Какие документы нужны, чтобы изменить фамилию в трудовой книжке

Фамилия, имя и отчество работника, а также сведения о документе, удостоверяющем личность, относятся к данным, которые указываются в трудовом договоре. Это предусмотрено частью 1 статьи 57 ТК РФ. Если после заключения брака сотрудница сменила фамилию, работодателю нужно обновить соответствующие сведения в кадровых документах.

Для этого сотрудница подает заявление об изменении персональных данных и предъявляет документы, подтверждающие, что она сменила фамилию. В нашем примере: новый паспорт и свидетельство о заключении брака.

Изменения в трудовую книжку вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке и других документов, подтверждающих изменение персональных данных. Это предусмотрено пунктом 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Нужно ли оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору

После изменения фамилии необходимо актуализировать сведения в трудовом договоре. Для этого стороны оформляют дополнительное соглашение к нему, в котором указывают новые данные работницы, в том числе фамилию и сведения о документе, удостоверяющем личность. На основании заявления сотрудницы работодатель также оформляет документ, который вносит изменения в кадровый учет.

Какой фамилией подписывать заявление и документы

После смены фамилии сотрудница должна подписать своей новой фамилией:

• заявление об изменении персональных данных;
• приказ о внесении изменений в учетные документы;
• дополнительное соглашение к трудовому договору.

В какие кадровые документы нужно внести изменения

При смене фамилии обновить сведения нужно не только в трудовой книжке. Изменения необходимо внести в:

• трудовой договор (оформляется дополнительное соглашение);
• трудовую книжку;
• личную карточку и в другие кадровые учетные документы, если они используются работодателем;
• график отпусков;
• журналы и иные документы, где указаны персональные данные работника.

В трудовой книжке изменения фамилии вносятся на титульный лист. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой, рядом указывается новая. На внутренней стороне обложки приводится ссылка на документ, на основании которого внесено изменение: его наименование, номер, дата и орган, выдавший документ. Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью, если она используется.

Нужно ли делать копии паспорта и свидетельства о браке

Трудовое законодательство не устанавливает общего требования, по которому работник при смене фамилии обязан передавать работодателю именно копии документов для внесения изменений в трудовую книжку.

Для изменения записи в трудовой книжке работодателю необходимо иметь основание в виде документов, подтверждающих изменение персональных данных. Согласно Приказу Минтруда № 320н, внесение изменений на основании паспорта, свидетельства о браке и других документов, предусматривает указание их реквизитов в трудовой книжке. Поэтому кадровому специалисту важно убедиться в наличии соответствующих документов и проверить содержащиеся в них сведения.

При этом вопрос о том, нужно ли хранить в кадровых документах копии паспорта или свидетельства о браке, стоит рассматривать с учетом правил обработки и хранения персональных данных. Работодатель является оператором персональных данных работников, а обработка данных в рамках трудовых отношений регулируется законодательством о персональных данных.

Коротко: что делать при смене фамилии

Если сотрудница после заключения брака изменила фамилию, кадровому специалисту нужно:

1. Получить от сотрудницы заявление об изменении персональных данных.
2. Ознакомиться с документами, подтверждающими изменение фамилии, — новым паспортом и свидетельством о браке.
3. Оформить необходимые кадровые документы об изменении персональных данных.
4. При необходимости заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с актуальными сведениями о сотруднице.
5. Внести новую фамилию в трудовую книжку.
6. Обновить персональные данные в остальных кадровых документах, в которых они используются.