30 декабря 2025 13
Рассказали, что такое формат документов в 1С ЭДО, какие форматы документов бывают и как пользователям работать с электронными документами.
Время чтения ~4 мин.
Консультация специалиста 1СФормат электронного документа напрямую определяет, примет ли его система ЭДО и смогут ли его корректно обработать госорганы или контрагенты. В этой статье рассмотрим, какие форматы используются в ЭДО, какие требования к ним предъявляют регуляторы и какие ошибки чаще всего возникают при подготовке и отправке документов.
Электронный документооборот или ЭДО — это процесс подписания документов электронной подписью и обмен оригиналами через Интернет или локальную сеть с использованием специальных сервисов.
С помощью ЭДО можно создать электронную подпись (ЭП) и подписать документ, что снижает расходы на курьеров и почту, экономит время сотрудников. Директор, бухгалтер или доверенное лицо могут подписать и отправить документ всего за пару кликов с ПК или смартфона. Оригиналы документов сразу появляются в системе — ждать их не нужно.
Особенно важен формат документов при отправке отчетности в госорганы. Сегодня большинство отчетности формируется по утвержденным шаблонам, что снижает риски ошибок и влияние человеческого фактора, а также ускоряет обмен данными.
Формат электронного документа — это технический способ описания данных: как они записаны, структурированы и переданы в цифровом виде. От формата зависит, сможет ли система корректно прочитать документ и проверить его по установленным правилам. Например, для отчетности и первичных документов используют форматы с фиксированной структурой, такие как XML. Несоответствие формата требованиям приводит к отклонению документа системой ЭДО или госорганами.
Электронный документ (ЭД) — это информация, заверенная электронной подписью и существующая только в цифровой среде. Документы передаются через Интернет или локальную сеть, что ускоряет обмен и обработку информации по сравнению с бумажными носителями.
Госорганы обычно признают только оригиналы цифровых ЭД. Электронные образы принимаются только если они заверены электронной подписью и для отдельных видов документов (например, в соответствии с п. 2 ст. 69 НК РФ и письмами ФНС № ЗГ-3-26/13861 и № ЕД-4-15/25048). Сканы без заверения — неподходящий формат для передачи через ЭДО.
Форматы и стандарты устанавливают государственные органы, в первую очередь ФНС, которая определяет допустимые форматы и структуру данных. Для отчетности и первичных документов применяются формализованные форматы, такие как XML, с фиксированными полями и строгими требованиями к заполнению. Несоблюдение этих требований приводит к отклонению документа на этапе приема.
Структура ЭД задает порядок и формат представления данных. Для отчетности и первичных документов используется XML: каждый элемент имеет фиксированное место и тип данных.
Нарушение структуры или полей приводит к ошибкам при обработке и отклонению документа. Также учитываются кодировка, допустимые символы и формат электронной подписи — все это влияет на корректность чтения и передачи документа через оператора ЭДО.
Если формат не соответствует установленным стандартам, документ не будет обработан или учтен. Например, первичная документация может передаваться в других форматах внутри компании, но для налоговой требуется соблюдение формата XML ФНС.
Нарушение формата приводит к сбоям при автоматической проверке и отклонению документов. Ошибки могут возникать на стороне оператора ЭДО или принимающего органа.
Исправление ошибок требует повторной подготовки документа с соблюдением установленного формата и структуры.
При соблюдении этих правил система ЭДО корректно обработает и примет документ.
Иногда при получении документов от контрагентов в роуминге XML-файл может отображаться некорректно в 1С как код. Разработчики 1С создали технологию расширения поддерживаемых форматов.
Механизм 1С-ЭДО позволяет загружать правила разбора и визуализации «сторонних» форматов документов из облачной библиотеки, без изменения конфигурации пользователя. Если формат отсутствует в библиотеке, нужно обратиться в техподдержку с примерами документов и XSD-схемой.
Для других документов, таких как Счет, Заказ или Договор, могут использоваться офисные форматы или собственные XML-разработки операторов ЭДО.
Что такое формат ЭД в ЭДО?
Это установленная структура и способ представления данных, по которым система ЭДО обрабатывает документ.
Какие форматы используются чаще всего?
XML для формализованных документов и отчетности, PDF, TIFF, JPG, PNG — для электронных образов документов, если разрешено.
Почему документ могут не принять?
Документ не соответствует формату, структуре или требованиям регулятора.
Чем формализованные ЭД отличаются от неформализованных?
Формализованные документы создаются по утвержденным стандартам, неформализованные создаются в свободной форме.
Можно ли передавать сканы?
Да, если формат допустим и документ подписан электронной подписью. Для госорганов действуют дополнительные ограничения.
От чего зависит юридическая значимость ЭД?
От наличия электронной подписи и соблюдения требований к формату документа.
Регистрация и работа в 1С-Отчетность личный кабинет
Рассказали, что такое личный кабинет 1С-Отчетность, а также о преимуществах, функциях и возможностях сервиса.
Все про продукты 1С · 30 дек. 2025
Может ли работодатель уволить сотрудника по собственному желанию во время отпуска?
Разбираемся, как уволить сотрудника во время отпуска, а также какие выплаты необходимо ему перечислить.
Зарплата и кадры · 30 дек. 2025
Бухгалтерия и учет · 30 дек. 2025
Какой НДС выгоден для бизнеса: 5%, 7% или 22%
Переход на НДС при УСН вынуждает ИП и юрлиц выбрать ставку НДС. Разбираемся, какой НДС на УСН подойдет бизнесу, чтобы не переплачивать и не потерять клиентов.
Свободный график работы: плюсы и минусы
Разобрали плюсы и минусы свободного (гибкого) графика, оценили риски и преимущества для обеих сторон и насколько такой формат действительно оправдан.
Зарплата и кадры · 30 дек. 2025
Бухгалтерия и учет · 30 дек. 2025
Ставки НДС на УСН в 2026 году
Рассказали, какие ставки НДС на УСН в 2026 году будут использовать компании и ИП, о преимуществах и недостатках каждой ставки НДС и какую ставку НДС выбрать.
Как добавить сертификат ЭДО
Подготовили пошаговую инструкцию и рассказали, как добавить сертификат ЭДО в 1С.
Инструкции · 30 дек. 2025
Выбор региона
