Нужно ли сотрудникам лично получать расчетные листки?

Обязан ли работодатель выдавать расчетный листок?

Да, согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о составляющих его зарплаты за соответствующий период, других начислениях, удержаниях и итоговой сумме к выплате.

Форма расчетного листка не является единой для всех организаций. Работодатель утверждает ее самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников, если такой орган есть. Таким образом, расчетный листок нужен не только для того, чтобы сообщить сотруднику конечную сумму зарплаты. Он позволяет показать, как именно эта сумма сформировалась.

Что должно быть в расчетном листке?

В документе отражаются сведения о начислениях и удержаниях за соответствующий расчетный период. В частности, сотрудник должен видеть:

• составные части заработной платы;
• другие начисленные суммы;
• размеры удержаний и основания для них;
• общую сумму, которую работодатель должен выплатить.

К дополнительным начислениям могут относиться, например, отпускные, компенсация за задержку зарплаты, выплаты при увольнении и другие суммы, начисленные сотруднику. Конкретный состав и форма расчетного листка зависят от принятого в организации порядка оформления.

Нужно ли выдавать расчетный листок вместе с авансом?

Отдельный расчетный листок при выплате первой части зарплаты, которую обычно называют авансом, оформлять не требуется. Расчетный листок предоставляют при выплате заработной платы за соответствующий расчетный период, когда работодатель может отразить итоговые начисления, удержания и сумму к выплате.

Обязан ли сотрудник лично приходить за расчетным листком?

Нет, согласно Трудовому кодексу, работнику не нужно лично приходить к работодателю для получения расчетного листка. Поэтому требование приходить в бухгалтерию за документом при каждой выплате зарплаты неправомерно.

Особенно это актуально для сотрудников, которые работают удаленно, находятся в другом подразделении или по другим причинам не могут регулярно присутствовать в офисе. Работодатель самостоятельно определяет способ предоставления расчетных листков и закрепляет выбранный порядок в локальном нормативном акте.

Можно ли отправлять расчетный листок в электронном виде?

Да, если такой порядок предусмотрен работодателем. Например, компания может организовать передачу расчетных листков через используемую информационную систему, личный кабинет сотрудника или другой предусмотренный компанией способ.

При этом важно учитывать требования к защите персональных данных: расчетный листок содержит сведения о доходах конкретного человека, поэтому нельзя просто отправлять его любым удобным способом без учета требований безопасности.

Порядок предоставления документа стоит закрепить в локальных нормативных актах организации. Это позволит заранее определить, где сотрудник получает расчетный листок, в какие сроки и как подтвердить, что документ предоставлен сотруднику.

Что важно учесть работодателю

Чтобы не возникало вопросов при проверке, работодателю стоит заранее определить и документально закрепить:

1. Форму расчетного листка. Она должна содержать предусмотренные ст. 136 ТК РФ сведения.
2. Способ передачи сотруднику. Это может быть бумажный или электронный формат в зависимости от организации процесса.
3. Порядок предоставления документа. Его следует закрепить в локальных нормативных актах.
4. Защиту персональных данных. Расчетные листки нельзя передавать таким способом, при котором сведения о зарплате сотрудника могут стать доступны посторонним.

Если расчетные листки формируются автоматически в учетной программе, дополнительно стоит проверить, соответствует ли их содержание утвержденной форме и действующему порядку работы компании.

Итоги

Работодатель обязан письменно информировать сотрудника о начислениях, удержаниях и итоговой сумме зарплаты. Для этого используется расчетный листок, форма которого утверждается работодателем.

Лично получать расчетный листок сотрудник не обязан. Работодатель может отправить документ, например, по электронной почте, если соответствующий порядок предусмотрен в локальных документах организации.

Поэтому главное: не заставлять работников приходить за расчетными листками лично, а установить понятный и законный способ их предоставления каждому сотруднику.