Электронный акт сверки: как применять

Приказом ФНС от 13.05.2022 №ЕД-7-26/405@ введена единая цифровая форма акта сверки расчетов. Она используется, чтобы установить правильность платежей между контрагентами. Изменения действуют с 21.07.2022.

Компании и ИП могут обмениваться электронными актами друг с другом, а также направлять их в ФНС. При этом нужно соблюдать установленные законодателем правила оформления и передачи файлов.

Что такое акт сверки

Акт сверки сам по себе не считается обязательным бухгалтерским документом. Но он полезен для ведения учета и выявления ошибок.

Акт необходим, чтобы устранить неточности в платежах и обнаружить задолженности между деловыми партнерами.

Как использовать электронный акт сверки

Как правило, организации проверяют сведения по отдельным договорам. Учитывают счета, по которым проходила оплата, и оригиналы закрывающих документов. На этом этапе необходимо отыскать расхождения в суммах.

Когда обнаружен долг, стороны чаще всего стремятся оперативно погасить его. Ведь нарушение сроков платежей является основанием для обращения в суд.

Если потерпевший контрагент решит защищать свои права в судебном порядке, он должен уложиться в сроки исковой давности. Они составляют три года с даты возникновения долга.

Внимание. Акт сверки расчетов прерывает исковую давность. Для этого достаточно оформить его до истечения трех лет с даты появления задолженности. В случае, если нарушитель подписал документ, но так и не исполнил свою обязанность, можно подать в суд.

Периодичность по актам сверок

Закон обязывает организации и ИП проводить инвентаризацию задолженности ежегодно перед тем, как формировать и сдавать годовую бухгалтерскую отчетность.

Бизнес может проводить и более частую сверку, прописав это во внутреннем положении или отдельных контрактах.

Каждая сторона договора имеет право запросить акт сверки. Его составляет бухгалтер, который отвечает за финансовую документацию компании, такую как счета-фактуры и акты оказанных услуг. Затем главбух или директор подписывает подготовленный акт.

Как создать

Сверку проводят по разным параметрам:

• отдельный товар;
• рамочный договор с поэтапным выполнением;
• отдельная поставка;
• оговоренный период времени.

Кроме того, компания формирует акт в случае инвентаризации своего имущества, средств.

Электронный и бумажный акты сверки

До введения единого формата приказом ФНС документ составлялся в произвольном виде на бумаге или электронно.

Чаще всего он включал:

• введение с реквизитами компаний и датой;
• основную табличную часть, где отражались даты поступления денежных средств и товаров, уплаченные суммы, сведения о закрывающих документах.

Сейчас сохраняется возможность обмениваться бумажными актами. Они формируются в двух экземплярах. Сторона, получившая проект от инициатора сверки, обязана проверить его содержание и дополнить своими сведениями. Если она не обнаружит расхождений, то подписывает оба экземпляра и высылает один из них партнеру.

Закон не обязывает проставлять печать на актах сверки. Но мы рекомендуем сделать это, чтобы избежать возможных претензий контрагентов.

Электронный акт создается в программе учета, выгружается в формате xml и направляется через систему ЭДО. Это экономит бизнесу время и затраты.

Чтобы проводить сверки расчетов легко и быстро, подключите сервисы 1С. Позвоните по телефону (831) 2-333-666, или свяжитесь с нами в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Мы ответим на все вопросы и подберем выгодные пакеты услуг для вашего бизнеса.