Электронная сдача отчетности: зачем нужна и как подготовить документы

Зачем отчитываться через интернет

1. Это проще и удобнее

Не нужно распечатывать документы и ехать в налоговую. Кроме того, на подачу электронной отчетности обычно дается больше дней.

2. Не всем подходит бумажный формат

Некоторые формы отчетности можно подать только через интернет. Например, декларацию по НДС или отчетность компаний с численностью сотрудников более 100 человек налоговая принимает исключительно в электронном виде.

Чтобы избежать ошибок, перед подачей всегда проверяйте актуальные правила на сайтах соответствующих ведомств.

Электронная сдача отчетности: как отправить документы

Подать электронный отчет можно двумя способами: 

1. Через личный кабинет конкретного госоргана.
2. Через оператора электронного документооборота или ЭДО.

В обоих случаях потребуется электронная подпись.

Вариант №1. Электронная сдача отчетности через личный кабинет

Этот способ подойдет ИП и небольшим компаниям, у которых ограниченное количество отчетов. У каждого ведомства свой личный кабинет. Например, отчеты в ФНС и Социальный фонд можно отправить через сайт налоговой, а чтобы сдать отчетность в другие инстанции, придется создавать профиль на каждом сайте госоргана.

Регистрация в любом личном кабинете бесплатная: с помощью учетной записи Госуслуг или квалифицированной электронной подписи КЭП. 

Обратите внимание: отправлять документы через личный кабинет можно только при наличии КЭП.

Для некоторых систем, например, для ЕГАИС, может понадобиться отдельная КЭП — подпись от ФНС не подойдет. Также придется самостоятельно следить за сроками подачи документов, ведь за просрочку налогов начисляются пени и возможны штрафы — до 20% от суммы задолженности.

Вариант 2. Электронная сдача отчетности через оператора ЭДО

Операторы ЭДО — это компании, обеспечивающие обмен документами между бизнесом и государством. Они продают программы, с помощью которых можно сдавать отчетность в электронном виде.

Преимущества ЭДО:

• пользователь сдает отчеты по всем госорганам в одном окне — не нужно регистрироваться на других площадках;
• для работы с ЭДО подойдет единая КЭП для подписи всех форм;
• в системе предусмотрены шаблоны, автоматическая проверка ошибок, есть календарь бухгалтера с отчетными датами сдачи документов.

Решения ЭДО подойдут компаниям, которые сдают много разных отчетов. Стоимость зависит от числа госорганов, куда нужно сдать отчет, и функционала программы. Всех операторов ЭДО проверяет государство и включает в реестр.

Как выбрать оператора ЭДО

Собрали критерии, на которые стоит обратить внимание при выборе оператора ЭДО.

1. Количество направлений

Определите, в какие госорганы вы сдаете отчетность. Минимальный набор — отчеты в ФНС и Социальный фонд. Расширенные пакеты включают Росстат, Росалкогольтабакконтроль, Росприроднадзор и др. Чем больше направлений, тем выше стоимость программы, поэтому выбирайте то, что действительно используете.

2. Обратная связь с ведомствами

Иногда госорганы требуют пояснения к отчету. Если в ЭДО нет функции переписки, можно пропустить важное письмо и получить штраф.

3. Интеграция с системами бухучета

Интеграция позволяет формировать отчеты в вашей системе, а отправлять по ЭДО. Без интеграции придется делать все вручную в программе ЭДО, что потребует больше времени.

4. Онлайн или офлайн

Офлайн-программы устанавливаются на один компьютер и хранят все данные локально. Онлайн-сервисы работают в браузере, а данные находятся в облаке. Работать с документами можно с любого устройства. У некоторых решений есть мобильные приложения.

Выбирайте формат, который вам удобнее. Некоторые операторы ЭДО предлагают обе версии решения.

5. Календарь бухгалтера

Календарь подскажет сроки сдачи отчетов в соответствии с выбранной системой налогообложения. Напоминания помогут не пропустить важные даты и снизить риск получения штрафов.

6. Проверка данных

Функция сверки помогает выявить ошибки до отправки отчета. Например, найти «заблудившийся» лишний ноль в сумме.

Главное кратко

• Некоторые отчеты, например по НДС, можно подать только в электронном виде.
• Если отчетов немного, подавайте их через личные кабинеты госорганов с помощью КЭП. Электронная сдача отчетности через личные кабинеты – услуга бесплатная, заплатить нужно только за КЭП.
• Если вы сдаете много отчетов, используйте ЭДО. Это удобно и безопасно: все отчеты собраны в одном окне, есть календарь бухгалтера. Это не бесплатно, однако уплата штрафов обойдется дороже.
• Выбирайте оператора из госреестра.
• Обратите внимание, какие функции есть в программе ЭДО: календарь, переписка с ведомствами, проверка данных, интеграция с учетной системой.
• Определите, как вы будете работать: офлайн с одного компьютера или онлайн с любого устройства.

Как подключить 1С-Отчетность

1С-Отчетность — это сервис для подготовки и сдачи отчетов в контролирующие органы непосредственно из программы 1С. Чтобы протестировать его бесплатно на своих данных:

• оставьте заявку на сайте;
• или позвоните по номеру, указанному ниже;
• или напишите в WhatsApp. 

Наши эксперты ответят на любые вопросы и подключат пробный период по сервису 1С-Отчетность к вашей базе 1С.