Какие электронные подписи нужны сотрудникам для кадрового ЭДО

Переход на КЭДО из отдаленных перспектив становится реальностью: учреждения и индивидуальные предпринимателя постепенно переходят на цифровой формат. Для придания документации юридической значимости нужны электронные подписи, причем не только на компанию или руководителя, но и на рядовой персонал.

Не всегда требуется квалифицированная ЭП. Разберемся, что говорит ТК РФ о запросах к электронным подписям.

Виды ЭП для сотрудников

• Простая электронная подпись (ПЭП)

• Усиленная неквалифицированная ЭП (НЭП)

• Усиленная квалифицированная ЭП (КЭП)

Какие ЭП применять для определенных типов случаев

Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени, служебные записки – допустима и ПЭП, и НЭП, и КЭП

Должностные инструкции, внутренние нормативные акты, правила трудового распорядка – НЭП или КЭП

Трудовой договор, заявление на увольнение – НЭП или КЭП

Простой обмен документами – допустима ПЭП, но мы рекомендуем прописать этот вариант в локальном акте.

Простая ЭП

Этот тип подписи работодатель может выдать человеку самостоятельно при трудоустройстве. Она создается в ИС фирмы — своей или во встроенном в учетку модуле.

ПЭП – это логин и пароль для выхода в ЛК специалиста. При создании может использоваться исключительно пароль.

Годится для заверения только рядовых рабочих документов.

Уровень защиты невысокий, поэтому неприменима для трудовых договоров и других важных документов.

Не подходит главным бухгалтерам, кадровикам, специалистам, которые подписывают договоры.

Не применяется для отчетов в ФНС, счетов-фактур с контрагентами.

Усиленная электронная подпись

Типы:

• квалифицированная;

• неквалифицированная.

Отличие заключается в удостоверяющем центре: первый тип выдает аккредитованный УЦ, а сертификат подписывается главный удостоверяющий центр пространства доверия РФ.

Неквалифицированная ЭП

Выпускается организацией при трудоустройстве лица. Также ее могут выдать банки и налоговая. Этот тип записывается на флешку и передается физлицу.

НЭП размещается на сервере работодателя, в «облаке», после чего сотруднику можно предоставить логин и пароль для захода в ЛК с любого устройства.

Подходит для большей части кадровых документов, например должностных инструкций, локальных актов, сведений по ОТ и так далее.

НЭП подтверждает, что человек прочел и подписал документ.

Квалифицированная ЭП

Применяется для всех действий с документами – кадровыми, электронными УПД, счетами-фактурами, отчетами в ведомства и фонды.

Только с помощью КЭП можно заключить договор, передать информацию по цифровым больничным листам в ФСС и отчеты в ПФР и Росстат.

Следовательно, главные бухгалтеры и кадровики могут пользоваться только ей.

Директор фирмы может получить КЭП бесплатно в УЦ ФНС России – одну на организацию. Такая подпись надежно защищена, скопировать и подделать ее нельзя.

Если вы обратитесь в нашу компанию, то получите бесплатную ЭП от ФНС в тот же день – без лишних очередей и ожидания. Мы проконсультируем по всем вопросам, при необходимости приедем в ваш офис.

Если вам нужна дополнительная КЭП для главбуха, ее выдадут за отдельную плату в обыкновенном УЦ, который прошел аккредитацию.

Срок действия – один год, далее требуется продление. С 01.07.2021 директора, который работает без доверенности, и индивидуальный предприниматель имеют право подать заявку на выпуск через ЛК налогоплательщика – физлица.

Как хранить ЭП

1. В «облаке»;

2. В учетке компании;

3. На токене.

Третий способ – самый распространенный. Получить такой носитель можно у нас: это быстро и надежно.

ЭП для разных типов документов наглядно

Если у вас есть вопросы по теме или вы хотите удобно и оперативно получить ЭП для любых целей вашей организации, звоните по номеру (831) 2-333-666 или в WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290. Мы всегда на связи.