Карточка работника Т-2: что это и нужно ли ее вести в 2026 году

Что такое карточка Т-2

Карточка Т-2 или личная карточка работника — это документ, который содержит информацию о сотруднике: его персональные данные и сведения о трудовой деятельности. Карточку оформляют в первый рабочий день сотрудника. Специалист по кадрам или бухгалтер ведет ее на протяжении всего периода работы сотрудника в данной организации. У личной карточки есть унифицированная форма — Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.04 №1.

Специалист по кадрам вносит сведения в форму Т-2 на основании документов, предоставленных сотрудником при приеме на работу по трудовому договору, а также приказов и распоряжений, оформленных работодателем. В последний рабочий день сотрудника карточка закрывается и сдается в архив организации.

Когда отменили обязательное ведение карточек Т-2

С 1 сентября 2021 года перестало действовать постановление Правительства от 16.04.2003 №225. Его заменило постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250, где форма Т-2 уже не упоминалась.

Также в приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н, который утвердил новые правила ведения трудовых книжек, отсутствуют требования по использованию личных карточек. Таким образом, с осени 2021 года оформление Т-2 не является обязательным для работодателя.

Нужно ли вести личные карточки Т-2

Ранее карточка Т-2 являлась подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с записями в трудовой книжке: о приеме, переводах и увольнении. Сегодня работодатель самостоятельно определяет, использовать форму Т-2 или полностью отказаться от нее.

Кроме того, с 2022 года карточка Т-2 больше не применяется для воинского учета. Для этих целей введена отдельная форма №10 (утв. постановлением Минобороны от 22.11.2021 № 700), и все сведения о военнообязанных вносятся именно туда.

Как отказаться от ведения карточек Т-2

Несмотря на то, что ведение карточек Т-2 больше не является обязательным, это не означает, что можно просто перестать вести карточки. Чтобы официально отказаться от Т-2, нужно:

1. Издать приказ. В приказе необходимо указать:

• ответственного сотрудника, который вел личные карточки Т-2 ранее;
• дату, начиная с которой работодатель прекращает заполнять карточки для действующих работников и новых сотрудников.

Суть приказа — отмена ведения личных карточек Т-2.

2. Актуализировать локальные нормативные акты.

Если в Правилах внутреннего трудового распорядка, положении об отпусках или других документах есть ссылки на Т-2, это нужно исправить. Можно издать новую редакцию каждого документа или подготовить единый приказ для всех документов. С актуальными правилами нужно ознакомить сотрудников под роспись.

Можно ли вести карточки Т-2 в личном деле

Многие кадровики продолжают использовать карточки Т-2, поскольку в них содержится полезная для работы информация. Перечислили преимущества и недостатки карточек Т-2 в таблице.

Если вы продолжаете использовать карточки Т-2, напоминаем, что в программах «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» пользователь может создать личную карточку сотрудника по форме Т-2 в электронном виде.

Для этого перейдите в раздел Кадры, выберите пункт Сотрудники.

Откройте карточку нужного сотрудника. Нажмите на кнопку Печать. Выберите команду Личная карточка (Т-2). Программа сформирует личную карточку сотрудника на текущую рабочую дату компьютера. Данные в форму Т-2 подтягиваются из карточки сотрудника. Поэтому прежде чем создавать форму Т-2, убедитесь, что все поля в карточке сотрудника заполнены.

Кто должен заполнять карточку Т-2

Оформлением карточек Т-2 занимаются специалисты отдела кадров. Они собирают документы сотрудника и вносят сведения в форму Т-2. В дальнейшем кадровая служба обновляет информацию при необходимости: при переводах, изменении персональных данных, прохождении обучения и т. д.

Какие документы должны быть в личной карточке работника

Унифицированная форма Т-2 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) включает 10 разделов:

• личные данные сотрудника;
• сведения о приеме, переводах;
• информацию о прохождении курсов, повышении квалификации;
• информацию об отпусках;
• данные о наградах и поощрениях;
• сведения о почетных званиях;
• сведения о социальных льготах, предусмотренных законодательством;
• причины прекращения действия трудового договора.

Записи вносятся на основании:

• трудовой книжки;
• справки СТД-Р;
• паспорта;
• свидетельств о браке и рождении детей;
• документов повышения квалификации;
• водительского удостоверения;
• медицинской книжки;
• документов СФР.

Можно ли вести карточки Т-2 в электронном виде

Работодатель может вести карточки Т-2 в электронном виде. Для этого необходимо:

• издать приказ о переходе на электронный формат ведения карточек Т-2;
• внести соответствующие изменения в локальные акты;
• прописать это в номенклатуре дел и указать используемую информационную систему для хранения цифровых версий карточек Т-2;
• предоставить доступ к системе только уполномоченным сотрудникам;
• обеспечить возможность использования квалифицированной электронной подписи.

Как долго хранить карточки Т-2

Сроки хранения регулируются ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок хранения карточек Т-2 зависит от того, когда они были сформированы.

Для государственных служащих, не относящихся к категории гражданских, срок хранения карточек всегда составляет 75 лет.

Даже если организация перестала вести Т-2, уничтожать ранее оформленные карточки до истечения срока хранения нельзя, поскольку документ содержит персональные данные, и доступ к нему должен быть строго ограничен. Сотрудникам, не имеющим соответствующих полномочий, запрещено просматривать документы.