Как создать авансовый отчет в «1С:Бухгалтерия»

Как найти и создать авансовый отчет в «1С:Бухгалтерия»

Откройте Покупки — Авансовые отчеты.

Выберите тип отчета:

• для учета командировочных расходов: Создать — Авансовый отчет по командировке;
• для всех остальных случаев: Создать — Авансовый отчет.

Пример №1 

Менеджеру Иванову Н. В. выдано 7000 руб. из кассы для покупки канцелярии и внесения аванса поставщику. Иванов представил отчет с документами:

• кассовый чек о покупке: 6 папок х 120 руб., 50 ручек х 10 руб. Всего, включая НДС 20%: 1220 руб.
• документы на аванс: кассовый чек, квитанция к ПКО на сумму 5000 руб. 

Неизрасходованные 780 руб. Иванов вернул в кассу.

Как заполнить авансовый отчет в «1С:Бухгалтерия»

1. Выберите дату документа и подотчетное лицо.

2. В разделе Аванс укажите выданную сумму.

3. В таблице Товары зафиксируйте купленные материалы, их количество, стоимость и НДС. В столбце Документ (расхода) укажите первичные документы. Поскольку УПД одновременно является счетом-фактурой, установите галочку в столбце СФ и укажите реквизиты.

При проведении авансового отчета выпишется счет-фактура. Документ вы найдете в журнале: Покупки — Счета-фактуры полученные.

4. Оплата: внесите сведения о сумме, перечисленной поставщику — 5000 руб.

5. Проверьте строку Назначение и количество приложенных документов.

6. Программа автоматически рассчитает остаток (780 руб.) и сформирует проводки.

7. Сохраните и проведите документ.

Чтобы посмотреть проводки, нажмите на кнопку ДТ КТ: 

• Дт 10 Кт 71 — учет материалов (папки, ручки).
• Дт 19 Кт 71 — НДС.
• Дт 60.2 Кт 71 — учет аванса.

На основании авансового отчета можно создать ПКО — приходный кассовый ордер о внесении неизрасходованного остатка в кассу.

Учет командировочных расходов

При командировках сотруднику выдается аванс, который учитывается в отчете. Работник обязан предоставить подтверждающие документы в течение 3 рабочих дней после возвращения.

Пример №2

В программе необходимо отразить: 

• суточные за 3 дня: 2100 руб.;
• проезд: билет Москва — Санкт-Петербург — 3700 руб., билет Санкт-Петербург — Москва — 5201 руб.;
• проживание: 8000 руб.;
• перечисление аванса 15 000 руб.

Как оформить командировочные расходы в «1С:Бухгалтерия»

1. Сформируйте оплату поставщику с расчетного счета. 

2. Откройте Покупки — Поступление билетов — Создать — Покупка. Заполните реквизиты.

Документ формирует проводки: 

• Дт 60.1 Кт 60.2 3700 руб. — выданный поставщику аванс; 
• Дт 76.14 Кт 60.1 3700 руб. — электронный билет на поезд.

Создайте авансовый отчет. Укажите дату, ФИО, период командировки. Размер суточных и аванс отображаются автоматически.

Заполните табличную часть документа. Укажите в каждой строке реквизиты приложенных документов.

По кнопке ДТ КТ можно посмотреть проводки:

• Дт 26 Кт 71 5201 — проезд; 
• Дт 26 Кт 71 8000 — проживание; 
• Дт 26 Кт 71 2100 — суточные; 
• Дт 26 Кт 76 3700 — на проезд.

По кнопке Печать вы можете распечатать авансовый отчет.