Настройка прав пользователей в 1С Бухгалтерия

Как создать пользователя в 1С

В базе должен быть хотя бы один пользователь с правами администратора. Чтобы добавить новых пользователей, перейдите в раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав — Пользователи.

Нажмите на кнопку Создать.

При создании заполните следующие поля:

• Полное имя. Обычно указывается Ф. И. О. или должность. Если указать должность, при увольнении сотрудника переименовывать профиль не придется.
• Краткое имя. Оно необходимо для входа в систему. Формируется автоматически из полного имени, но его можно скорректировать вручную.

• Недействителен. Установите флажок, если сотрудник больше не работает с программой.
• Электронная почта. Нужна, чтобы восстановить пароль при утере. Поле становится неактивным, если включена опция Пользователю запрещено восстанавливать пароль.
• Аутентификация пользователя. Администратор задает пароль через кнопку Установить пароль.
• Потребовать смену пароля при входе. Если установить флажок рядом с этим пунктом, то при первом входе в систему сотрудник самостоятельно установит пароль.
• Показывать в списке выбора. Пользователь сможет выбрать свою учетную запись из выпадающего перечня, не вводя имя вручную.
• Аутентификация по протоколу OpenID, OpenID-Connect или токеном. Раздел используется для идентификации через стороннего провайдера.

При необходимости заполните данные на вкладках: Адреса, Телефоны и Комментарий.

Сохраните внесенные изменения и перейдите на страницу Права доступа. Установите флажок напротив нужной группы, например «Менеджер» или «Кладовщик».

Права можно комбинировать, например, если один сотрудник совмещает несколько ролей. По кнопке Отчет — Права пользователя вы увидите подробный перечень разрешенных действий.

В закладке Настройки доступны просмотр, очистка и копирование пользовательских настроек, а также можно настроить внешний вид интерфейса.

Профили групп доступа

Если требуется скорректировать права для нескольких пользователей сразу, удобнее работать с профилями групп доступа. Перейдите в раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав — Профили групп доступа.

Здесь представлены готовые шаблоны — например, «Менеджер по продажам» с предопределенным набором разрешенных действий.

Если ни один из стандартных профилей не подходит, создайте новый через кнопку Создать и укажите нужный перечень прав.

Настройка прав через конфигуратор

Все описанные выше действия можно выполнить и в конфигураторе — режиме, предназначенном для разработки и администрирования баз. Для этого войдите в программу в режиме «Конфигуратор».

Откройте меню «Пользователи» и нажмите «Добавить».

Однако на практике этот способ используется редко. Для корректной работы базы не рекомендуется применять оба варианта одновременно.

Как настроить отражение данных автора в документах

Чтобы видеть, кто создал или изменил документ, включите опцию «Отображать автора документа». Это можно сделать в разделе Администрирование — Настройки пользователей и прав. Теперь в каждом документе будет указан автор. Это упрощает поиск источника ошибок и повышает ответственность сотрудников.

Блокировка работы пользователей

Перед обновлением базы, созданием резервной копии или восстановлением после сбоя администратор может временно заблокировать вход в программу.

Перейдите в раздел Администрирование — Обслуживание — Блокировка работы пользователей. Нажмите Установить блокировку.

Система автоматически отправит предупреждение активным пользователям, чтобы они успели завершить текущие операции.

Новые сеансы входа будут отклонены. После завершения работ снимите блокировку, используя кнопку Разблокировать.

Отчет об активности пользователей

Администратор может просмотреть историю действий любого сотрудника. Перейдите в раздел Администрирование — Обслуживание.

Разверните вкладку Отчеты и обработки, выберите пункт Отчеты администратора.

Откройте отчет «Активность пользователя». Укажите период, выберите пользователя и нажмите Сформировать.

На экране вы увидите: какие документы созданы, изменены или проведены, с указанием точного времени. Это помогает контролировать работу сотрудников и разбирать спорные ситуации.

Обратите внимание: если на одной должности работает несколько человек, профили лучше создавать по фамилиям, а не по названиям должностей — так отчет будет нагляднее.

Персональные настройки пользователя

Каждый сотрудник может настроить интерфейс под себя. Для этого перейдите в раздел Главное — Настройки — Персональные настройки.

• Учетная запись — отображается текущий профиль.
• Основное подразделение, основная ставка НДС — выбирается подразделение и ставка НДС, которые по умолчанию будут подставляться в новые документы.
• Рабочая дата — при необходимости можно задать дату, отличную от текущей.

С помощью дополнительных опций можно включить отображение счетов учета в документах, запрос подтверждения при закрытии программы или предупреждение об установленных обновлениях.

Заключение

Правильная настройка прав пользователей в 1С:Бухгалтерия 8.3 помогает защитить данные, разграничить зоны ответственности и упростить контроль над операциями. Для работы с актуальными обновлениями и документацией убедитесь, что у вас оформлен действующий договор 1С:ИТС.