.

Электронная подпись для сдачи отчетности: как получить

Чтобы оформить КЭП в ФНС или у доверенного лица, руководителю юридического лица или ИП необходимо:

1. Обратиться в налоговую инспекцию или офис доверенного лица и предоставить:

• заявление на выдачу ЭП;
• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН физлица (или ИП);
• ИНН и ОГРН организации (ОГРНИП предпринимателя);
• USB-токен — аппаратный носитель ключа подписи и сертификата.

2. Отправить заявление онлайн — через Личный кабинет налогоплательщика. Для этого нужно войти в Личный кабинет, выбрать раздел Услуги и сервисы — Получение КЭП. Носитель и документы подаются позже лично инспектору ФНС.

Через 10–15 минут после подачи заявления в разделе Сведения по заявлениям появится информация о его обработке. После этого можно записаться на прием в ФНС или прийти в порядке очереди для получения сертификата электронной подписи.

Подходящие типы токенов

Важно: используемый USB-токен должен входить в перечень носителей, поддерживаемых ФНС. Для записи КЭП подойдут следующие устройства:

• Rutoken — Lite, Rutoken S, Rutoken ЭЦП 3.0 и аналоги;
• JaCarta — PRO, LT, JaCarta-2 ГОСТ и аналоги;
• ESMART — ESMART Token, ESMART Token ГОСТ;
• SafeNet — eToken 5110 и другие из линейки.

Юрлицо или ИП покупает токен за свой счет. Заменить его флешкой или иным носителем нельзя. Средняя рыночная стоимость — от 1500 до 3000 руб. Купить токен можно в специализированных магазинах.

Если у заявителя есть другой сертифицированный токен, необходимо уточнить у сотрудника ФНС, подойдет ли этот носитель или нет. Устройство должно иметь стандартный USB-разъем (Type-A).

Один и тот же токен можно применять многократно, но на нем хранится только одна действующая подпись. Средний срок службы носителя — около трех лет. Экспортировать ключ с токена (скопировать на другой носитель) нельзя.

Что получает заявитель после оформления КЭП

После проверки документов и записи ключей на токен (обычно это занимает 10–15 минут) заявитель получает:

• записанный на носитель ключ и электронный сертификат КЭП;
• бумажный экземпляр сертификата ключа проверки подписи.

Перед визитом стоит убедиться, что носитель исправен. Если при записи произойдет ошибка, подпись не будет оформлена. Электронная подпись для сдачи отчетности и сертификат от ФНС действуют 15 месяцев, при необходимости их можно продлить или перевыпустить.

Продление и перевыпуск КЭП

Продлить срок действия КЭП можно дистанционно — через Личный кабинет налогоплательщика. Это возможно, если выполняются все условия:

• заявитель (владелец сертификата) получил подпись лично в ФНС или у доверенного лица;
• используется тот же носитель, на который изначально был записан сертификат;
• сертификат, выданный ФНС, все еще действителен;
• вход в ЛК выполнен с помощью этой же ЭП;
• паспортные данные заявителя не изменились на момент выпуска сертификата;
• компьютер корректно настроен для работы с КЭП.

Если хотя бы одно условие не соблюдено — продление возможно только при личном визите в инспекцию или офис доверенного лица.

При смене руководителя компании или изменении данных сертификата нужно оформить перевыпуск подписи. Для этого в ЛК выберите опцию Перевыпустить сертификат электронной подписи и подпишите заявление текущей ЭП.

Если во время процедуры сайт завис (старая подпись отозвана, новая не создана), пользователь может:

• обратиться лично в налоговую;
• или написать в техподдержку через ЛК и приложить скриншоты с датой и временем — обычно вопрос решается в течение суток.

Как использовать КЭП, выданную ФНС

После получения подписи необходимо установить программное обеспечение на компьютер руководителя:

• драйвер для токена;
• криптопровайдер (например, КриптоПРО CSP). Программа обеспечивает юридическую силу электронных документов, которыми обмениваются владельцы ЭП;
• актуальный браузер;
• криптоплагин для браузера. Необходим, чтобы пользователь мог использовать ЭП в различных онлайн-сервисах, например, в личном кабинете налогоплательщика;
• корневые и промежуточные сертификаты ФНС.

Затем нужно проверить работу КЭП:

• вставить токен в USB-порт;
• открыть страницу входа в Личном кабинете налогоплательщика и выбрать способ входа Ключ ЭП;

• выбрать команду Выполнить проверку выполнения условий и пройти проверку условий подключения;
• если система оповещает о наличии каких-либо недоработок, их необходимо устранить;
• после того как все шаги будут выполнены, необходимо нажать на кнопку Войти в личный кабинет.

Если вход выполнен успешно — настройка завершена, и КЭП готова к использованию. 

Где можно использовать КЭП от ФНС

Электронная подпись подходит для работы:

• в Личном кабинете налогоплательщика;
• в сервисе для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности;
• при регистрации онлайн-касс;
• при взаимодействии с госорганами и контрагентами.

Проверить действительность КЭП можно через онлайн-сервисы, например, на сайте Госуслуг или в сервисе проверки квалифицированных сертификатов.