Как создать и загрузить МЧД в 1С:ЗУП

Машиночитаемая доверенность или МЧД — это доверенность на право подписи электронных документов, является цифровым аналогом (в формате xml) бумажной доверенности. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. С 1 марта 2024 года налогоплательщики, представляющие отчетность в электронном виде, перешли на машиночитаемые доверенности. Изменение касается организаций и ИП:

• которые обязаны представлять отчетность в электронном виде;
• численность персонала которых более 100 человек за прошедший календарный год.

Чтобы использовать МЧД, доверенное лицо организации должно получить специальный сертификат. В нем указываются данные сотрудника. После оформления МЧД сотрудник сможет подписывать документы от лица организации.

Новые правила касаются только тех МЧД, которые оформлены и выданы после 1 марта 2024 года. Если бумажные доверенности оформлены до 1 марта 2024 года, их можно использовать, пока не истечет срок их действия.

Применение МЧД с 11 марта 2024 года для СФР

Представлять электронные документы на портал СФР на основании бумажных доверенностей, составленных и выданных после 11 марта 2024 года, запрещено. Бумажные доверенности, оформленные до 11 марта 2024 года, действуют до 1 мая 2024 года для сервиса ЭЛН и до 1 июля 2024 года для остальных форм СФР.

Обязательное использование МЧД не относится к организациям, которые:

• представляют отчетность только в бумажном виде (численность персонала до 10 человек);
• сдают отчетность без уполномоченных представителей.

Как настроить и использовать МЧД в 1С:ЗУП

Чтобы настроить МЧД в «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3, используйте сервис 1С-Отчетность. В программе поддерживается создание МЧД: ФНС, СФР и единого формата 003, а также соответствующих заявлений и уведомлений.

Чтобы создать МЧД в 1С:ЗУП, перейдите в раздел «Уведомления» в сервисе 1С-Отчетность, нажмите на кнопку «Создать». Выберите нужную организацию в окне «Виды уведомлений». Затем откройте папку «МЧД». Выберите нужную форму МЧД.  

Заполните соответствующие разделы:

• «Доверитель» — укажите данные об организации и физическом лице — руководителе;
• «Представитель» — укажите данные доверенного работника организации.

Чтобы загрузить файл доверенности, созданной ранее, откройте раздел «Уведомления» и нажмите на кнопку «Загрузить». Выберите нужный документ: уведомление или файл для отправки. Затем откройте папку «МЧД» и выберите форму МЧД. 

Выберите нужный файл, чтобы загрузить файл МЧД и подпись. 

Важно: в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» можно создать и загрузить МЧД внутри карточки «Организация». Для этого перейдите в раздел «Настройка», откройте карточку организации и на вкладке «ЭДО» перейдите по ссылке «Включен» или «Не используется».  

Чтобы включить ЭДО в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», установите одноименный флажок «Использовать электронный документооборот». Поле «Доверенность» отображается автоматически. Если вы его не видите в форме «Настройки обмена», снимите флаг «Несколько сертификатов».

Нажмите на кнопку «Выбрать из списка» — «Создать/Показать все», чтобы ввести или выбрать доверенность. Или используйте команду «Создать» для заполнения МЧД или ее загрузки из файла на рабочем компьютере.  

После подписания МЧД отправьте доверенность на регистрацию в контролирующий орган. Это можно сделать из карточки организации или из сервиса 1С-Отчетность. В обоих случаях используйте команду «Отправить». Дождитесь регистрации МЧД в госоргане и используйте доверенность при отправке отчетности.

Чтобы всегда вести бухучет в соответствии законодательством РФ, используйте решения 1С. Мы поможем подобрать конфигурацию и учтем все особенности вашего бизнеса. Позвоните нам по телефону +7 (909) 28-25-160 или напишите WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-160. Мы всегда рады помочь.